Seminar: Professionelle, freundliche, und zielführende Gesprächsführung am Empfang – auch in schwierigen Situationen
Kommunikations- und Außenwirkungstraining für alle am Empfang und in der Telefonzentrale tätigen Personen.
Im Seminar optimieren Sie Ihre Gesprächsführung am persönlichen und telefonischen Empfang:
- Nach dem Seminare kennen Sie die Gesetze und Regeln des erfolgreichen persönlichen und telefonischen Kunden- und Mandantenkontakts und können unterschiedliche Gesprächssituationen souverän, erfolgreich und gewinnbringend steuern.
- Auch bei schwierigen Gesprächspartnern können Sie Beschwerden und Reklamationen als Chance für die Kunden- bzw. Mandantenbindung und Interessentengewinnung .
- Sie erkennen, wie Sie den Kommunikationspartner schnell einschätzen und optimal reagieren. Sie sehen, mit welche Techniken Sie hartnäckige unerwünschte Anrufe kurzhalten und abschließen können.
Dazu erhalten Sie Schnellübersichten mit hilfreichen Formulierungen in deutscher und englischer Sprache.
Inhouse-Seminare bei Ihnen vor Ort oder online:
Offene Seminare in kleinen Gruppen:
Zielgruppe:
- alle Mitarbeitenden, die professionell kunden- bzw. mandanten- und interessentenorientiert kommunizieren möchten
- insbesondere in den Bereichen: Empfang, Marketing, Business Development
Ziele des Seminars: Sie lernen,
- wie sie zeitgemäß und wirkungsvoll im Gespräch Sympathie wecken und Ihre Kommunikationspartner aktiv und zielgerichtet durch das Gespräch führen.
- wie sie Anrufende gezielt abholen und leiten,
- wie sie Konflikten wertschätzend vorbeugen und Herausforderungen gekonnt meistern.
Sie trainieren ihre Ausdrucksfähigkeit, um im Gespräch Freundlichkeit, Selbstsicherheit und Kompetenz zu vermitteln. Sie lernen, wie sie auch in schwierigen Situationen souverän bleiben.
Vorbereitung auf das Kommunikationstraining
- Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus.
Seminarinhalte: Freundliche, selbstsichere und zielführende Gesprächsführung am Empfang
- Der erste Eindruck zählt, der letzte bleibt
- Kommunikationstypen schnell erkennen und optimal wertschätzend reagieren, Formulierungen für den Umgang mit unzufriedenen Mandanten und Interessenten
- Persönliche Wirkung, Körpersprache, Kleidung
- Servicebereitschaft, Begrüßung
- positives Gesprächsklima: Fragen und Nachfragen
- ins Gespräch kommen: Small-talk – Themen und Tipps
- Gesprächssituationen und Gesprächsgestaltung
- Umgang mit Mehrfachanforderungen
- Umgang mit etwas zu kommunikationsfreudigen Besuchern
- Praxisübungen
Schwerpunkt Telefon:
- Grundregeln und Bewertungskriterien für erfolgreiche Telefonate
- Meldung am Telefon und Gesprächsabschluss: was wirklich ankommt – der bestmögliche erste Eindruck
- Rhetorik: aktuelle Formulierungen gezielt wählen und optimal einsetzen
- Magische und tragische Wörter: wie Sie gezielt Konflikte vermeiden, Beispielformulierungen für typische Telefonsituationen
- Praxisübungen
- Texten mit KI: Strukturieren, Texten, Formulieren und Planen mit Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) wie ChatGPT, Copilot, Gemini, Perplexity oder Ihr intern genutztes KI-Werkzeug
- Tipps und Tricks für den sinnvollen Einsatz ovn KI, Prompts zielgerichtet und genau erstellen, falsche Formulierungen oder fehlerhafte Ergebnisse von KI erkennen und korrigieren
Handbuch, Referenzkarten und Service zum Seminar
- Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
- Kurz-Referenzkarten im DIN-A5-Format für schnellen Überblick,
- Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
- Unterstützung nach dem Seminar: einfach per E-Mail oder über den Wissens-Blog – stellen Sie auch nach dem Seminar noch jederzeit Fragen und erhalten Sie Tipps per E-Mail.
Welche Seminarvarianten und Formate gibt es? Wie lange dauern die Seminare?
- Inhouse-Seminare in Präsenz direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag
- Inhouse-Seminare als Live-Online-Seminare/Web-Seminare zum Beispiel über Microsoft Teams (oder ein anderes bei Ihnen genutztes Konferenz-System): 0,5 Tag, 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
- Inhouse-Intensivseminare als Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 2 Tage, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
- Impuls-Vorträge/Speaker-Vorträge, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: 60, 90 oder 120 Minuten
- Offene Live-Online-Seminare: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr: Termine für offene Seminare
Welche Methoden werden im Seminar eingesetzt?
- Trainerinput, fragendes Entwickeln
- Diskussion von Beispielen, Textanalyse, Optimierungsübungen
- Aktives Arbeiten mit Lernmaterialien wie Schnellreferenzkarten bzw. Checklisten
- Formulierungsübungen, Entwickeln von Formulierungshilfen und Beispielen
- Kleingruppenarbeit mit Nachbesprechung im Plenum
Gibt es eine Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat?
- Alle Teilnehmenden erhalten eine qualifizierte Teilnahmebestätigung.
- Service IDD: Auf Wunsch erhalten Sie auch eine IDD-konforme Bestätigung (Insurance Distribution Directive / Versicherungsvertriebsrichtlinie).
Was kostet die Seminarteilnahme?
- Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
- Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.
Ihr Seminarleiter & Praxis-Trainer
Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie für Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät und unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Vorlagen, Text-Makros und Templates.
Erfahrung in Zahlen: 4.600+ Seminartage · 44.200+ Teilnehmende (Okt. 2025). Erfolgsmessung 8 Wochen nach Seminar/Maßnahme: −30 % Textlänge, +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution).
Als Kommunikationstrainer mit KI-Kompetenz vermittelt er die bewährten Inhalte des E-Mail-Trainings und die effiziente Nutzung von KI-Werkzeugen zur Texterstellung und -optimierung: Sicherung von der Qualität, Klarheit und Kundenorientierung trotz KI-Unterstützung – Entwicklung von Standards zur KI-basierten E-Mail-Kommunikation – Strategien zur nachhaltigen Effizienzsteigerung bei täglichen Korrespondenzprozessen. In Projekten führt das zu kürzeren, klareren E-Mails und weniger Rückfragen.
Uwe Freund ist Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (BJV) und im Arbeitsausschuss "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen" beim DIN Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.). Dort bringt er seine langjährige Erfahrung in die Normung von Bürokommunikation und Dokumentenstandards ein.
Studienabschluss: M. A. (Magister/Master) in Politik, Germanistik und Psychologie | Weiterbildungen: Coach (EASC) auf Basis der Transaktionsanalyse, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Gestalt, TZI, MPC, INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater) | Seminarsprachen: Deutsch, Englisch | Branchenschwerpunkte: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Energieversorger, öffentlicher Verkehr, öffentliche Verwaltung, Kanzleien, Automotive, IT, Software und Fashion/Beauty.
Nächste Seminar-Termine für Kommunikation und Konfliktmanagement:
Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)
Seminare: Rhetorik, Gesprächsführung, Telefonkontakt, Konfliktmanagement, Schlagfertigkeit, Live-Chat
Ihr individuelles Angebot für Ihre firmeninternen Schulungen und Workshops in kleinen oder großen Gruppen
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