Seminar: Agiles Zeitmanagement und flexible Selbstorganisation im dynamischen Umfeld – mit Tools wie Outlook und OneNote

Seminar: Agiles Zeitmanagement und flexible Selbstorganisation im dynamischen Umfeld

Die richtigen Dinge richtig tun: Kernstrategien, gezielte Priorisierung, klare Organisation, Zeitmanagement und Aufgaben-Management mit digitalen Tools wie Outlook und OneNote.

Technologien und Umwelt werden immer schneller und komplexer – Agilität und Zeitmanagement 4.0 sind die Schlagwörter. Deshalb sind heute dynamisches und agiles Zeitmanagement und sowie flexible und anpassungsfähige Organisation notwendig, um Ergebnisse mit höchstmöglichem Wert aufzuliefern.

Die bewährten Konzepte und Techniken wie Eisenhower-Prinzip bzw. ABC-Analyse, Pareto-Prinzip, Pomodoro- oder Mosaik-Planung haben weiter ihre Berechtigung und hohen Nutzen. Sie müssen jedoch auf die spezifischen Anforderungen agiler Umfelder zugeschnitten werden, wie zum Beispiel beim Projektmanagement-Framework SCRUM.

Andererseits: Viele bewährte Tools wie Aufgabenübersichten oder Morgenrunden werden jetzt als Kanban-Boards, Sprint Planning, Daily Scrums oder Stand-up-Meetings zu Recht wieder aktiviert, um Konzentration und Zielorientierung zu fördern. Diese werden auch in Software-Tools wie Outlook, OneNote, Atlassian Jira, Trello oder Asana umgesetzt.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie die für Sie individuell beste Kombination aus einer Vielzahl möglicher Medien und Methoden finden? Welche zusätzlichen Methoden und Impulse bietet das agile Arbeiten?

Ziele des Seminars: Die Teilnehmenden lernen alle wichtigen Werkzeuge und Methoden des Zeitmanagements in kompakter Form kennen und wissen, welche besonders gut für sie persönlich geeignet sind. Sie entwickeln eine persönliche Zeitmanagement-Strategie, die auch bei Veränderungen

Zielgruppe: Alle Personen im Unternehmen, die ihr Zeitmanagement in einem agilen Umfeld optimieren und strukturieren möchten. Alle Personen, die die vorhandenen Tools optimal zum eigenen Nutzen und zum Nutzen des Teams und der Organisation nutzen möchten.

Dauer: 1 Tag, z. B. 09:00 bis ca. 17:00 Uhr

Nächste offene Seminartermine:

Vorbereitung

• Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus.
• Die Teilnehmer erhalten vor dem Training Auswertungsbögen für die Vorabanalyse von Zeitfressern, Störungen, Unterbrechungen und anderen ungünstigen Verfahrensweisen und füllen diese zum Training als Vorbereitung aus. Der Zeitaufwand dafür liegt bei ca. 15 bis 25 Minuten.

Seminarinhalte

• Grundbegriffe des agilen Zeitmanagements: Ebenen der Veränderung, Störungen und Unterbrechungen, Zeitfresser, Konzentration und Sägeblatt-Effekt, effektives und effizientes Arbeiten
• Persönliche Ist-Analyse: In welchen Bereichen können Sie sich individuell verbessern? Was hindert Sie derzeit daran?
• Denkweisen und persönlichkeitsgerechtes Zeitmanagement für „systematisch-analytischen Macher“ bis hin zu „kreativ-chaotischen Querdenkern“
• Bewährte Methoden auf den agilen Arbeitsalltag hin anpassen, damit sie wirklich hilfreich sind: Tagesplan, Leistungskurve, Eisenhower-Prinzip bzw. ABC-Analyse, Pareto-Prinzip, Pomodoro– oder Mosaik-Planung, Parkinson-Gesetz (“Time-box”)
• Unterbrechungen, Störungen und Zeitfresser: erkennen und ausschalten bzw. strukturieren – auch in Großraumstrukturen und Open Plan Offices
• Prioritäten setzen und wertschätzend Nein sagen: Die richtigen Dinge richtig machen – genau diejenigen Dinge tun, die aktuell relevant sind, auch bei sich schnell verändernden Prioritäten
• Nutzen von individuellen Priorisierungshilfen, Erstellen einer bewerteten Aufgabenliste
• Getting Things Done: Transparenz über Prozesse und Backlog – Aufgaben und Informationen strukturieren und organisieren mit Microsoft Outlook und Microsoft OneNote
• Persönliche optimale Kombination aus traditionellen Medien, agilen Tools und elektronischen Organisationsmitteln finden – für den Einzelnen für die Zusammenarbeit im Team
• Strategien für die dauerhafte Umsetzung und konkreter Umsetzungsplan

Handbuch, Referenzkarten und Service zum Zeitmanagement-Training

• Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
• Kurz-Referenzkarte im DIN A5-Format für schnellen Überblick,
• Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
• Unterstützung nach dem Zeitmanagement-Training: Einfach per E-Mail oder über den Wissens-Blog – die Teilnehmer können auch nach dem Seminar noch Fragen stellen und Tipps anfragen.