Seminar · E-Mail & Korrespondenz
Seminar: Moderne, kundenorientierte E-Mails mit KI-Unterstützung. So formuliert die KI endlich genau so, wie Sie es wollen!
Lernen Sie, wie Sie KI wie ChatGPT oder Copilot präzise anleiten – für klar, informative und wertschätzende E-Mails, die genau Ihren Vorstellungen und Ihrem Wunschstil entsprechen. Als Online-Seminar oder bei Ihnen vor Ort.
Das Seminar verbindet das bewährte E-Mail-Training mit dem zielführenden Einsatz von KI. Die Teilnehmenden lernen, Anliegen kurz und klar zu formulieren, den passenden Ton zu treffen und eigene wie auch KI-Entwürfe vor dem Versand zu prüfen. Ziel sind kürzere, kundenorientierte und verständliche E-Mails, die weniger Rückfragen auslösen und schneller zu Ergebnissen führen.
Optimierung nach 8 Wochen bei einem zentralen Dienstleister im öffentlichen Sektor:
- -30 % durchschnittliche Textlänge
- +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution) = 26 % mehr E-Mails und Briefe mit erster Antwort abgeschlossen, ohne Nachfragen der Kunden
Ihr Nutzen
- Kürzer schreiben, ohne Wichtiges wegzulassen
- Klare Struktur und perfekter Aufbau der E-Mail.
- Passender Ton: modern und stimmig – im Stil Ihres Unternehmens
- KI so nutzen, dass der Text besser wird – die richtigen Anweisungen für die KI formulieren
- Weniger Schleifen, weniger Missverständnisse
Inhouse-Seminare bei Ihnen vor Ort oder online:
Offene Seminare in kleinen Gruppen:
Für wen ist das Seminar geeignet?
Für alle, die ihre E-Mail-Kommunikation professioneller gestalten wollen und dabei KI sinnvoll einsetzen möchten: Kundenservice, Sachbearbeitung, Fach- und Führungskräfte, Vertrieb, Innendienst, Projekte, Assistenz und Fachabteilungen.
Inhalte
Klar anfangen
- Betreff, der den Inhalt wirklich trifft.
- Einstieg mit der Kernbotschaft: Worum geht es? Was ist zu tun?
- Reihenfolge: erst das Wichtige, dann die Details.
Verständlich schreiben
- Kurze Sätze, einfache Wörter, aktive Formulierungen
- Freundlicher Ton – passend zur Situation
- Höfliche, klare Bitten statt weicher Floskeln
- Schreib- und Layoutregeln (DIN 5008): Absätze, Listen, Datums-/Zahlenformat, Anhänge
KI sinnvoll nutzen
- Gute Anweisung an die KI: Ziel, Fakten, gewünschter Ton, aktueller Stil – statt des hölzernen Stils der KI
- Entwürfe prüfen: Klarheit, Ton, Zusagen/Fristen, Risiken
- Heikle Stellen selbst formulieren
- Datenschutz und Vertraulichkeit
Bausteine für den Alltag
- Antworten auf typische Fälle: Information, Rückfrage, Erinnerung, Absage
- Betreff-Beispiele zum Wiederverwenden
- Abschlüsse mit klarer Bitte und Termin („Was passiert bis wann?“).
Praxis mit echten Fällen
- Anonymisierte E-Mails aus Ihrem Alltag gemeinsam überarbeiten
- Vorher/Nachher-Vergleich: kürzer, klarer, weniger Nachfragen
Wie läuft die individuelle Vorbereitung für die Teilnehmenden ab?
- Die Teilnehmenden füllen vor dem E-Mail-Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus. Anhand der Ergebnisse stelle ich die genauen Seminarinhalte und den Verlauf zusammen.
- optional: Die Teilnehmenden stellen E-Mails aus der täglichen Arbeit und die dazu erstellten Antworten zur Vorab-Analyse zur Verfügung.
Für welche Branchen und Zielgruppen gibt es zum Beispiel speziell ausgerichtete Seminare?
- Wirkungsvolle Briefe und E-Mails im Kundenservice der Versicherung
- E-Mail- und Brief-Training für Immobilienverwaltung und Hausverwaltung
- IT-Kundenservice, Hotline & Support: professionelle, klare und wirkungsvolle E-Mails, Tickets und Chat
- E-Mails und Briefe in der Wirtschaftskanzlei
- Moderne E-Mails und Briefe in der Arztpraxis und Zahnarztpraxis
- Workshop: Wirkungsvolle, modern formulierte Vorlagen und Textbausteine für E-Mails, Briefe, Chat und Tickets
Welche Seminarunterlagen, Schnellübersichten und Ergebnisse erhalten Sie zu Ihrem Seminar?
- Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
- handliche Schnellreferenzkarten im DIN-A5-Format für kompakten Überblick,
- Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
- Unterstützung nach dem Seminar: Die Teilnehmenden können dem Seminarleiter nach dem Seminar ausgewählte selbst bearbeitete Schreiben, Vorlagen und Textbausteine zur Bewertung und weiteren Optimierung per E-Mail senden – und natürlich auch Fragen stellen und Tipps anfragen.
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FAQ – Inhouse Seminar: Professionelle, moderne E-Mails mit KI
Was ist das Ziel des Inhouse E-Mail Seminars mit KI?
Sie schreiben moderne, wirkungsvolle E-Mails – klar, freundlich und auf den Punkt. Sie nutzen KI sinnvoll, prüfen Entwürfe vor dem Versand und formulieren verlässlich im passenden Ton. Ziel ist weniger Aufwand und mehr Klarheit im Alltag.
Für wen eignet sich das Inhouse Training?
Für Teams, die beruflich E-Mails schreiben: Kundenservice, Verwaltung, Vertrieb, Assistenz, Projektarbeit, Personalwesen. Ebenso für IT-Support, Versicherungen, Finanzdienstleister, Beratungen sowie Immobilien und Hausverwaltungen.
Welche Inhalte behandeln Sie im Training – besonders zum Schreiben mit KI?
Klarer Aufbau von E-Mails mit Betreff, Kernsatz, Begründung und nächstem Schritt. Verständlicher Stil und passender Ton. KI richtig anweisen mit Ziel, Fakten, gewünschtem Stil und No Gos. Entwürfe prüfen auf Klarheit, Zusagen, Fristen und Risiken. Bausteine und Betreffbeispiele für häufige Fälle. Auf Wunsch Hinweise für Outlook, Gmail, Copilot, Gemini und ChatGPT.
Wie läuft das Inhouse Seminar ab und wie lange dauert es?
Standard ist 1 Tag mit Übungen an Ihren E-Mails, Feedback und Vorlagenarbeit. Alternativ bieten wir 0,5 Tag an, dann mit kompaktem Fokus auf Kernstruktur, Ton und einem Praxisblock.
Finden Inhouse Seminare online oder vor Ort statt?
Beides ist möglich. Wir führen das Seminar online über Ihre Plattform durch oder vor Ort in Ihren Räumen. Inhalte und Übungen bleiben gleich.
Wie messen wir den Nutzen – Textlänge und Nachfragen?
Wir vergleichen auf Wunsch je eine kleine Stichprobe vor und nach dem Seminar, zum Beispiel je 20 E-Mails. Wir betrachten die Textlänge, die Zahl der Nachfragen im Verlauf und auf Wunsch die Zeit bis zur Entscheidung. Ergebnis ist ein kurzer Auswertungsbericht. Erfahrungswerte nach 4 – 8 Wochen zeigen oft kürzere Texte und weniger Nachfragen, zum Beispiel 30 Prozent weniger Textlänge und 26 Prozent weniger Nachfragen. Werte hängen vom Team ab.
Wie sichern wir Datenschutz und vermeiden Risiken durch KI?
Wir anonymisieren Beispiele, nutzen nur freigegebene Systeme und formulieren heikle Stellen manuell. Ein klarer Prüfpfad schützt vor Fehlern: Faktencheck, Ton, Zusagen und Fristen, Risiken. Keine rechtlich bindenden Zusagen durch KI.
Mit welchen Werkzeugen arbeiten wir – Outlook, Gmail, Copilot, ChatGPT?
Wir arbeiten toolagnostisch. Wenn Sie Outlook mit Copilot, Gmail mit Gemini oder ChatGPT einsetzen, binden wir diese Werkzeuge ein. Entscheidend sind gutes Briefing, klare Prüfschritte und sichere Nutzung.
Welche Unterlagen und Vorlagen erhalten wir?
Sie erhalten eine 1 Seiten Checkliste Vor dem Versand prüfen, Beispielanweisungen für KI zum Kopieren, Bausteine für häufige Fälle, Betreffbeispiele und Vorher Nachher Texte. Auf Wunsch entsteht ein kurzer Stil Leitfaden für Ihren Unternehmensstil.
Wie groß sollte die Gruppe sein und wie bereiten wir uns vor?
Empfohlen sind 6 bis 12 Personen. Zur Vorbereitung senden Sie uns 3 bis 5 typische E-Mails aus Ihrem Alltag in anonymisierter Form. So arbeiten wir im Seminar direkt an relevanten Fällen.
Welche Seminarvarianten und Formate gibt es? Wie lange dauern die Seminare?
- Inhouse-Seminare in Präsenz direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag
- Inhouse-Seminare als Live-Online-Seminare/Web-Seminare zum Beispiel über Microsoft Teams (oder ein anderes bei Ihnen genutztes Konferenz-System): 0,5 Tag, 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
- Inhouse-Intensivseminare als Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 2 Tage, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
- Impuls-Vorträge/Speaker-Vorträge, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: 60, 90 oder 120 Minuten
- Offene Live-Online-Seminare: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr: Termine für offene Seminare
Gibt es eine Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat?
-
Alle Teilnehmenden erhalten eine qualifizierte Teilnahmebestätigung.
- Service IDD: Auf Wunsch erhalten Sie auch eine IDD-konforme Bestätigung (Insurance Distribution Directive / Versicherungsvertriebsrichtlinie).
Was kostet die Seminarteilnahme?
- Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
- Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.
Ihr Seminarleiter & Praxis-Trainer
Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie für Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät und unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Vorlagen, Text-Makros und Templates.
Erfahrung in Zahlen: 4.600+ Seminartage · 44.200+ Teilnehmende (Okt. 2025). Erfolgsmessung 8 Wochen nach Seminar/Maßnahme: −30 % Textlänge, +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution).
Als Kommunikationstrainer mit KI-Kompetenz vermittelt er die bewährten Inhalte des E-Mail-Trainings und die effiziente Nutzung von KI-Werkzeugen zur Texterstellung und -optimierung: Sicherung von der Qualität, Klarheit und Kundenorientierung trotz KI-Unterstützung – Entwicklung von Standards zur KI-basierten E-Mail-Kommunikation – Strategien zur nachhaltigen Effizienzsteigerung bei täglichen Korrespondenzprozessen. In Projekten führt das zu kürzeren, klareren E-Mails und weniger Rückfragen.
Uwe Freund ist Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (BJV) und im Arbeitsausschuss "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen" beim DIN Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.). Dort bringt er seine langjährige Erfahrung in die Normung von Bürokommunikation und Dokumentenstandards ein.
Studienabschluss: M. A. (Magister/Master) in Politik, Germanistik und Psychologie | Weiterbildungen: Coach (EASC) auf Basis der Transaktionsanalyse, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Gestalt, TZI, MPC, INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater) | Seminarsprachen: Deutsch, Englisch | Branchenschwerpunkte: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Energieversorger, öffentlicher Verkehr, öffentliche Verwaltung, Kanzleien, Automotive, IT, Software und Fashion/Beauty.
Online-Seminare: Wann finden die nächsten offenen Korrespondenz- und E-Mail-Seminare statt?
Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)
Seminare: Korrespondenz, Telefon, Briefe, E-Mails, Live-Chat-Service, Kundenservice
Ihr individuelles Angebot für Ihre firmeninternen Schulungen und Workshops in kleinen oder großen Gruppen
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