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Outlook: E-Mails automatisch farblich markieren – Bedingte Formatierung

Outlook: E-Mails automatisch farblich markieren – Bedingte Formatierung
23. Januar 2016 Uwe Freund

Automatisch E-Mails in Outlook farblich hervorheben durch bedingte Formatierung

Direkte farbliche Priorisierung schafft automatisch den perfekten Überblick.

Strukturieren Sie den E-Mail-Eingang in Outlook farblich, um automatisch Nachrichten von bestimmen Absendern oder mit anderen Kriterien zu erkennen. Die farbliche Kennzeichnung zeigt optimal die Priorität:

  • Besonders dringende Nachrichten können zum Beispiel in Rot angezeigt werden.
  • CC-Mails können in Grau angezeigt werden.

Ihr Vorteil beim automatischen Formatierungen statt Zuweisen einer Kategorie: Die gesamte Zeile wird in der E-Mail-Ansicht farblich hervorgehoben. Bei Zuweisen einer Kategorie sehen Sie nur eine relativ kleine Farbfläche.

Bedingte Formatierung in Outlook einrichten: E-Mails automatisch farbig anzeigen

Wenn Sie etwa die E-Mails, die Sie in CC: erhalten, von den anderen besser unterscheiden möchten, können Sie diese zum Beispiel in Hellgrau formatieren lassen:

Klicken Sie dazu auf der Registerkarte „Datei“ auf die Schaltfläche „Ansichtseinstellungen“.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“:

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Wählen Sie „Hinzufügen“, um einen neue Regel zu definieren. Geben Sie den Namen der Regel bei „Name“ an.

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Klicken Sie auf „Bedingung“, um festzulegen, unter welchen Bedingungen die Formatierung erfolgen soll.

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Bestätigen Sie mit „OK“.

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Klicken Sie auf „Schriftart“, um die gewünschte Schriftart zu wählen.

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Bestätigen Sie mit „OK“ – fertig:

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Selbstverständlich können Sie mehrere Bedingungen für eine automatische Formatierung angeben. Es kann zum Beispiel sinnvoll sein, die farbliche Markierung nur so lange anzuzeigen, wie eine E-Mail nicht gelesen wurde.

 

Uwe Freund