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Seminar: Reklamationsmanagement – Reklamationen wertschätzend und eindeutig beantworten

Intensiv-Seminar: Reklamationsmanagement – Reklamationen beantworten per Brief und E-Mail

Wirkungsvoller Kundenservice per Brief und E-Mail: Klare, eindeutige und wertschätzende Kommunikation mit unzufriedenen Kunden

Gerade beim Beantworten von Reklamationen müssen Briefe und E-Mails klar gestaltet und präzise formuliert sein. Sie sind empfängerorientiert, leicht verständlich und frei von verstaubten Floskeln und Kanzlei-Ausdrücken. Im Korrespondenzseminar lernen Sie, wie moderne Briefe und E-Mails aussehen und wie Sie leicht und schnell zu wirkungsvollen Antworten auf Reklamationen kommen.

Seminar Korrespondenztraining: Moderne Briefe und E-Mails

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Offene Seminare in kleinen Gruppen von 1 bis 8 Personen:

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Ziele: Die Teilnehmenden lernen, wie sie zeitgemäß schreiben, und erhalten viele praktische Tipps und Anregungen. Sie erarbeiten eine Grundstruktur für das tägliche Schreiben und können damit schnell, sicher und zielgerichtet formulieren.

Zielgruppe: Alle, die geschäftliche Briefe und E-Mails schreiben, insbesondere im Kundenservice und im Reklamationsmanagement.

Dauer: 2 Tage, z. B. jeweils 09:00 bis 16:00 Uhr

Vorbereitung auf das Seminar: Reklamationsmanagement

  • Die Teilnehmenden füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus. Anhand der Ergebnisse stelle ich die genauen Seminarinhalte und den Verlauf zusammen.
  • Die Teilnehmenden stellen E-Mails und Briefe aus der eigenen Praxis und die dazu erstellten Antworten zur Vorab-Analyse zur Verfügung.

Inhalte

  • Korrekt und übersichtlich gestaltete Briefe und E-Mails verfassen
  • Klar, zielgerichtet und präzise formulieren
  • Sinnvolle Strukturierung und optimale Argumentation
  • Reklamationsmanagement: Absagen und Antworten auf Beschwerden wertschätzend formulieren
  • Ungünstige oder falsche Formulierungen durch einwandfreie ersetzen
  • Formale Vorgaben und Normen im Schriftverkehr (DIN 5008, Rechtschreibung, Kommasetzung) kennen und anwenden
  • Optimierung von Briefen, E-Mails und Vorlagen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Methoden

  • Trainerinput, fragendes Entwickeln
  • Diskussion von Beispielen, Textanalyse, Korrekturübungen
  • Aktives Arbeiten mit Lernmaterialien wie Schnellreferenzkarten bzw. Checklisten
  • Formulierungsübungen, Entwickeln von Formulierungshilfen und Beispielschreiben
  • Kleingruppenarbeit mit Nachbesprechung im Plenum

 

Kosten

  • Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
  • Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.

Optionaler Seminarinhalt: sinnvoller Einsatz von KI-Chat-Tools wie ChatGPT, Gemini oder Copilot

Auf Wunsch mit Lerneinheiten zu Einsatzmöglichkeiten, Tipps und Tricks für die Nutzung von KI-Chat-Systemen, zum Beispiel ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini oder Bing Chat.

Dauer und Seminarvarianten

Inhouse-Seminar und Einzelcoaching: Angebot für Inhouse-Seminare oder Coaching anfordern

  • Präsenz-Seminar/Inhouse-Seminar direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag 
  • Live-Online-Seminar/Web-Seminar zum Beispiel über Microsoft Teams, Zoom, Webex: zum Beispiel 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
  • Inhouse-Intensivseminar als Präsenz- oder Live-Online-Seminar: 2 Tage, auch im Abstand von zum Beispiel 2 bis 6 Wochen möglich
  • Impuls-Vortrag/Speaker-Vortrag, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: zum Beispiel 60, 90 oder 120 Minuten
  • Einzel-Coaching oder Einzel-Seminar – Dauer nach Vereinbarung, Präsenz- oder Live-Online-Coaching

Offene Seminartermine: Termine für offene Seminare

  • Offene Präsenz- oder Live-Online-Seminare mit bis 8 Personen: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr

Teilnahmebestätigung

  • Teilnahmebestätigung bzw. Zertifikat
  • Service IDD: auf Wunsch Zuordnung der Lerneinheiten zu Kompetenzen nach den Richtlinien der IDD Insurance Distribution Directive (Versicherungsvertriebsrichtlinie).

Seminarunterlagen, Handbuch und Service zum Seminar: Reklamationsmanagement

  • Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
  • handliche Schnell-Referenzkarten im A5-Format für kompakten Überblick,
  • Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
  • Unterstützung nach dem Seminar: Die Teilnehmer können dem Seminarleiter nach dem Seminar ausgewählte selbst bearbeitete Schreiben, Vorlagen und Textbausteine zur Bewertung und weiteren Optimierung per E-Mail senden – und natürlich auch Fragen stellen und Tipps anfragen.

Seminar-Bewertungen: Beschwerden wertschätzend beantworten

Seminarleiter/Dozent:

Uwe Freund: Kommunikationstrainer, Coach, Textoptimierer. Uwe Freund unterstützt seit 1989 Unternehmen als Kommunikationstrainer, Speaker, Coach und Berater für Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Chat und Social Media sowie Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie der konkreten Umsetzung durch Textoptimierung von Vorlagen, Bausteinen und Templates. Schwerpunkte bei den Branchenkenntnissen sind Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Kanzleien und Sozietäten, Automotive, IT und Software, Bekleidung/Fashion. Uwe Freund lebt in München.

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Ihr individuelles Angebot für Ihre firmeninternen Schulungen und Workshops in kleinen oder großen Gruppen