Korrespondenztraining für Kundenservice: Wirkungsvolle Kundenkommunikation per E-Mails und Briefe – mit Beschwerdemanagement
Schreibstil-Update: Wirkungsvolle E-Mails und Briefe verfassen, Beschwerden wertschätzend beantworten. Das konzentrierte Korrespondenztraining.
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Durch gezielte Kundenkommunikation nutzen Sie Ihre Chance zur positiven Kundenbindung. Wertschätzende Antworten auf einfache wie auf komplexe Beschwerden haben zentrale Bedeutung im Geschäftsprozess. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Seminars erfahren, wie sie Beschwerden angstfrei bearbeiten und wertschätzende, klar strukturierte Antworten verfassen. Dadurch erreichen Sie eine professionelle Außenwirkung und sparen gleichzeitig Zeit und Kosten.
Ziele des Seminars: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer überdenken ihre Strategien bei der Kundenorientierung in Briefen und E-Mails und lernen, wie sie auch komplexe Beschwerden kundenorientiert bearbeiten und damit die Bindung zum Kunden effektiv stärken.
Inhouse-Seminare bei Ihnen vor Ort oder online:
Offene Seminare in kleinen Gruppen:
Seminarinhalte: Kundenkommunikation und Kundenservice
- Die Grundprinzipien für zeitgemäßen Brief- und E-Mail-Stil
- Was es heute nicht mehr gibt: veraltete (z. B. „zur Verfügung stehen“), falsche (z. B. „beiliegend erhalten Sie“), überflüssige („wir beziehen uns auf“) oder ungünstige Formulierungen durch einwandfreie und zeitgemäße ersetzen
- Klar, zielgerichtet und präzise formulieren: korrekt und übersichtlich gestaltete Briefe und E-Mails verfassen
- Primär- und Sekundärnutzen im Kundenbrief: sinnvolle Strukturierung und optimale Argumentation
- Beschwerdebearbeitung: Antworten auf Kritik, Absagen und Ablehnungen wertschätzend formulieren, insbesondere im Kundenservice
- bei Bedarf: Erstellen von Musterschreiben und Beispielformulierungen für häufige Einsatzbereiche
- Formal korrekt schreiben: Vorgaben und Normen im Schriftverkehr (DIN 5008) kennen und anwenden
- Optimieren von Briefen, E-Mails und Vorlagen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
- optional: Strukturieren, Texten, Formulieren und Planen mit Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) wie ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude, Perplexity, Tipps und Tricks für den sinnvollen Einsatz – Prompts zielgerichtet und genau erstellen, falsche Formulierungen oder fehlerhafte Ergebnisse von KI erkennen und korrigieren
Vorbereitung
- Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus. Anhand der Ergebnisse stelle ich die genauen Seminarinhalte und den Verlauf zusammen.
- Die Teilnehmer stellen E-Mails und Briefe aus der eigenen Praxis sowie die dazu erstellten Antworten zur Vorab-Analyse zur Verfügung und formulieren ihre Fragen und Wünsche zum Training.
Welche Seminarunterlagen, Schnellübersichten und Ergebnisse erhalten Sie zu Ihrem Seminar?
- Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
- handliche Schnellreferenzkarten im DIN-A5-Format für kompakten Überblick,
- Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
- Unterstützung nach dem Seminar: Die Teilnehmenden können dem Seminarleiter nach dem Seminar ausgewählte selbst bearbeitete Schreiben, Vorlagen und Textbausteine zur Bewertung und weiteren Optimierung per E-Mail senden – und natürlich auch Fragen stellen und Tipps anfragen.
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FAQ zum Korrespondenztraining für Kundenservice: Wirkungsvolle Kundenkommunikation per E-Mails und Briefe – mit Beschwerdemanagement
Was ist das Ziel des Korrespondenztrainings für den Kundenservice?
Sie schreiben moderne, wirkungsvolle E-Mails und Briefe im Kundenservice – klar, freundlich und empfängerorientiert. Sie formulieren professionell, kundenorientiert und vermeiden veraltete Floskeln. Auch Beschwerden und Reklamationen beantworten Sie souverän und wertschätzend.
Für wen eignet sich das Seminar im Bereich Kundenservice?
Für alle, die im Kundenservice schriftlich kommunizieren: im Schriftverkehr mit Kundinnen und Kunden – ob in Verwaltung, Vertrieb, Assistenz oder im IT- oder Versicherungssupport. Ideal auch für Finanzdienstleister, Immobilienbranche, Beratungen oder Servicecenter.
Welche Inhalte behandelt das Korrespondenztraining für Kundenservice?
Sie lernen, veraltete Formulierungen durch moderne zu ersetzen, Ihre Kundenkommunikation klar zu strukturieren und Beschwerden wertschätzend und lösungsorientiert zu beantworten. Sie schreiben nach DIN 5008 – optional mit KI-Unterstützung wie ChatGPT, Copilot oder Perplexity.
Was unterscheidet offene Seminare im Kundenservice von Inhouse-Trainings?
Offene Seminare bieten Austausch mit Teilnehmenden aus verschiedenen Unternehmen und Branchen. Inhouse-Trainings sind individuell auf Ihr Team, Ihre Texte und Ihre Ziele im Kundenservice zugeschnitten – für maximale Relevanz und Umsetzbarkeit.
Wie praxisnah ist das Korrespondenztraining im Kundenservice?
Das Training ist vollständig praxisorientiert: Sie arbeiten mit echten E-Mails, Briefen und Kundenanfragen aus Ihrem Berufsalltag. Sie erhalten konkretes Feedback und üben anwendungsbezogen – wissenschaftlich fundiert und sofort einsetzbar.
Kann das Korrespondenztraining speziell auf unseren Kundenservice angepasst werden?
Ja. Vor dem Inhouse-Seminar definieren Sie branchenspezifische Schwerpunkte – z. B. für Kundenservice, Reklamationsmanagement, Immobilien, Beratung oder IT-Support. Die Inhalte basieren auf Ihren realen Textbeispielen. Fordern Sie direkt hier ein Angebot an oder schreiben Sie an [email protected].
Lohnt sich ein Korrespondenztraining für Mitarbeitende im Kundenservice?
Ja. Sie sparen Zeit, schreiben verständlicher und erhöhen die Qualität der Kundenkommunikation. Ihre schriftliche Außenwirkung wird professioneller – bei gleichzeitig weniger Rückfragen und Missverständnissen. Sie erhalten persönliche Text-Feedbacks und konkrete Formulierungsalternativen.
Wie funktioniert die Erwartungsabfrage vor dem Kundenservice-Seminar?
Sie füllen online einen kurzen Fragebogen aus und senden Beispiele aus Ihrer Kundenkorrespondenz ein – für eine optimale inhaltliche Vorbereitung und maximale Praxisnähe.
Wie groß sollte die Gruppe für ein Inhouse-Korrespondenztraining im Kundenservice sein?
Optimal sind 6 bis 10 Personen. Bei Impuls- oder Kompaktformaten sind auch größere Gruppen möglich – mit individuell abgestimmtem Zeitrahmen.
Welche Unterlagen erhalten die Teilnehmenden im Kundenservice-Seminar?
Ein professionelles Handbuch, eine Übungsunterlage, DIN-A5-Karten mit Schnellübersichten, ein Bildprotokoll der Präsentation, Checklisten und eine digitale Zusammenfassung mit den erarbeiteten Ergebnissen.
Ist das Korrespondenztraining für Kundenservice auch als Online-Seminar möglich?
Ja. Das Seminar kann live online über Microsoft Teams durchgeführt werden – mit denselben Inhalten, Übungen und persönlicher Betreuung wie im Präsenzformat.
Welche Formate stehen für Kundenservice-Trainings zur Verfügung?
Tagesseminare, Intensivtrainings, Kompaktseminare, Impulsvorträge, Einzelcoachings und individuelle Beratungen – je nach Ziel, Zeitrahmen und Bedarf. Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 1 Tag oder 2 × 0,5 Tage. Inhouse-Intensivseminare: 2 Tage kompakt oder im Abstand von 2 bis 6 Wochen. Kompaktseminare: 0,5 oder 0,75 Tag. Impulsvorträge: 60 bis 120 Minuten. Offene Online-Seminare: 1 Tag, mit angepasster Dauer bei 1 bis 2 Teilnehmenden.
Welche Seminarvarianten und Formate gibt es? Wie lange dauern die Seminare?
Inhouse-Seminar: Angebot für Inhouse-Seminare anfordern
- Präsenz-Seminar/Inhouse-Seminar direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag
- Live-Online-Seminar/Web-Seminar zum Beispiel über Microsoft Teams (oder ein anderes System): 0,5 Tag, 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
- Inhouse-Intensivseminar als Präsenz- oder Live-Online-Seminar: 2 Tage, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
- Impuls-Vortrag/Speaker-Vortrag, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: 60, 90 oder 120 Minuten
Offene Seminartermine: Termine für offene Seminare
- Offene Live-Online-Seminare: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr
Gibt es eine Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat?
-
Alle Teilnehmenden erhalten eine qualifizierte Teilnahmebestätigung.
- Service IDD: Auf Wunsch erhalten Sie auch eine IDD-konforme Bestätigung (Insurance Distribution Directive / Versicherungsvertriebsrichtlinie).
Was kostet die Seminarteilnahme?
- Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
- Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.
Ihr Seminarleiter/Dozent:
Uwe Freund: Kommunikationstrainer, Coach, Textoptimierer. Uwe Freund unterstützt seit 1989 Unternehmen als Kommunikationstrainer, Speaker, Coach und Berater für Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Chat und Social Media sowie Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie der konkreten Umsetzung durch Textoptimierung von Vorlagen, Bausteinen und Templates. Schwerpunkte bei den Branchenkenntnissen sind Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Kanzleien und Sozietäten, Automotive, IT und Software, Bekleidung/Fashion. Uwe Freund lebt in München.
- Studium: Politik, Germanistik und Psychologie in Frankfurt am Main und München – Abschluss: M. A. (Magister/Master)
- Qualifikationen: Coaching-Ausbildung auf Basis der Transaktionsanalyse; Weiterbildungen: Gestalt, NLP, TZI, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Energetische Psychologie (MPC), INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater)
- Seminarsprachen: Deutsch, Englisch
- Seminarthemen: schriftliche Kommunikation für Korrespondenz wie Briefe und E-Mails, Live Chat, professionelles Formulieren und Texten, Telefondialog, Kundenservice und Beschwerdemanagement, Zeitmanagement und Produktivität, pyramidale Präsentationen, Präsentation, Moderation
- Mitgliedschaften: BJV Bayerischer Journalistenverband, DIN Deutsches Institut für Normung e. V. (Mitglied im Arbeitsausschuss „Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen“)
Online-Seminare: Wann finden die nächsten offenen Korrespondenz- und E-Mail-Seminare statt?
Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)
Seminare: Korrespondenz, Telefon, Briefe, E-Mails, Live-Chat-Service, Kundenservice
Ihr individuelles Angebot für Ihre firmeninternen Schulungen und Workshops in kleinen oder großen Gruppen
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