Seminar: IT-Kundenservice, Hotline & Support: professionelle, klare und verständliche E-Mails, Tickets und Chats
Effiziente und professionelle Kundenkommunikation in der IT-Unterstützung.
E-Mails, Chats und Tickets im IT-Kundenservice und IT-Support müssen effizient, klar und verständlich formuliert sein. In diesem Seminar verbessern Sie Ihre Fähigkeit, professionell, schnell und präzise auf Kundenanfragen zu reagieren – auch in schwierigen Situationen. Dazu ist der Einsatz von zielführenden Dialogbausteinen und Vorlagen sinnvoll.
Ziele des Trainings: Die Teilnehmenden lernen,
- welches die Besonderheiten in der Kommunikation in Live-Chat-Service gegenüber Telefon und E-Mail bzw. Brief sind,
- welches die wichtigen Faktoren für eine positive Kommunikation im Live-Chat-Service sind,
- wie sie Kommunikationspartner schnell und richtig einschätzen und
- wie sie Antworten gezielt vorbereiten und optimieren.
Sie erkennen durch Praxisübungen, welches ihre individuellen Stärken und Herausforderungen sind.
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Kundenservice, Kundendienst, Vertrieb
Inhouse-Seminare bei Ihnen vor Ort oder online:
Offene Seminare in kleinen Gruppen:
Vorbereitung auf das Training: IT-Kundenservice, Hotline, Support
- Die Teilnehmenden füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus.
- Die Teilnehmenden wählen die Vorlagen und Textbausteine aus, die sie im Seminar optimieren
Seminarinhalte
- So schreiben Sie heute professionell und effizient: Die Regeln und Empfehlungen für moderne und wirkungsvolle Vorlagen und Textbausteine für E-Mails, Briefe, Chat und Tickets
- Empfängerorientiert und präzise formulieren: Klare, strukturierte und zielgerichtete Sprache
- Veraltete Floskeln und Ausdrucksweisen vermeiden: Praxisnahes Training anhand eigener Texte
- Klar und wertschätzend schreiben: Kundenorientierte und professionelle Textgestaltung
- Direktes Feedback: Analyse und Verbesserung bestehender Textbausteine im Unternehmen
- bei Bedarf: gendersensibel und leicht lesbar formulieren
- Optimieren von Praxisschreiben der Teilnehmenden in Kleingruppen und/oder individuell: Erkennen von Optimierungspotenzialen und Bearbeiten von optimierten Schreiben, Vorlagen, Textbausteinen usw.
- Verfassen von neuen Vorlagen und Textbausteinen für E-Mails, Briefe, Chat und Tickets
- Texten mit KI: Strukturieren, Texten, Formulieren und Planen mit Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) wie ChatGPT, Copilot, Gemini, Perplexity oder Ihr intern genutztes KI-Werkzeug
- Tipps und Tricks für den sinnvollen Einsatz ovn KI, Prompts zielgerichtet und genau erstellen, falsche Formulierungen oder fehlerhafte Ergebnisse von KI erkennen und korrigieren
Seminarmethoden
- Trainerinput, fragendes Entwickeln
- Diskussion von Beispielen, Textanalyse, Korrekturübungen
- Aktives Arbeiten mit Lernmaterialien wie Schnellreferenzkarten bzw. Checklisten
- Formulierungsübungen, Entwickeln von Formulierungshilfen und Beispielen
- Kleingruppenarbeit mit Nachbesprechung im Plenum
Handbuch, Referenzkarten und Service zum Seminar
- Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
- Kurz-Referenzkarten im DIN-A5-Format für schnellen Überblick,
- Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
- Unterstützung nach dem Seminar: einfach per E-Mail oder über den Wissens-Blog – stellen Sie auch nach dem Seminar noch jederzeit Fragen und erhalten Sie Tipps per E-Mail.
FAQ – Seminar, Schulung, Training: IT-Kundenservice – Professionelle Kommunikation per E-Mail, Ticket und Chat
Was ist das Ziel des Seminars?
Sie schreiben klar, verständlich und freundlich – auch bei technischen Themen. Ihre Kommunikation per E-Mail, Ticket oder Chat wirkt professionell, kundenorientiert und lösungsstark.
Für wen eignet sich das Seminar?
Für Mitarbeitende im IT-Support, Helpdesk, technischen Kundenservice und internen IT-Dienst – alle, die schriftlich oder per Chat mit Kunden, Nutzenden oder Kolleginnen kommunizieren.
Welche Inhalte behandelt das Seminar?
Sie formulieren verständlicher, reduzieren Fachsprache, strukturieren Antworten klar, schreiben kundenorientiert und situationsgerecht – auch in kritischen Fällen. Auf Wunsch mit KI-Unterstützung wie ChatGPT oder Copilot.
Was unterscheidet offene Seminare von Inhouse-Trainings?
Offene Seminare bieten Austausch mit anderen IT-Teams. Inhouse-Trainings orientieren sich exakt an Ihren Systemen, Anforderungen und typischen Anfragen – für maximale Praxisrelevanz.
Wie praxisnah ist das Seminar aufgebaut?
Sehr praxisnah. Sie arbeiten mit echten Supportfällen, erhalten konkretes Feedback und erarbeiten neue Formulierungen für Ihre E-Mails, Tickets und Chats – direkt einsetzbar.
Lässt sich das Seminar auf unseren IT-Service anpassen?
Ja. Vor dem Inhouse-Seminar stimmen Sie Inhalte und Beispiele auf Ihre Zielgruppen und Kommunikationskanäle ab. Die Inhalte richten sich gezielt nach Ihrem Arbeitsumfeld, Ihren Beispielen und Ihren Anwendungen. Fordern Sie direkt hier ein Angebot an oder per E-Mail an info@uwefreund.com.
Lohnt sich das Kommunikationstraining für IT-Teams?
Ja. Ihre Kommunikation wird effizienter, professioneller und kundenorientierter. Sie reduzieren Rückfragen, fördern Verständnis und stärken die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft.
Wie funktioniert die Erwartungsabfrage vor dem Seminar?
Sie füllen einen Online-Fragebogen aus und senden typische Anfragen, Tickets oder Chat-Verläufe – damit wir das Seminar optimal auf Ihre Inhalte ausrichten.
Wie groß sollte die Gruppe für ein Inhouse-Seminar sein?
Ideal sind 6 bis 10 Personen. Für größere Gruppen eignen sich Kompaktformate oder Impulstrainings – passgenau abgestimmt.
Welche Unterlagen erhalte ich?
Sie erhalten ein Bildprotokoll der Inhalte, eine Übungsunterlage, ein Handbuch, Checklisten, Schnellübersichten im DIN A5-Format und eine Word-Dokumentation der Ergebnisse.
Ist das Training auch als Online-Seminar buchbar?
Ja. Das Seminar gibt es auch als Live-Online-Variante über MS Teams, Webex oder Ihre Plattform – mit Übungen, Interaktion und persönlicher Betreuung.
Wie lang dauert das Seminar? Welche Formate gibt es?
Präsenz- oder Online-Seminar: 1 Tag oder 2 × 0,5 Tage. Inhouse-Intensivvariante: 2 Tage kompakt oder mit Abstand. Kompaktformat: 0,5 oder 0,75 Tag. Impulsvortrag: 60–120 Minuten. Offenes Online-Format: 1 Tag, gekürzt bei 1 bis 2 Teilnehmenden.
Welche Seminarvarianten und Formate gibt es? Wie lange dauern die Seminare?
- Inhouse-Seminare in Präsenz direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag
- Inhouse-Seminare als Live-Online-Seminare/Web-Seminare zum Beispiel über Microsoft Teams (oder ein anderes bei Ihnen genutztes Konferenz-System): 0,5 Tag, 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
- Inhouse-Intensivseminare als Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 2 Tage, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
- Impuls-Vorträge/Speaker-Vorträge, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: 60, 90 oder 120 Minuten
- Offene Live-Online-Seminare: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr: Termine für offene Seminare
Gibt es eine Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat?
-
Alle Teilnehmenden erhalten eine qualifizierte Teilnahmebestätigung.
- Service IDD: Auf Wunsch erhalten Sie auch eine IDD-konforme Bestätigung (Insurance Distribution Directive / Versicherungsvertriebsrichtlinie).
Was kostet die Seminarteilnahme?
- Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
- Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.
Ihr Seminarleiter & Praxis-Trainer
Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie für Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät und unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Vorlagen, Text-Makros und Templates.
Erfahrung in Zahlen: 4.600+ Seminartage · 44.200+ Teilnehmende (Okt. 2025). Erfolgsmessung 8 Wochen nach Seminar/Maßnahme: −30 % Textlänge, +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution).
Als Kommunikationstrainer mit KI-Kompetenz vermittelt er die bewährten Inhalte des E-Mail-Trainings und die effiziente Nutzung von KI-Werkzeugen zur Texterstellung und -optimierung: Sicherung von der Qualität, Klarheit und Kundenorientierung trotz KI-Unterstützung – Entwicklung von Standards zur KI-basierten E-Mail-Kommunikation – Strategien zur nachhaltigen Effizienzsteigerung bei täglichen Korrespondenzprozessen. In Projekten führt das zu kürzeren, klareren E-Mails und weniger Rückfragen.
Uwe Freund ist Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (BJV) und im Arbeitsausschuss "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen" beim DIN Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.). Dort bringt er seine langjährige Erfahrung in die Normung von Bürokommunikation und Dokumentenstandards ein.
Studienabschluss: M. A. (Magister/Master) in Politik, Germanistik und Psychologie | Weiterbildungen: Coach (EASC) auf Basis der Transaktionsanalyse, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Gestalt, TZI, MPC, INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater) | Seminarsprachen: Deutsch, Englisch | Branchenschwerpunkte: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Energieversorger, öffentlicher Verkehr, öffentliche Verwaltung, Kanzleien, Automotive, IT, Software und Fashion/Beauty.
Online-Seminare: Wann finden die nächsten offenen Korrespondenz- und E-Mail-Seminare statt?
Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)
Seminare: Korrespondenz, Telefon, Briefe, E-Mails, Live-Chat-Service, Kundenservice
Ihr individuelles Angebot für Ihre firmeninternen Schulungen und Workshops in kleinen oder großen Gruppen
Möchten Sie Ihr Angebot direkt per E-Mail anfordern? Dann klicken Sie bitte direkt hier für eine E-Mail-Anfrage. Oder nutzen Sie unser Formular:

