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Seminar: Office-Management für Assistenz und Sekretariat

Seminar: Office-Management für Assistenz und Sekretariat

Wirkungsvolle Organisation und Chefentlastung, optimale Nutzung von Strategien und Techniken.

Sekretärinnen und Assistentinnen sind maßgeblich für die Effektivität der Bereiche verantwortlich, für die sie tätig sind. Je klarer sie hier strukturieren und organisieren, umso besser kann die Führungskraft arbeiten. Chefentlastung und Aufgabenkoordination sind die wichtigsten Aufgaben.

Ziele des Seminars: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kennen die Grundregeln für effektives und effizientes Office- und Selbstmanagement. Sie haben im Training eine Struktur sowie persönliche Arbeitsmittel und einen Zeitrahmenplan entwickelt. Sie können mit einfachen Mitteln wirkungsvoll arbeiten und ihre Vorgesetzten effektiv unterstützen und entlasten.

Dauer als Inhouse-Training: 1 bis 2 Tage, z. B. 09:00 bis ca. 16:00/16:30 Uhr

Vorbereitung

  • Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus. Anhand der Ergebnisse stelle ich die genauen Seminarinhalte und den Verlauf zusammen.
  • Die Teilnehmer erhalten vor dem Training zwei Fragebögen für die 360-Grad-Potenzial-Analyse und füllen diese als Vorbereitung aus. Der Zeitaufwand dafür liegt bei ca. 15 bis 25 Minuten.

Seminarinhalte: Office-Management

  • 360-Grad-Ist-Analyse: Welche optimierungsfähigen Verhaltensweisen setze ich im täglichen Arbeiten ein? Woran muss ich konkret arbeiten?
  • Denkweisen: Wie individuelle Einstellungen das Zeit- und Organisationsverhalten bestimmen, zum Beispiel bei Priorisierung, Präferenz der Aufgabenwahl, Anfälligkeit für Störungen, Strukturierungswille, Priorisierung
  • Grundprinzipien der Arbeits- und Büroorganisation im Assistenzbereich und Sekretariat, zum Beispiel: Ebenen der Veränderung, Sägeblatt-Effekt, Störungen und Unterbrechungen, Stressmanagement
  • Effektive Chefentlastung, Terminmanagement und Organisationsmittel für Assistenz und Sekretariat
  • Schreibtisch- und Datei-Management, Wiedervorlage und Aufgabenorganisation
  • Tipps und Tricks zur Termin-, Kontakt- und Aufgabenorganisation mit Microsoft Outlook
  • E-Mail effizient nutzen und ablegen
  • Individuelle Planung: Persönliche optimale Kombination aus traditionellen Medien und elektronischen Organisationsmitteln, konkrete Maßnahmenplanung

Handbuch, Referenzkarten und Service zum Seminar

  • Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
  • Kurz-Referenzkarte im A5-Format für schnellen Überblick,
  • Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
  • Unterstützung nach dem Seminar: Einfach per E-Mail oder über den Wissens-Blog – die Teilnehmer können auch nach dem Seminar noch Fragen stellen und Tipps anfragen.
Seminar-Handbuch: Zeitmanagement und Selbstmanagement

Seminarleiter/Dozent:

Uwe Freund: Kommunikationstrainer, Coach, Textoptimierer. Uwe Freund unterstützt seit 1989 Unternehmen als Kommunikationstrainer, Speaker, Coach und Berater für Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Chat und Social Media sowie Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie der konkreten Umsetzung durch Textoptimierung von Vorlagen, Bausteinen und Templates. Schwerpunkte bei den Branchenkenntnissen sind Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Kanzleien und Sozietäten, Automotive, IT und Software, Bekleidung/Fashion. Uwe Freund lebt in München.

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