Unterschreiben mit i. A. oder i. V.? Welche Regeln gelten für die Unterschrift?

Wie sehen heute Unterschriftsregelungen aus? Was ist vorgeschrieben?

Die Kennzeichnung der Unterschrift zum Beispiel mit „i. A“. für „im Auftrag“ und „i. V.“ für „in Vollmacht“ soll dem Empfänger die Verbindlichkeit der Aussagen transparent machen:

• Unterschrift mit „i. A.“: Die Kennzeichnung „i. A.“ gibt an, dass der Unterzeichner nur der Überbringer der Botschaft ist, aber keine Verantwortung für das Geschriebene übernimmt. Dieser Zusatz eignet sich also nur für allgemeine, informative Korrespondenz (Urteil Bundesgerichtshof, 19.6.2007, Az: VI ZB 81/05,).
  Wenn eine Führungskraft ein Schreiben gerade nicht persönlich unterzeichnen kann, es aber zur Information schon verschickt werden soll, kann die Assistentin oder der Assistent „i. A.“ unterzeichnen.

Der früher häufig verwendete Vermerk „Nach Diktat verreist“ klingt heute zum einen sehr altmodisch, zum anderen als sei der Chef oder die Chefin sehr überstürzt und ungeplant aufgebrochen. Sie sollten ihn heute vermeiden.

• Unterschrift mit „i. V.“: Handlungsbevollmächtigte geben eine Willenserklärung zwar im eigenen Namen, aber nicht für sich selbst, sondern für einen anderen ab. Sie unterschreiben mit ihrem Namen und dem Zusatz „i. V.“ für „in Vollmacht“. Der Zusatz wird auch oft als „in Vertretung“ interpretiert. Sie sind auf Dauer zu allen Rechtsgeschäften berechtigt, die der Betrieb eines Unternehmens mit sich bringt. (§ 164 Absatz 1 Satz 1 BGB).  
• Unterschrift ohne Zusatz: Nur mit dem Namen unterschreiben ausschließlich Firmeninhaber, Geschäftsführer, Gesellschafter und Vorstände. Ihre Funktion sollte direkt unterhalb des Namens genannt werden, damit der Empfänger eindeutig informiert ist:
  Peter Müller
  Geschäftsführer
• Unterschrift mit „ppa.“: Prokuristen unterschreiben mit „per Prokura“ („per procura autoritate“). Prokuristen sind berechtigt „zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt“ (§ 49 Absatz 1 HGB).

Tipp: Gerade bei E-Mail wird heute in vielen Unternehmen auf die Kennzeichnung der Unterschrift verzichtet. Bei größeren Bestellungen, Aufträgen usw. sollten Sie durch die richtige Kennzeichnung Klarheit und Sicherheit für den Empfänger schaffen.