Kommunal direkt Artikel 30.04.2026: Uwe Freund – Außenwirkung beginnt am Schreibtisch
veröffentlicht in: Kommunal Direkt, 30. April 2026.
Außenwirkung beginnt am Schreibtisch: E-Mail- und Telefonkommunikation prägen das Image der Kommune stärker als jede Kampagne
Bürgerinnen und Bürger erleben ihre Kommune meistens nicht über Imagefilme oder Pressemitteilungen, sondern über den Kontakt im Alltag: eine E-Mail, ein Telefonat, eine Antwort im Servicecenter. Genau dort entsteht das Bild von „meiner kommunalen Verwaltung“. Für viele Menschen sind die einzelnen Ämter der Verwaltung damit kein abstrakter Begriff, sondern eine konkrete Stimme oder Formulierung. Ein Landrat, der gezielt Seminare für Briefe, E-Mails, Telefon und Chat initiiert hat, hat diese Alltagserfahrung prägnant ausgedrückt: „Wir haben schon Amt im Namen – da dürfen wir nicht noch wie eines klingen, wenn wir bürgernah rüberkommen wollen.“
Im Arbeitsalltag bleibt dafür jedoch oft wenig Raum. Viele Mitarbeitende formulieren unter hoher Taktung, bearbeiten komplexe Anliegen und wechseln ständig zwischen Schriftverkehr, Telefon und Sachbearbeitung. Der Anspruch an klare, verlässliche Kommunikation passt dann nicht immer zu den verfügbaren Minuten pro Vorgang. Gleichzeitig zeigt sich in vielen kommunalen Verwaltungen, dass die Menge an Aufgaben steigt, während die Zeitfenster nicht größer werden. Dadurch wächst der Wunsch nach Orientierung und Entlastung.
Dabei wünschen sich viele Mitarbeitende vor allem Sicherheit: schneller schreiben, verständlicher formulieren, souverän wirken, nichts Falsches ausdrücken und dafür Anerkennung statt Ärger bekommen. Dieser Wunsch gilt für E-Mails ebenso wie für Telefonate oder Live- Chats – und zunehmend auch für kurze mündliche Rücksprachen im persönlichen Kontakt.
Gezielte Unterstützung verbessert die Situation spürbar. Schon wenige klar strukturierte Maßnahmen entlasten den Alltag: Formulierungsstandards für häufige Fälle, kurze Leitfäden für typische Situationen und gemeinsam entwickelte Beispiele aus dem realen Arbeitsvolumen. Ergänzend wirken kleine Übungen zu verständlicherem Ausdruck, Orientierungspunkte für schwierige Telefonate oder Textbausteine. Teams treffen dadurch verlässlich den passenden Ton und arbeiten einheitlicher. Das stärkt die Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit den Bürgerinnen und Bürgern und senkt den Stress.
Agieren Mitarbeitende beim Schreiben und Telefonieren sicher, steigt die Qualität der Kommunikation automatisch. Bürgerinnen und Bürger erleben eine kommunale Verwaltung, die freundlich, klar und gut organisiert wirkt – nicht durch zusätzliche Kampagnen, sondern durch den täglichen Kontakt. Dieser Eindruck entsteht bereits im ersten Moment, in einer präzisen Antwort oder einem sachkundigen Telefongespräch.
Viele zukunftsorientierte kommunale Verwaltungen setzen genau dort an: Sie erhöhen nicht die Anzahl der Image-Kampagnen oder Werbe-Flyer, sondern verbessern die Voraussetzungen ihrer Teams, die Arbeit im direkten Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern gut zu machen. So entsteht bürgernahe Kommunikation, die im Alltag trägt – professionell, menschlich und verlässlich.
Zum Autor:
Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent und Coach. Er unterstützt Unternehmen, Kommunen und Verwaltungen bei der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Unternehmenstemplates und -dokumenten.
in: Kommunal direkt 02/2026, 30.04.2026
Heft zum Durchblättern (S. 44/45)
Seminare, Trainings, Schulungen und Workshops für E-Mail, Kommunikation, Korrespondenz, Telefon, Beschwerden beantworten, Konfliktmanagement, Kundenservice & Präsentation
Praxisnah lernen: E-Mails schreiben, Beschwerden professionell beantworten, wirkungsvoll präsentieren, erfolgreich telefonieren und Konflikte souverän lösen
Welche Seminarvarianten und Formate gibt es? Wie lange dauern die Seminare?
- Inhouse-Seminare in Präsenz direkt vor Ort in Ihrem Unternehmen: zum Beispiel 1 Tag oder kompakt 0,5 Tag
- Inhouse-Seminare als Live-Online-Seminare/Web-Seminare zum Beispiel über Microsoft Teams (oder ein anderes bei Ihnen genutztes Konferenz-System): 0,5 Tag, 1 Tag oder 2 x 0,5 Tag
- Inhouse-Intensivseminare als Präsenz- oder Live-Online-Seminare: 2 Tage, auch im Abstand von 2 bis 6 Wochen möglich
- Impuls-Vorträge/Speaker-Vorträge, auch für Großgruppen, Präsenz oder Live-Online-Vortrag: 60, 90 oder 120 Minuten
- Einzelcoaching bzw. Intensiv-Coaching für 1 bis 2 Personen: z. B. 3-stündig, 09:00 - 12:00/12:30 Uhr
- Offene Live-Online-Seminare: 1 Tag – bei 1 bis 2 Pers. 09:00 – 14:00/14:30 Uhr, ab 3 Pers. 09:00 – 16:00 Uhr: Termine für offene Seminare
Wie erhalten Sie auch Unterstützung nach Ihrem Kommunikationstraining?
Unterstützung erhalten Sie einfach per E-Mail direkt und persönlich von Uwe Freund oder über den Wissens-Blog fraguwe-de. Teilnehmende der Korrespondenz- und E-Mail-Seminare können Uwe Freund nach dem Seminar bearbeitete Schreiben, Vorlagen und Textbausteine zur Bewertung und weiteren Optimierung per E-Mail senden.
Welche Methoden werden in den Seminaren eingesetzt?
- Trainerinput, fragendes Entwickeln
- Diskussion von Beispielen, Textanalyse, Korrekturübungen
- Aktives Arbeiten mit Lernmaterialien wie Schnellreferenzkarten bzw. Checklisten
- Formulierungsübungen, Entwickeln von Formulierungshilfen und Beispielschreiben
- Kleingruppenarbeit mit Nachbesprechung im Plenum
Gibt es eine Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat?
- Alle Teilnehmenden erhalten eine qualifizierte Teilnahmebestätigung.
- Service IDD: Auf Wunsch erhalten Sie auch eine IDD-konforme Bestätigung (Insurance Distribution Directive / Versicherungsvertriebsrichtlinie).
Was kostet die Seminarteilnahme?
- Inhouse-Seminare (firmenintern): Bitte fordern Sie ein individuelles Angebot an – mit allen Details und persönlichen Referenzen
- Teilnahme an offenen Seminaren: pro teilnehmender Person 580,00 Euro zzgl. 19 % MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.) mit ausführlichen Seminarunterlagen, handlichen Schnellreferenzkarten im DIN A5-Format, Seminarmaterialien, Übungen, Teilnahmebestätigung, Nutzung der E-Mail-Hotline. Ab 3. Person zum selben Termin: -20 % für alle Buchungen ab 3. Person.
Ihr Kommunikationstrainer: Uwe Freund
Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie für Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät und unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Vorlagen, Text-Makros und Templates.
Erfahrung in Zahlen: 4.600+ Seminartage · 44.200+ Teilnehmende (Okt. 2025). Erfolgsmessung 8 Wochen nach Seminar/Maßnahme: −30 % Textlänge, +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution).
Als Kommunikationstrainer mit KI-Kompetenz vermittelt er die bewährten Inhalte des E-Mail-Trainings und die effiziente Nutzung von KI-Werkzeugen zur Texterstellung und -optimierung: Sicherung von der Qualität, Klarheit und Kundenorientierung trotz KI-Unterstützung – Entwicklung von Standards zur KI-basierten E-Mail-Kommunikation – Strategien zur nachhaltigen Effizienzsteigerung bei täglichen Korrespondenzprozessen. In Projekten führt das zu kürzeren, klareren E-Mails und weniger Rückfragen.
Uwe Freund ist Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (BJV) und im Arbeitsausschuss "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen" beim DIN Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.). Dort bringt er seine langjährige Erfahrung in die Normung von Bürokommunikation und Dokumentenstandards ein.
Studienabschluss: M. A. (Magister/Master) in Politik, Germanistik und Psychologie | Weiterbildungen: Coach (EASC) auf Basis der Transaktionsanalyse, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Gestalt, TZI, MPC, INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater) | Seminarsprachen: Deutsch, Englisch | Branchenschwerpunkte: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Energieversorger, öffentlicher Verkehr, öffentliche Verwaltung, Kanzleien, Automotive, IT, Software und Fashion/Beauty.
Online-Seminare: Wann sind die nächsten Termine für offene Seminare?
Teilnahme-Gebühr pro Person: 580,00 Euro zzgl. MwSt. (690,20 Euro inkl. MwSt.)
Seminare: Korrespondenz, Telefon, Briefe, E-Mails, Live-Chat-Service, Kundenservice
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