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Test/Quiz: Potenzialanalyse Zeitmanagement und Arbeitsorganisation – häufige Fehler kennen und vermeiden

360-Grad-Potenzialanalyse zu Zeitmanagement und Arbeitsorganisation

Wie gut sind Sie im Zeitmanagement?

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1. Auch Unterlagen für Aufgaben, die erst in den nächsten Tagen oder Wochen bearbeitet werden, behalte ich auf meinem Schreibtisch.

2. Ich habe einen Stiftköcher, in dem neben zahlreichen Stiften auch alles an Kleinkram liegt, das ich nicht zuordnen kann, d. h. Büroklammern, Münzen usw.

3. Ich vergesse immer mal wieder wichtige Aufgaben.

4. Meine Ablagekörbe sind zum Teil nicht beschriftet oder mindestens einer ist mit „Sonstiges“ oder „Allgemeines“ bezeichnet. Den nutze ich für alles, bei dem ich gerade nicht weiß, wo ich es hinlegen soll.

5. In meinem Umfeld gibt es keine konkrete und verlässliche Vertretungsregelung.

6. Ich versuche, mir alle Aufgaben zu merken, anstatt sie zu notieren.

7. Sobald eine neue E-Mail eingeht, schaue ich es sofort an. Dabei hilft mir das Desktop-Benachrichtigungsfenster von Outlook, das auch gleich den Absender und den Betreff des E-Mails zeigt.

8. Ich habe mehr als 4 Ablagekörbe auf meinem Schreibtisch.

9. (Falls Sie nicht in einem Einzelbüro arbeiten:) In meinem Großraumbüro kommt es häufig zu Störungen durch meine Kollegen.

10. In meinem Umfeld gibt es keine klaren Regelungen für Ablagen und Dateibenennungen.

11. Die Kopien aller E-Mails, die ich jemals verschickt habe, behalte ich im Ordner „Gesendete Nachrichten“.

12. Ich muss nach Papierunterlagen suchen.

13. Ich plane meinen Tag nicht nach meiner Leistungskurve und meiner Störkurve.

14. Es kommen immer wieder spontane, ungeplante Aufgaben und „Notfälle“ von außen auf mich zu, die ich sofort bearbeiten muss.

15. Ich habe üblicherweise mehrere Word-Dateien, mehrere Excel-Dateien oder mehrere angefangene E-Mails gleichzeitig offen.

16. Ich beiße mich an Themen fest, die gar nicht meine Aufgabe sind.

17. Ich mache mir Notizen auf meiner Schreibtischunterlage, z. B. Telefonnummern. Bei vielen Notizen kann ich mich später nicht mehr erinnern, was ich konkret notiert bzw. gemeint habe.

18. In meinem Umfeld gibt es keine konkrete Regelung über die Kommunikation während geschäftlich bedingter Abwesenheitsphasen.

19. Während ich eine Telefonnummer wähle, schaue ich parallel mal schnell in meine E-Mails.

20. In meinem Arbeitsumfeld gibt es durch mangelnde oder fehlende Informationen häufig Mehraufwände sowie Missverständnisse und Reibereien.

21. Es gibt keine Zeit des Tages, zu der ich mindestens 30 bis 45 Minuten lang ungestört arbeiten kann.

22. Meine Zeitpläne und Fristen kann ich nur unter großem Stress und mit viel Druck zum Schluss einhalten.

23. Ich habe keine konkret definierte Übersicht meiner Aufgaben und weiß nicht genau, wie viel Zeit ich dafür pro Woche bzw. pro Monat verwende.

24. Ich stelle keinen Wochen- oder Monatsplan auf.

25. Auf meinem Schreibtisch liegen immer Stapel mit Papieren unterschiedlicher Art/Kategorie.

26. Vorgänge „wandern“ über meinen Schreibtisch, d. h. ich entscheide nicht sofort, was damit geschehen soll.

27. Ich lasse mich leicht ablenken.

28. Ich mache gern viele Dinge gleichzeitig, verzettele mich dabei aber.

29. Ich muss auf meinem Rechner nach Dateien suchen oder erstelle manchmal Dateien neu, die ich nicht mehr finden konnte.

30. Ich kann mich schlecht länger konzentrieren.

31. Ich unterschätze den Erledigungsaufwand von Aufgaben.

32. Mir ist nicht klar, was ich konkret in den nächsten Monaten oder Jahren erreichen möchte. Meine Ziele sind nicht klar definiert.

33. Ich werfe ungern etwas weg. Wenn ich heute etwas wegwerfe, kommt morgen jemand und braucht es.

34. Ich arbeite erst mal den weniger wichtigen Kleinkram ab, damit ich dann die wirklich wichtigen Punkte bearbeiten kann.

35. Ich nutze keine elektronische Aufgaben-Funktion, wie sie z. B. Microsoft Outlook oder Lotus Notes bietet.

36. Ich suche Arbeitsmaterial, z. B. Stifte, Locher oder Klammergerät.

37. Wenn ich mal richtig Zeit habe, organisiere ich alles ordentlich.

38. Ich weiß nicht, zu welcher Zeit ich komplexe Aufgaben besonders gut konzentriert bearbeiten kann.

39. Unangenehme Aufgaben schiebe ich so lange wie möglich auf.

40. Ich habe keine regelmäßige Rückspracherunde mit meiner Führungskraft bzw. mit meinen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern.

41. Zum Notieren, z. B. während eines Telefonats, nehme ich der Schnelligkeit halber immer irgendein Blatt her, das gerade herumliegt.

42. Ich bearbeite die kürzest dauernden Vorgänge jeweils zuerst.

43. Ich habe keine Wiedervorlage für Aufgaben und zu verfolgenden Themen bzw. Tätigkeiten in der Zukunft.

44. Ich mache Notizen auf Post-its, die ich auch um meinen Bildschirm herum klebe.

45. Meine Besprechungen haben keine Agenda, sondern werden spontan gelenkt. Sie überschreiten die vorgesehene Zeit.

46. Ich setze meine Prioritäten je nach Situation rein nach Gefühl.

47. Ich plane meinen Tag nicht, weder morgens noch abends.

48. Es fällt mir schwer, Aufgaben zu delegieren.

49. Ich habe keine klare Auflistung der Aufgaben, die zu meinem Tätigkeitsgebiet gehören. Ich fühle mich grundsätzlich für alles zuständig.

50. Jeder Tag läuft völlig anders ab. Auch für bestimmte wiederholende Aufgaben habe ich keine festen Zeiten reserviert.

51. Ich bin auch in meiner Freizeit und im Urlaub immer für meine Kollegen telefonisch oder per E-Mail erreichbar.

52. Meine Telefongespräche sind häufig länger als nötig.

53. Es fällt mir schwer, „Nein“ sagen.

54. Für meine Führungskraft ist nicht transparent, wie viel Aufgaben und Tätigkeiten ich aktuell bearbeite und wie viel Kapazität ich noch habe.

55. In meinem E-Mail-Eingang liegen alle E-Mails, die ich in den letzten Monaten oder jemals erhalten habe.


 

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