Seminar: Umgang mit schwierigen Kunden
Erfolgreiche Kommunikation mit schwierigen Kunden: wertschätzend, zielgerichtet, klar
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Mit gezielter Analysetechnik und optimaler Rhetorik schätzen Sie unterschiedliche Kundentypen sicher ein, erkennen früh typische Auslöser für „schwieriges“ Verhalten und reagieren mit den am besten für den jeweiligen Typ passenden Worten darauf.
Überall dort, wo Menschen mit ihren verschiedenen Wertvorstellungen, Selbstbildern, Zielen, Bedürfnissen, Wünschen und Handlungsmöglichkeiten aufeinandertreffen, kann es zu Missverständnissen kommen. Im Seminar machen sich die Teilnehmenden die eigenen Auffassungen und Reaktionsweisen in der mündlichen und bei Bedarf auch schriftlichen Kommunikation bewusst und erlernen wirksame, konstruktive Werkzeuge, um effektiv und zielführend mit schwierigen Kunden zu kommunizieren.
Das Seminar gliedert sich in drei Abschnitte:
- Grundlagen und Modelle: sich selbst und den Gesprächspartner besser einschätzen – Toleranz und Resilienz entwickeln
- Rhetorik und Strategie: die passenden Formulierungen genau für den jeweiligen Gesprächspartner find
- Praxis und Umsetzung: Übungsgespräche und Rollenspiele zu Situationen aus der täglichen Praxis der Teilnehmenden
Inhouse-Seminare bei Ihnen vor Ort oder online:
Ziele des Seminars: Die Teilnehmenden lernen,
- ihre eigene Kommunikation und die der Partner besser einzuschätzen,
- schriftlich und mündlich Informations- und Gesprächsstrukturen zielgerichtet zu nutzen sowie
- im Gespräch den genau für den Gesprächspartner richtigen Ton für konstruktive Lösungen zu treffen.
- Sie trainieren neue Verhaltensweisen und Formulierungen ein
Vorbereitung
- Die Teilnehmenden füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus. Anhand der Ergebnisse stelle ich die genauen Seminarinhalte und den Verlauf zusammen.
- Die Teilnehmenden erhalten vor dem Training Vorbereitungsmaterial mit Analysewerkzeugen und Kernstrategien. Es dient der Einstimmung zum Seminar. Die Teilnehmer schätzen in einem persönlichen Entwicklungsplan ein, an welchen Punkten sie im Seminar besonders arbeiten wollen.
Seminarinhalte
- Konflikte voraussehen, erkennen und bewerten
- Denkweisen und eigenen Konfliktstil kennen und erkennen: einfacher Einsatz eines wirkungsvollen Kommunikationsmodells (zum Beispiel DISG)
- Den richtigen Zugang zum Konfliktpartner finden: Ich-Zustände
- Rhetorik in Konflikten: den richtigen Ton treffen – zielführend und deeskalierend formulieren
- Freundliche Schlagfertigkeit: Umgang mit Widerstand und Ablehnung
- Veränderungswünsche wertschätzend formulieren
- Zeitgemäß formulieren – intern und extern: Telefonkontakt und E-Mail
- Pyramidal und ergebnisorientiert formulieren
- Praxis-Übungen: Übungsgespräche und/oder Rollenspiele mit Vorbereitung und Nachbesprechung
- optional: Strukturieren, Texten, Formulieren und Planen mit Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) wie ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude, Perplexity, Tipps und Tricks für den sinnvollen Einsatz – Prompts zielgerichtet und genau erstellen, falsche Formulierungen oder fehlerhafte Ergebnisse von KI erkennen und korrigieren
Handbuch, Referenzkarten und Service zum Seminar
- Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
- Kurz-Referenzkarten im DIN-A5-Format für schnellen Überblick,
- Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
- Unterstützung nach dem Seminar: einfach per E-Mail oder über den Wissens-Blog – stellen Sie auch nach dem Seminar noch jederzeit Fragen und erhalten Sie Tipps per E-Mail.

FAQ – Seminar, Schulung, Training: Umgang mit schwierigen Kunden – professionell, freundlich und klar kommunizieren
Was ist das Ziel des Seminars?
Sie reagieren professionell auf schwierige Gesprächssituationen, bleiben freundlich und souverän und behalten auch in Konflikten die Kontrolle. Sie kommunizieren klar, deeskalierend und lösungsorientiert.
Für wen eignet sich das Seminar?
Für Mitarbeitende in Kundenservice, Beratung, Technik, Vertrieb oder Verwaltung – überall dort, wo anspruchsvolle Kundengespräche zum Alltag gehören.
Welche Inhalte behandelt das Seminar?
Sie trainieren Gesprächsstrategien, aktives Zuhören, den Umgang mit emotionalen Kunden, klare Formulierungen und professionelle Deeskalation – auf Wunsch mit KI-Unterstützung wie ChatGPT, Copilot oder Perplexity zur Reflexion und Analyse.
Was unterscheidet offene Seminare von Inhouse-Trainings?
Offene Seminare bieten Austausch mit Teilnehmenden aus anderen Unternehmen und Branchen. Inhouse-Trainings sind individuell auf Ihre Kundensituationen, Gesprächsleitfäden und Ziele abgestimmt – für maximale Praxisnähe.
Wie praxisnah ist das Seminar aufgebaut?
Sie arbeiten mit realen Gesprächssituationen, Fallbeispielen und Formulierungen. Sie üben konkrete Reaktionen, erhalten Feedback und entwickeln sofort einsetzbare Lösungen.
Lässt sich das Seminar auf unsere Branche und Zielgruppe anpassen?
Ja. Vor dem Inhouse-Seminar legen Sie branchenspezifische Schwerpunkte fest – z. B. für technischen Support, Versicherungen, Beratung, Dienstleistung oder Vertrieb. Die Inhalte richten sich gezielt nach Ihrem Arbeitsumfeld, Ihren Beispielen und Ihren Anwendungen. Fordern Sie direkt hier ein Angebot an oder per E-Mail an [email protected].
Lohnt sich das Seminar?
Ja. Sie reduzieren Eskalationen, stärken die Kundenbindung und gewinnen Sicherheit im Umgang mit herausfordernden Situationen – schriftlich wie mündlich.
Wie funktioniert die Erwartungsabfrage vor dem Seminar?
Sie füllen online einen kurzen Fragebogen aus und senden Gesprächsbeispiele oder E-Mails – für individuelle Vorbereitung und gezielte Inhalte.
Wie groß sollte die Gruppe für ein Inhouse-Seminar sein?
Ideal sind 6 bis 10 Personen. Bei Kompaktseminaren oder Impulstrainings sind auch größere Gruppen möglich – das Format passen wir flexibel an.
Welche Unterlagen erhalte ich?
Sie erhalten ein Bildprotokoll der Seminarpräsentation, eine Übungsunterlage, ein professionelles Handbuch, Schnellübersichten im DIN A5-Format, Checklisten und die Seminarergebnisse im Word-Format.
Ist das Seminar auch als Online-Version buchbar?
Ja. Alle Inhouse-Seminare sind auch als Live-Online-Seminare per MS Teams, Webex oder Ihrer Plattform möglich – mit denselben Inhalten, Übungen und persönlicher Betreuung.
Wie lang dauert ein Seminar? Welche Varianten und Formate stehen zur Auswahl?
Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 1 Tag oder 2 × 0,5 Tage. Inhouse-Intensivseminare: 2 Tage kompakt oder mit Abstand. Kompaktseminare: 0,5 oder 0,75 Tag. Impulsvorträge: 60 bis 120 Minuten. Offene Online-Seminare: 1 Tag, mit angepasster Dauer bei 1 bis 2 Teilnehmenden.
Welche Seminarvarianten und Formate gibt es? Wie lange dauern die Seminare?
Inhouse-Seminar: Angebot für Inhouse-Seminare anfordern
- Präsenz-Seminar/Inhouse-Seminar direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag
- Live-Online-Seminar/Web-Seminar zum Beispiel über Microsoft Teams (oder ein anderes System): 0,5 Tag, 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
- Inhouse-Intensivseminar als Präsenz- oder Live-Online-Seminar: 2 Tage, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
- Impuls-Vortrag/Speaker-Vortrag, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: 60, 90 oder 120 Minuten
Offene Seminartermine: Termine für offene Seminare
- Offene Live-Online-Seminare: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr
Welche Methoden werden im Seminar eingesetzt?
- Trainerinput, fragendes Entwickeln
- Diskussion von Beispielen, Textanalyse, Optimierungsübungen
- Aktives Arbeiten mit Lernmaterialien wie Schnellreferenzkarten bzw. Checklisten
- Formulierungsübungen, Entwickeln von Formulierungshilfen und Beispielen
- Kleingruppenarbeit mit Nachbesprechung im Plenum
Gibt es eine Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat?
-
Alle Teilnehmenden erhalten eine qualifizierte Teilnahmebestätigung.
- Service IDD: Auf Wunsch erhalten Sie auch eine IDD-konforme Bestätigung (Insurance Distribution Directive / Versicherungsvertriebsrichtlinie).
Was kostet die Seminarteilnahme?
- Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
- Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.
Ihr Seminarleiter/Dozent:
Uwe Freund: Kommunikationstrainer, Coach, Textoptimierer. Uwe Freund unterstützt seit 1989 Unternehmen als Kommunikationstrainer, Speaker, Coach und Berater für Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Chat und Social Media sowie Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie der konkreten Umsetzung durch Textoptimierung von Vorlagen, Bausteinen und Templates. Schwerpunkte bei den Branchenkenntnissen sind Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Kanzleien und Sozietäten, Automotive, IT und Software, Bekleidung/Fashion. Uwe Freund lebt in München.
- Studium: Politik, Germanistik und Psychologie in Frankfurt am Main und München – Abschluss: M. A. (Magister/Master)
- Qualifikationen: Coaching-Ausbildung auf Basis der Transaktionsanalyse; Weiterbildungen: Gestalt, NLP, TZI, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Energetische Psychologie (MPC), INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater)
- Seminarsprachen: Deutsch, Englisch
- Seminarthemen: schriftliche Kommunikation für Korrespondenz wie Briefe und E-Mails, Live Chat, professionelles Formulieren und Texten, Telefondialog, Kundenservice und Beschwerdemanagement, Zeitmanagement und Produktivität, pyramidale Präsentationen, Präsentation, Moderation
- Mitgliedschaften: BJV Bayerischer Journalistenverband, DIN Deutsches Institut für Normung e. V. (Mitglied im Arbeitsausschuss „Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen“)
Nächste Seminar-Termine für Kommunikation und Konfliktmanagement:
Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)
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Seminare: Rhetorik, Gesprächsführung, Telefonkontakt, Konfliktmanagement, Schlagfertigkeit, Live-Chat
Ihr individuelles Angebot für Ihre firmeninternen Schulungen und Workshops in kleinen oder großen Gruppen
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