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Outlook: Vorlagen erstellen – Arbeiten mit Nachrichtenvorlagen

Outlook: Vorlagen erstellen – Arbeiten mit Nachrichtenvorlagen
21. September 2015 Uwe Freund

Wie kann ich auch in Outlook Vorlagen für häufig gesendete Nachrichten erstellen?

Auch Outlook bietet die Möglichkeit, mit Vorlagen zu arbeiten. Dabei gibt es zwei Optionen:

  • Mit der Vorlagenfunktion können Sie Nachrichtenvorlagen erstellen – ähnlich zu den Dokumentvorlagen, die Sie von Word her kennen. Das ist sinnvoll, wenn Sie zum Beispiel auch Dateien zum Versand in der Vorlage platzieren wollen. Möglicher Nachteil: Sie erstellen auf Basis der Vorlage immer eine neue E-Mail – aber Sie können Sie nicht direkt zur Antwort auf eine E-Mail nutzen.
  • Häufig verwendete Texte können Sie auch einfach als zusätzliche Signatur anlegen. Vorteil: Sie können die Signatur auch direkt für die Antwort auf eine bestehende E-Mail nutzen. Möglicher Nachteil: In der Signatur können nur Links platziert werden, aber nicht Dateien wie bei den Nachrichtenvorlagen.

Arbeiten mit Nachrichtenvorlagen in Outlook

So legen Sie eine neue Vorlage an:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte “Start” in der Gruppe “Neu” auf “Neue E-Mail.”
  • Geben Sie den gewünschten Text ein.
  • Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Registerkarte “Datei”.
  • Klicken Sie auf “Speichern unter”.
  • Wählen Sie aus der Liste “Dateityp” die Option “Outlook-Vorlage”.Geben Sie im Feld “Dateiname” einen Namen für die Vorlage ein und
  • klicken Sie dann auf “Speichern”.

Vorlagen werden standardmäßig in folgenden Ordnern gespeichert:

  • Windows 7 und Windows Vista   C:users Benutzername appdataroamingmicrosofttemplates
  • Windows XP   C:Dokumente und Einstellungen Benutzername AnwendungsdatenMicrosoftVorlagen

So erstellen Sie eine E-Mail mit Ihrer Vorlage:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte “Start” in der Gruppe “Neu” auf “Neue Elemente”,
  • zeigen Sie auf “Weitere Elemente” und dann auf “Formular auswählen”.
  • Klicken Sie im Dialogfeld “Formular auswählen” in der Liste “Suchen in” auf “Vorlagen im Dateisystem”.
  • Wählen Sie die Vorlage aus und klicken Sie auf “Öffnen”.

So aktualisieren Sie Ihre Vorlage:

Wenn Sie die Vorlage ändern möchten,

  • erstellen Sie eine neue E-Mail auf Basis der alten Vorlage,
  • nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und
  • speichern Sie sie unter dem gleichen Namen und am gleichen Ort ab, wie es im Abschnitt “So legen Sie eine neue Vorlage an” beschrieben ist. Dabei überschreiben Sie die alte Vorlage.

 

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