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Seminar · Kundenservice per E-Mail & Telefon - Beschwerden beantworten Inhouse

Kundenservice per E-Mail & Telefon, Beschwerden beantworten, Umgang mit schwierigen Kunden – mit KI-Unterstützung

Professionelle und zielführende Gesprächsführung am Telefon und erfolgreiche E-Mails & Briefe inkl. wertschätzende Beschwerdebearbeitung.

Wertschätzende Antworten auf einfache und komplexe Anliegen und Beschwerden haben eine zentrale Bedeutung für Ihren Geschäftsprozess.

In diesem Seminar verbinden Sie professionelle Telefonkommunikation mit moderner E-Mail- und Briefkorrespondenz. So erreichen Sie eine professionelle Außenwirkung und sparen gleichzeitig Zeit und Kosten.

 

  • Die Teilnehmenden erfahren, wie sie Beschwerden angstfrei bearbeiten und wertschätzende, klar strukturierte Antworten verfassen – am Telefon ebenso wie in E-Mails und Briefen.
  • Sie lernen, Gespräche sicher zu führen, passende Formulierungen für Absagen, Reklamationen und unbegründete Forderungen zu wählen und
  • bewusst zu entscheiden, wann das Telefon und wann die schriftliche Antwort besser passt.
  • KI-gestützte Formulierungen unterstützen sie dabei, schnell zu praxistauglichen Texten und Gesprächsleitfäden zu gelangen.
Uwe Freund: Korrespondenztraining & E-Mail-Seminar - Kommunikationstrainer und Coach
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Offene Seminare in kleinen Gruppen:


Ziele des Seminars: Die Teilnehmenden

  • optimieren ihre Strategien bei der Kundenorientierung in Telefonaten, E-Mails und Briefen, und sie aktualisieren ihre Formulierungen.
  • Sie lernen, wie sie auch komplexe Beschwerden kundenorientiert bearbeiten und damit auch in schwierigen Situationen die Bindung zum Kunden effektiv stärken.

Seminarinhalte Schwerpunkt 1: Telefon, Umgang mit schwierigen Kunden

Die Teilnehmenden lernen,

  • wie sie zeitgemäß und wirkungsvoll am Telefon Sympathie wecken und ihren Partner aktiv und zielgerichtet durch das Gespräch führen,
  • wie sie auch schwierige Anruferinnen und Anrufer gezielt abholen und leiten,
  • wie sie Konflikten wertschätzend vorbeugen und Herausforderungen gekonnt meistern.

Sie trainieren ihre Ausdrucksfähigkeit, um im Kundenkontakt gezielt Freundlichkeit, Selbstsicherheit und Kompetenz zu vermitteln.

 

  • Grundregeln: So führen Sie heute erfolgreiche Telefonate
  • 4 Grundtypen: Wie Sie Kundentypen schnell erkennen und optimal reagieren sowie formulieren – z. B. mit INSIGHTS MDI
  • Meldung am Telefon und Gesprächsabschluss: was wirklich ankommt – der bestmögliche erste Eindruck
  • Kontakt aufbauen, Vertrauen schaffen, Selbstsicherheit vermitteln: positiv und überzeugend formulieren
  • Rhetorik: aktuelle Formulierungen gezielt wählen und optimal einsetzen – magische und tragische Wörter am Telefon: wie Sie gezielt Konflikte vermeiden
  • Telefonate aktiv und flexibel vorbereiten: Beispielformulierungen für typische Telefonsituationen

Seminarinhalte in Schwerpunkt 2: E-Mails, Beschwerdebearbeitung, KI

Die Teilnehmenden lernen,

  • wie sie E-Mails und Briefe klar strukturieren und kundenorientiert formulieren, sodass ihre Schreiben verständlich, präzise und zeitgemäß sind,
  • wie sie Absagen und Antworten auf Reklamationen so gestalten, dass sie trotz klarer Aussage wertschätzend bleiben und möglichst positiv aufgenommen werden,
  • wie sie mit unbegründeten Forderungen souverän umgehen und passende Formulierungen für Entschuldigung und Bedauern wählen,
  • wie sie entscheiden, ob für ein Anliegen besser E-Mail oder Telefon der passende Kanal ist und
  • wie sie KI-gestützte Formulierungen sinnvoll einsetzen.

Sie aktualisieren ihren Schreibstil, vermeiden veraltete Floskeln und treten in der schriftlichen Kundenkommunikation im Kundenservice professionell, freundlich und klar auf.

 

  • Was macht heute ein wirkungsvolles, kundenorientiertes Schreiben aus?
  • Welche neuen Regeln gelten heute, und welche Formulierungen sind zeitgemäß? Welches sind die aktuellen Trends und Veränderungen in der Kundenkorrespondenz?
  • Wie formulieren Sie eine Absage bzw. Ablehnung von Anfragen bzw. Reklamationen so, dass sie möglichst positiv aufgenommen wird?
  • Wann sind die Bitte um Entschuldigung und das Bedauern angemessen und angebracht?
  • Wie gehen Sie mit unbegründeten Forderungen um?
  • Wie entscheiden Sie, wann E-Mail oder Telefon besser geeignet ist?
  • Texten und Formulieren mit KI-Unterstützung: Prompts zielgerichtet und genau erstellen, falsche Formulierungen oder fehlerhafte Ergebnisse von KI erkennen und korrigieren

    Vorbereitung

    • Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus.
    • Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer stellen möglichst E-Mails, Briefe und Vorlagen aus der eigenen Praxis zur Vorab-Analyse zur Verfügung, anhand derer die Übungsbeispiele erstellt werden.

    Welche Seminarunterlagen, Schnellübersichten und Ergebnisse erhalten Sie zu Ihrem Seminar?

    • Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
    • handliche Schnellreferenzkarten im DIN-A5-Format für kompakten Überblick,
    • Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
    • Unterstützung nach dem Seminar: Die Teilnehmenden können dem Seminarleiter nach dem Seminar ausgewählte selbst bearbeitete Schreiben, Vorlagen und Textbausteine zur Bewertung und weiteren Optimierung per E-Mail senden – und natürlich auch Fragen stellen und Tipps anfragen.

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    FAQ zum Seminar: Kundenservice per E-Mail und Telefon, Beschwerden beantworten, Umgang mit schwierigen Kunden – mit KI-Unterstützung

    Was ist das Ziel des Seminars "Kundenservice per E-Mail & Telefon"? Sie verbinden professionelle Telefonkommunikation mit moderner E-Mail- und Briefkorrespondenz. Sie bearbeiten Anliegen und Beschwerden angstfrei, wertschätzend und klar strukturiert und entscheiden bewusst, wann Telefon und wann die schriftliche Antwort besser passt. So erreichen Sie eine professionelle Außenwirkung und sparen gleichzeitig Zeit und Kosten.
    Für wen eignet sich das Seminar "Kundenservice per E-Mail & Telefon"? Für alle, die im Kundenservice telefonisch und schriftlich kommunizieren und dabei auch Beschwerden, Reklamationen oder schwierige Situationen souverän lösen möchten. Geeignet für Mitarbeitende in Servicecentern, Innendienst, Support, Verwaltung, Vertrieb und Assistenz sowie für Teams, die regelmässig mit anspruchsvollen Kundenanliegen und Konfliktsituationen umgehen.
    Welche Inhalte behandelt das Seminar für Kundenservice per E-Mail & Telefon? Sie trainieren zwei Schwerpunkte: Telefonkommunikation und Umgang mit schwierigen Kunden sowie E-Mails und Briefe inklusive wertschätzender Beschwerdebearbeitung. Sie lernen, Gespräche sicher zu führen, Kundentypen schneller zu erkennen, Konflikte durch passende Formulierungen zu vermeiden und typische Telefonsituationen professionell zu meistern. Zusätzlich aktualisieren Sie Ihren Schreibstil, strukturieren E-Mails und Briefe klar, formulieren Absagen und Reklamationsantworten kundenorientiert und gehen souverän mit unbegründeten Forderungen um. Auf Wunsch nutzen Sie KI, um schneller zu praxistauglichen Texten und Gesprächsleitfäden zu gelangen und Ergebnisse sicher zu prüfen und zu verbessern.
    Was unterscheidet offene Seminare von Inhouse-Seminaren? Offene Seminare bieten Austausch mit Teilnehmenden aus verschiedenen Unternehmen und Branchen und eignen sich ideal, um neue Impulse für Telefon und Schriftverkehr im Kundenservice mitzunehmen. Inhouse-Seminare werden auf Ihre typischen Telefon- und E-Mail-Situationen, Ihre Vorlagen, Ihre Beschwerdefälle und Ihre Ziele zugeschnitten, damit die Inhalte maximal relevant und direkt umsetzbar sind.
    Wie praxisnah ist das Seminar "Kundenservice per E-Mail & Telefon"? Das Training ist vollständig praxisorientiert: Sie arbeiten mit typischen Gesprächssituationen am Telefon und mit echten E-Mails, Briefen und Kundenanfragen aus Ihrem Berufsalltag. Sie erhalten konkretes Feedback, üben Formulierungen für Absagen, Reklamationen und schwierige Gespräche und verbessern Schritt für Schritt Ihre Gesprächsführung und Ihre schriftlichen Antworten, damit Sie die Ergebnisse sofort anwenden können.
    Kann das Seminar speziell auf unseren Kundenservice und unsere Produkte angepasst werden? Ja. Vor dem Inhouse-Seminar definieren Sie Ihre Schwerpunkte, zum Beispiel häufige Telefonsituationen, schwierige Kunden, Reklamationsmanagement, unbegründete Forderungen oder typische Textbausteine und Vorlagen. Die Übungen basieren auf Ihren realen E-Mails, Briefen und Praxisfällen. Fordern Sie direkt hier ein Angebot an oder schreiben Sie an info@uwefreund.com.
    Lohnt sich ein Seminar "Kundenservice per E-Mail & Telefon" für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Kundenservice? Ja. Sie sparen Zeit, reduzieren Rückfragen und Missverständnisse und treten in Telefonaten, E-Mails und Briefen professioneller auf. Sie gewinnen Sicherheit in schwierigen Gesprächen und bei Beschwerden, verbessern Ihre Formulierungen und stärken die Bindung zu Kundinnen und Kunden durch klare, wertschätzende Kommunikation. Sie erhalten persönliches Feedback und konkrete Formulierungsalternativen für Telefon und Schriftverkehr.
    Wie funktioniert die Erwartungsabfrage vor dem Kundenservice-Seminar? Sie füllen online einen passwortgeschützten Fragebogen aus und senden Beispiele aus Ihrer Praxis ein, möglichst E-Mails, Briefe und vorhandene Vorlagen. Auf dieser Basis werden die Inhalte und Übungen vorbereitet, damit Sie im Seminar an realistischen Fällen arbeiten und maximalen Praxisnutzen erzielen.
    Wie groß sollte die Gruppe für ein Seminar im Kundenservice sein? Optimal sind 6 bis 10 Personen. Bei Impulsformaten oder kompakten Trainings sind auch größere Gruppen möglich, dann mit individuell abgestimmtem Ablauf und Zeitrahmen, damit sowohl Telefon- als auch Schriftübungen sinnvoll trainiert werden können.
    Welche Unterlagen erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Kundenservice-Seminar? Ein ausführliches Seminarhandbuch mit Übungen, Schnellreferenzkarten im DIN-A5-Format, Zusatzmaterial und ein PDF-Fotoprotokoll per E-Mail. Zusätzlich erhalten Sie eine digitale Zusammenfassung mit den erarbeiteten Ergebnissen und auf Wunsch Unterstützung nach dem Seminar, indem Sie ausgewählte Texte oder Bausteine zur Bewertung und Optimierung einreichen können.
    Ist das Seminar "Kundenservice per E-Mail & Telefon" auch als Online-Seminar möglich? Ja. Das Seminar kann live online durchgeführt werden, zum Beispiel über Microsoft Teams, mit denselben Inhalten, Übungen und persönlicher Betreuung wie im Präsenzformat.
    Welche Formate gibt es für das Seminar "Kundenservice per E-Mail & Telefon"? Tagesseminare, Intensivtrainings, Kompaktseminare, Impulsvorträge, Einzelcoachings und individuelle Beratungen, je nach Ziel, Zeitrahmen und Bedarf. Präsenz- oder Live-Online-Seminare sind als ein Tag oder als zwei halbe Tage möglich. Inhouse-Intensivseminare können als zwei Tage kompakt oder mit Abstand von zwei bis sechs Wochen durchgeführt werden. Kompaktseminare umfassen einen halben oder drei Viertel Tag. Impulsvorträge dauern 60 bis 120 Minuten. Offene Online-Seminare werden häufig als ein Tag angeboten, mit angepasster Dauer bei ein bis zwei Teilnehmenden.

    Welche Seminarvarianten und Formate gibt es? Wie lange dauern die Seminare?

    • Inhouse-Seminare in Präsenz direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag 
    • Inhouse-Seminare als Live-Online-Seminare/Web-Seminare zum Beispiel über Microsoft Teams (oder ein anderes bei Ihnen genutztes Konferenz-System): 0,5 Tag, 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
    • Inhouse-Intensivseminare als Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 2 Tage, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
    • Impuls-Vorträge/Speaker-Vorträge, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: 60, 90 oder 120 Minuten
    • Einzelcoaching bzw. Intensiv-Coaching für 1 bis 2 Personen: z. B. 3-stündig, 09:00 - 12:00/12:30 Uhr
    • Offene Live-Online-Seminare: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr: Termine für offene Seminare

    Gibt es eine Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat?

    • Alle Teilnehmenden erhalten eine qualifizierte Teilnahmebestätigung.

    • Service IDD: Auf Wunsch erhalten Sie auch eine IDD-konforme Bestätigung (Insurance Distribution Directive / Versicherungsvertriebsrichtlinie).

    Was kostet die Seminarteilnahme?

    • Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
    • Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.

    Ihr Kommunikationstrainer: Uwe Freund

    Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie für Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät und unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Vorlagen, Text-Makros und Templates.

    Erfahrung in Zahlen: 4.600+ Seminartage · 44.200+ Teilnehmende (Okt. 2025). Erfolgsmessung 8 Wochen nach Seminar/Maßnahme: −30 % Textlänge, +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution).

    Als Kommunikationstrainer mit KI-Kompetenz vermittelt er die bewährten Inhalte des E-Mail-Trainings und die effiziente Nutzung von KI-Werkzeugen zur Texterstellung und -optimierung: Sicherung von der Qualität, Klarheit und Kundenorientierung trotz KI-Unterstützung – Entwicklung von Standards zur KI-basierten E-Mail-Kommunikation – Strategien zur nachhaltigen Effizienzsteigerung bei täglichen Korrespondenzprozessen. In Projekten führt das zu kürzeren, klareren E-Mails und weniger Rückfragen.

    Uwe Freund ist Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (BJV) und im Arbeitsausschuss "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen" beim DIN Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.). Dort bringt er seine langjährige Erfahrung in die Normung von Bürokommunikation und Dokumentenstandards ein.

    Studienabschluss: M. A. (Magister/Master) in Politik, Germanistik und Psychologie | Weiterbildungen: Coach (EASC) auf Basis der Transaktionsanalyse, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Gestalt, TZI, MPC, INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater) | Seminarsprachen: Deutsch, Englisch | Branchenschwerpunkte: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Energieversorger, öffentlicher Verkehr, öffentliche Verwaltung, Kanzleien, Automotive, IT, Software und Fashion/Beauty.

    Mehr Informationen >>

    Online-Seminare: Wann finden die nächsten offenen Korrespondenz- und E-Mail-Seminare statt?

    Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)

    Seminare: Korrespondenz, Telefon, Briefe, E-Mails, Live-Chat-Service, Kundenservice

    Ihr individuelles Angebot für Ihre firmeninternen Schulungen und Workshops in kleinen oder großen Gruppen

    1 Step 1
    Schicken Sie mir bitte ein unverbindliches Angebot für Inhouse-Seminare in meinem Unternehmen für das Thema bzw. die Seminar-Schwerpunkte:
    inkl. Nutzung von KI (Künstliche Intelligenz) wie ChatGPT, Copilot
    Durchführungsform
    Geplante Dauer
    Spezielle Ausrichtung oder Zielgruppe/-n
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