Telefontraining: Erfolgreich telefonieren in der Telefonzentrale und am Empfang
Professionelle Gesprächsführung am Telefon: einfach erfolgreich telefonieren – auch in schwierigen Situationen.
Im Telefontraining optimieren Sie Ihre Gesprächsführung am Telefon. Nach dem Seminar kennen Sie die Gesetze und Regeln des Telefonkontakts und können unterschiedliche Gesprächssituationen am Empfang und in der Telefonzentrale souverän, erfolgreich und gewinnbringend steuern.
Ziele des Telefontrainings: Die Teilnehmenden lernen, wie sie am Telefon Sympathie wecken und ihren Partner aktiv und zielgerichtet durch das Gespräch führen. Sie trainieren ihre Ausdrucksfähigkeit, um im Gespräch Selbstsicherheit und Kompetenz zu vermitteln. Sie lernen, wie sie auch in schwierigen Situationen souverän bleiben.
Inhouse-Seminare bei Ihnen vor Ort oder online:
Offene Seminare in kleinen Gruppen:
Vorbereitung auf das Telefontraining
- Die Teilnehmenden füllen vor dem Training online einen passwortgeschützten Erwartungsfragebogen aus. Anhand der Ergebnisse stelle ich die genauen Seminarinhalte und den Verlauf zusammen.
Seminarinhalte: Telefontraining
- Grundprinzipien und Bewertungskriterien für erfolgreiche Telefonate am Empfang und in der Telefonzentrale
- Meldung am Telefon und Gesprächsabschluss: was wirklich ankommt – der bestmögliche erste Eindruck
- Kontakt aufbauen, Vertrauen schaffen, Selbstsicherheit vermitteln: positiv und überzeugend formulieren
- Rhetorik: aktuelle Formulierungen gezielt wählen und optimal einsetzen
- Magische und tragische Wörter am Telefon: gezielt Konflikte vermeiden
- 4 Grundtypen: Wie Sie Kundentypen schnell erkennen und optimal reagieren sowie formulieren – mit INSIGHTS MDI
- Telefonate aktiv und flexibel vorbereiten: Beispielformulierungen für typische Telefonsituationen
- Englischsprachige Anrufe: Unterschiede zu Telefonaten in deutscher Sprache und Beispielformulierungen
- Praktische Übungen mit Situationen aus dem Gesprächsalltag am Empfang und in der Telefonzentrale
- Texten mit KI: Strukturieren, Texten, Formulieren und Planen mit Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) wie ChatGPT, Copilot, Gemini, Perplexity oder Ihr intern genutztes KI-Werkzeug
- Tipps und Tricks für den sinnvollen Einsatz ovn KI, Prompts zielgerichtet und genau erstellen, falsche Formulierungen oder fehlerhafte Ergebnisse von KI erkennen und korrigieren
Handbuch, Referenzkarten und Service zum Seminar
- Ausführliches Seminarhandbuch bzw. Seminarunterlagen mit Übungen,
- Kurz-Referenzkarten im DIN-A5-Format für schnellen Überblick,
- Zusatzmaterial und PDF-Fotoprotokoll per E-Mail,
- Unterstützung nach dem Seminar: einfach per E-Mail oder über den Wissens-Blog – stellen Sie auch nach dem Seminar noch jederzeit Fragen und erhalten Sie Tipps per E-Mail.
FAQ – Seminar, Schulung, Training: Telefontraining für Telefonzentrale und Empfang
Was ist das Ziel des Seminars?
Sie begrüßen freundlich, leiten souverän weiter und wirken am Telefon professionell. Sie gewinnen Sicherheit, reagieren freundlich und bleiben auch bei Hektik oder schwierigen Anrufen klar und gelassen.
Für wen eignet sich das Seminar?
Für alle, die in der Telefonzentrale, am Empfang oder in der Erstansprechung tätig sind – z. B. in Verwaltung, Unternehmen, Kanzleien, Praxen oder Institutionen.
Welche Inhalte behandelt das Seminar?
Sie trainieren Begrüßung, Weiterleitung, Rückrufe, professionelle Gesprächsführung, schwierige Situationen und verbindliche Formulierungen. Auf Wunsch mit KI-Unterstützung wie ChatGPT, Copilot oder Perplexity zur Vorbereitung und Reflexion.
Was unterscheidet offene Seminare von Inhouse-Trainings?
Offene Seminare bieten Austausch mit Teilnehmenden aus anderen Unternehmen und Branchen. Inhouse-Trainings sind exakt auf Ihre Telefonsituationen, Rollen und Gesprächsleitfäden abgestimmt.
Wie praxisnah ist das Seminar aufgebaut?
Sie arbeiten mit realen Telefonsituationen, üben Gesprächsphasen, simulieren Dialoge und erhalten direktes Feedback – klar, konkret und sofort umsetzbar.
Lässt sich das Seminar auf unsere Branche und Zielgruppe anpassen?
Ja. Vor dem Inhouse-Seminar legen Sie branchenspezifische Schwerpunkte fest – z. B. für Verwaltung, Versicherung, Kanzleien, Praxen, Unternehmen oder Verbände. Die Inhalte richten sich gezielt nach Ihrem Arbeitsumfeld, Ihren Beispielen und Ihren Anwendungen. Fordern Sie direkt hier ein Angebot an oder per E-Mail an info@uwefreund.com.
Lohnt sich das Seminar?
Ja. Sie wirken professioneller, sparen Zeit, vermeiden Missverständnisse und erhöhen die Servicequalität – auch bei viel Betrieb oder kritischen Anrufen.
Wie funktioniert die Erwartungsabfrage vor dem Seminar?
Sie füllen online einen kurzen Fragebogen aus und senden typische Gesprächsbeispiele – für individuelle Vorbereitung und gezielte Inhalte.
Wie groß sollte die Gruppe für ein Inhouse-Seminar sein?
Ideal sind 6 bis 10 Personen. Bei Kompaktseminaren oder Impulstrainings sind auch größere Gruppen möglich – das Format passen wir flexibel an.
Welche Unterlagen erhalte ich?
Sie erhalten ein Bildprotokoll der Seminarpräsentation, eine Übungsunterlage, ein professionelles Handbuch, Schnellübersichten im DIN A5-Format, Checklisten und die Seminarergebnisse im Word-Format.
Ist das Seminar auch als Online-Version buchbar?
Ja. Alle Inhouse-Seminare sind auch als Live-Online-Seminare per MS Teams, Webex oder Ihrer Plattform möglich – mit denselben Inhalten, Übungen und persönlicher Betreuung.
Wie lang dauert ein Seminar? Welche Varianten und Formate stehen zur Auswahl?
Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 1 Tag oder 2 × 0,5 Tage. Inhouse-Intensivseminare: 2 Tage kompakt oder mit Abstand. Kompaktseminare: 0,5 oder 0,75 Tag. Impulsvorträge: 60 bis 120 Minuten. Offene Online-Seminare: 1 Tag, mit angepasster Dauer bei 1 bis 2 Teilnehmenden.
Welche Seminarvarianten und Formate gibt es? Wie lange dauern die Seminare?
- Inhouse-Seminare in Präsenz direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag
- Inhouse-Seminare als Live-Online-Seminare/Web-Seminare zum Beispiel über Microsoft Teams (oder ein anderes bei Ihnen genutztes Konferenz-System): 0,5 Tag, 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
- Inhouse-Intensivseminare als Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 2 Tage, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
- Impuls-Vorträge/Speaker-Vorträge, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: 60, 90 oder 120 Minuten
- Offene Live-Online-Seminare: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr: Termine für offene Seminare
Welche Methoden werden im Seminar eingesetzt?
- Trainerinput, fragendes Entwickeln
- Diskussion von Beispielen, Textanalyse, Optimierungsübungen
- Aktives Arbeiten mit Lernmaterialien wie Schnellreferenzkarten bzw. Checklisten
- Formulierungsübungen, Entwickeln von Formulierungshilfen und Beispielen
- Kleingruppenarbeit mit Nachbesprechung im Plenum
Gibt es eine Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat?
- Alle Teilnehmenden erhalten eine qualifizierte Teilnahmebestätigung.
- Service IDD: Auf Wunsch erhalten Sie auch eine IDD-konforme Bestätigung (Insurance Distribution Directive / Versicherungsvertriebsrichtlinie).
Was kostet die Seminarteilnahme?
- Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
- Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.
Ihr Seminarleiter & Praxis-Trainer
Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie für Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät und unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Vorlagen, Text-Makros und Templates.
Erfahrung in Zahlen: 4.600+ Seminartage · 44.200+ Teilnehmende (Okt. 2025). Erfolgsmessung 8 Wochen nach Seminar/Maßnahme: −30 % Textlänge, +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution).
Als Kommunikationstrainer mit KI-Kompetenz vermittelt er die bewährten Inhalte des E-Mail-Trainings und die effiziente Nutzung von KI-Werkzeugen zur Texterstellung und -optimierung: Sicherung von der Qualität, Klarheit und Kundenorientierung trotz KI-Unterstützung – Entwicklung von Standards zur KI-basierten E-Mail-Kommunikation – Strategien zur nachhaltigen Effizienzsteigerung bei täglichen Korrespondenzprozessen. In Projekten führt das zu kürzeren, klareren E-Mails und weniger Rückfragen.
Uwe Freund ist Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (BJV) und im Arbeitsausschuss "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen" beim DIN Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.). Dort bringt er seine langjährige Erfahrung in die Normung von Bürokommunikation und Dokumentenstandards ein.
Studienabschluss: M. A. (Magister/Master) in Politik, Germanistik und Psychologie | Weiterbildungen: Coach (EASC) auf Basis der Transaktionsanalyse, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Gestalt, TZI, MPC, INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater) | Seminarsprachen: Deutsch, Englisch | Branchenschwerpunkte: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Energieversorger, öffentlicher Verkehr, öffentliche Verwaltung, Kanzleien, Automotive, IT, Software und Fashion/Beauty.
Nächste Seminar-Termine für Kommunikation und Konfliktmanagement:
Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)
Seminare: Rhetorik, Gesprächsführung, Telefonkontakt, Konfliktmanagement, Schlagfertigkeit, Live-Chat
Ihr individuelles Angebot für Ihre firmeninternen Schulungen und Workshops in kleinen oder großen Gruppen
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