Seminar: Korrespondenztraining für Immobilienverwaltung und Hausverwaltung

Ziele des Korrespondenztrainings: Die Teilnehmdnen lernen, wie sie zeitgemäß schreiben, und erhalten viele praktische Tipps und Anregungen. Sie erarbeiten eine Grundstruktur für das tägliche Schreiben und können damit schnell, sicher und zielgerichtet formulieren.

Zielgruppe: Fach- und Führungskräfte, Personen aus Assistenz- und Servicebereich, Sekretariate, Personen aus allen Unternehmensbereichen von Immobilienverwaltungen und Hausverwaltungen

Varianten und Dauer des Korrespondenztrainings für

• Kompakt-Seminar: 1 Tag – z. B. von 09:00 bis 16:00/16:30 Uhr
• Inhouse-Intensivtraining: 2 Tage – z. B. jeweils von 09:00 bis 16:00/16:30 Uhr, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
• Online-Seminar bzw. Online-Coaching: z. B. jeweils 2,0 bis 2,5 Stunden im Abstand von 2 bis 4 Wochen mit Bearbeitung von individuellen Transferaufgaben zwischen den Online-Seminaren

Vorbereitung

• Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer füllen vor dem Seminar online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus. Anhand der Ergebnisse stelle ich die genauen Seminarinhalte und den Verlauf zusammen.
• Die Teilnehmer stellen E-Mails und Briefe aus der eigenen Praxis und die dazu erstellten Antworten zur Vorab-Analyse zur Verfügung.

Inhalte des Korrespondenztrainings Immobilienverwaltung und Hausverwaltung

• Die Grundprinzipien für zeitgemäßen Brief- und E-Mail-Stil
• Was es heute nicht mehr gibt – und warum: veraltete (z. B. „zur Verfügung stehen“), falsche (z. B. „beiliegend erhalten Sie“), überflüssige („wir beziehen uns auf“) oder ungünstige Formulierungen durch einwandfreie und zeitgemäße ersetzen
• Klar, zielgerichtet und präzise formulieren: korrekt und übersichtlich gestaltete Briefe und E-Mails verfassen
• Sinnvolle Strukturierung und optimale Argumentation
• Höhere Chancen auf Antwort: einfache Mittel für mehr und bessere Rückmeldungen insbesondere auf E-Mails
• Beschwerdemanagement und Reklamationsbearbeitung: Positiv, wertschätzend und nicht belehrend formulieren
• bei Bedarf: Erstellen von Mustervorlagen für häufige Einsatzbereiche
• Formal korrekt schreiben: Vorgaben und Normen im Schriftverkehr kennen und anwenden: DIN 5008, Rechtschreibung, Kommasetzung, Verwendung von Formatierungen, Aufbau
• Optimieren von Briefen, E-Mails und Vorlagen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Methoden

• Trainerinput, fragendes Entwickeln
• Diskussion von Beispielen, Textanalyse, Korrekturübungen
• Aktives Arbeiten mit Lernmaterialien wie Schnellreferenzkarten bzw. Checklisten
• Formulierungsübungen, Entwickeln von Formulierungshilfen und Beispielschreiben
• Kleingruppenarbeit mit Nachbesprechung im Plenum

Seminarunterlagen, Handbuch und Service zum Korrespondenztraining

• Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
• handliche Schnell-Referenzkarten im A5-Format für kompakten Überblick,
• Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
• Unterstützung nach dem Seminar: Die Teilnehmer können dem Seminarleiter nach dem Seminar ausgewählte selbst bearbeitete Schreiben, Vorlagen und Textbausteine zur Bewertung und weiteren Optimierung per E-Mail senden – und natürlich auch Fragen stellen und Tipps anfragen.