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Seminar: Professionelle und freundliche Gesprächsführung am Empfang und an der Telefon-Zentrale

Seminar: Professionelle, freundliche, und zielführende Gesprächsführung am Empfang – auch in schwierigen Situationen

Kommunikations- und Außenwirkungstraining für alle am Empfang und in der Telefonzentrale tätigen Personen.

Im Seminar optimieren Sie Ihre Gesprächsführung am persönlichen und telefonischen Empfang:

  • Nach dem Seminare kennen Sie die Gesetze und Regeln des erfolgreichen persönlichen und telefonischen Kunden- und Mandatenkontakts und können unterschiedliche Gesprächssituationen souverän, erfolgreich und gewinnbringend steuern.
  • Auch bei schwierigen Gesprächspartnernkönnen Sie Beschwerden und Reklamationen als Chance für die Kunden- bzw. Mandantenbindung und Interessentengewinnung .
  • Sie erkennen, wie Sie den Kommunikationspartner schnell einschätzen und optimal reagieren. Sie sehen, mit welche Techniken Sie hartnäckige unerwünschte Anrufe kurzhalten und abschließen können.

Dazu erhalten Sie Schnellübersichten mit hilfreichen Formulierungen in deutscher und englischer Sprache.

Seminar Kommunikationstraining Konfliktmanagement - Kommunikation in schwierigen Situationen

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Offene Seminare in kleinen Gruppen von 1 bis 8 Personen:

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Zielgruppe:

  • alle Mitarbeitenden, die professionell kunden- bzw. mandaten- und interessentenorientiert kommunizieren möchten
  • insbesondere in den Bereichen: Empfang, Marketing, Business Development

Ziele des Seminars: Sie lernen,

  • wie sie zeitgemäß und wirkungsvoll im Gespräch Sympathie wecken und Ihre Kommunikationspartner aktiv und zielgerichtet durch das Gespräch führen.
  • wie sie Anrufende gezielt abholen und leiten,
  • wie sie Konflikten wertschätzend vorbeugen und Herausforderungen gekonnt meistern.

Sie trainieren ihre Ausdrucksfähigkeit, um im Gespräch Freundlichkeit, Selbstsicherheit und Kompetenz zu vermitteln. Sie lernen, wie sie auch in schwierigen Situationen souverän bleiben.

Vorbereitung auf das Kommunikationstraining

  • Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus.

Seminarinhalte: Freundliche, selbstsichere und zielführende Gesprächsführung am Empfang

  • Der erste Eindruck zählt, der letzte bleibt
  • Kommunikationstypen schnell erkennen und optimal wertschätzend reagieren, Formulierungen für den Umgang mit unzufriedenen Mandanten und Interessenten
  • Persönliche Wirkung, Körpersprache, Kleidung
  • Servicebereitschaft, Begrüßung
  • positives Gesprächsklima: Fragen und Nachfragen
  • ins Gespräch kommen: Small-talk – Themen und Tipps
  • Gesprächssituationen und Gesprächsgestaltung
  • Umgang mit Mehrfachanforderungen
  • Umgang mit etwas zu kommunikationsfreudigen Besuchern
  • Praxisübungen

Schwerpunkt Telefon:

  • Grundregeln und Bewertungskriterien für erfolgreiche Telefonate
  • Meldung am Telefon und Gesprächsabschluss: was wirklich ankommt – der bestmögliche erste Eindruck
  • Rhetorik: aktuelle Formulierungen gezielt wählen und optimal einsetzen
  • Magische und tragische Wörter: wie Sie gezielt Konflikte vermeidenBeispielformulierungen für typische Telefonsituationen
  • Praxisübungen

Methoden

  • Trainerinput, fragendes Entwickeln
  • Diskussion von Beispielen, Textanalyse, Korrekturübungen
  • Aktives Arbeiten mit Lernmaterialien wie Schnellreferenzkarten bzw. Checklisten
  • Formulierungsübungen, Entwickeln von Formulierungshilfen und Beispielschreiben
  • Kleingruppenarbeit mit Nachbesprechung im Plenum

Handbuch, Referenzkarten und Service zum Seminar

  • Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
  • Kurz-Referenzkarten im A5-Format mit alle zentralen Beispielformulierungen,
  • Unterstützung nach dem Seminar: Einfach per E-Mail oder über den Wissens-Blog – die Teilnehmer können auch nach dem Seminar noch Fragen stellen und Tipps anfragen.

Optionaler Seminarinhalt: sinnvoller Einsatz von KI-Chat-Tools wie ChatGPT, Gemini oder Copilot

Auf Wunsch mit Lerneinheiten zu Einsatzmöglichkeiten, Tipps und Tricks für die Nutzung von KI-Chat-Systemen, zum Beispiel ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini oder Bing Chat.

Dauer und Seminarvarianten

Inhouse-Seminar und Einzelcoaching: Angebot für Inhouse-Seminare oder Coaching anfordern

  • Präsenz-Seminar/Inhouse-Seminar direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag 
  • Live-Online-Seminar/Web-Seminar zum Beispiel über Microsoft Teams, Zoom, Webex: zum Beispiel 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
  • Inhouse-Intensivseminar als Präsenz- oder Live-Online-Seminar: 2 Tage, auch im Abstand von zum Beispiel 2 bis 6 Wochen möglich
  • Impuls-Vortrag/Speaker-Vortrag, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: zum Beispiel 60, 90 oder 120 Minuten
  • Einzel-Coaching oder Einzel-Seminar – Dauer nach Vereinbarung, Präsenz- oder Live-Online-Coaching

Offene Seminartermine: Termine für offene Seminare

  • Offene Präsenz- oder Live-Online-Seminare mit bis 8 Personen: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr

Teilnahmebestätigung

  • Teilnahmebestätigung bzw. Zertifikat
  • Service IDD: auf Wunsch Zuordnung der Lerneinheiten zu Kompetenzen nach den Richtlinien der IDD Insurance Distribution Directive (Versicherungsvertriebsrichtlinie).

Kosten

  • Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
  • Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.

Nächste Seminar-Termine: Telefontraining – Gesprächsführung am Telefon

Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)

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Seminarleiter/Dozent:

Uwe Freund: Kommunikationstrainer, Coach, Textoptimierer. Uwe Freund unterstützt seit 1989 Unternehmen als Kommunikationstrainer, Speaker, Coach und Berater für Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Chat und Social Media sowie Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie der konkreten Umsetzung durch Textoptimierung von Vorlagen, Bausteinen und Templates. Schwerpunkte bei den Branchenkenntnissen sind Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Kanzleien und Sozietäten, Automotive, IT und Software, Bekleidung/Fashion. Uwe Freund lebt in München.

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