Inhouse-Seminare: Kommunikationstraining direkt im Unternehmen

Praxisnah, auf Ihre Texte und Gespräche zugeschnitten und als Team gemeinsam wirksam: So holen Sie Kommunikationstraining an den Arbeitsplatz

Eine Kollegin besucht ein offenes Seminar, kommt motiviert zurück, und nach zwei Wochen schreibt das Team wieder wie vorher. Dieses Muster kennen viele Personalverantwortliche. Ein Inhouse-Seminar setzt deshalb nicht bei einzelnen Personen an, sondern beim Team: mit den E-Mails, Telefonaten und Präsentationen aus Ihrem Unternehmen, abgestimmt auf Branche und Zielgruppen, mit gemeinsamen Standards für alle.

Der Anlass ist meist konkret. Kunden beschweren sich über unklare Antworten, oder eine Kundenbefragung zeigt schwache Werte bei der Kommunikation. Oft fordert das Team das Training selbst ein, weil Anfragen anspruchsvoller und konfliktreicher geworden sind. Besonders häufig betrifft das Kundenservice und Innendienst mit hohem Volumen an E-Mails, Briefen, Chats, Tickets und Telefonaten.

Was ist ein Inhouse-Seminar?

Ein Inhouse-Seminar ist ein Training, das ein Unternehmen exklusiv für die eigenen Mitarbeitenden bucht. Es findet vor Ort im Unternehmen oder als Live-Online-Seminar statt. Der Trainer stimmt die Inhalte vorab auf Branche, Zielgruppen und konkrete Kommunikationssituationen ab. Das Format eignet sich für Teams, Abteilungen und bereichsübergreifende Gruppen jeder Unternehmensgröße: vom Kundenservice mit acht Personen bis zum Vertriebsbereich mit mehreren Parallelterminen.

Der Unterschied zum offenen Seminar liegt in der Gruppe. Dort sitzen Teilnehmende aus vielen Firmen mit unterschiedlichen Zielen zusammen. Im Inhouse-Seminar arbeitet ein Team an einem gemeinsamen Ziel: der Kommunikation des eigenen Unternehmens. Die Inhouse-Seminare von uwe freund seminare & communications basieren auf über 30 Jahren Trainingspraxis mit mehr als 45.000 Teilnehmenden aus über 600 Unternehmen.

Welche Kommunikationsthemen lassen sich als Inhouse-Seminar buchen?

Alle Seminare von uwe freund seminare sind als Inhouse-Training buchbar. Die Schwerpunkte liegen auf der schriftlichen und mündlichen Kommunikation mit Kunden, im Team und gegenüber Entscheidern. Auf Wunsch verbinden wir mehrere Themen zu einem Programm, etwa E-Mail und Telefon für ein Kundenservice-Team.

Inhouse-Seminar E-Mail-Kommunikation und Korrespondenz

Klare, wertschätzende und zeitgemäße E-Mails und Briefe: Im Korrespondenztraining und im E-Mail-Seminar überarbeiten die Teilnehmenden ihre eigenen Textvorlagen. Aus „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben teilen wir Ihnen mit" wird „Vielen Dank für Ihre E-Mail". Die Normen der DIN 5008 sind dabei korrekt umgesetzt, denn Uwe Freund ist Mitglied im DIN-Arbeitsausschuss, der die Norm weiterentwickelt. Wer KI-Tools einsetzt, trainiert im Seminar Moderne E-Mails mit KI, wie gute Prompts und eine kritische Nachbearbeitung zusammenspielen.

Inhouse-Seminar Telefontraining und Umgang mit schwierigen Kunden

Professionelle Gesprächsführung am Telefon, Stimmwirkung, Fragetechnik und Deeskalation: Das Telefontraining arbeitet mit Gesprächssituationen aus Ihrem Alltag, aufgezeichnet und gemeinsam ausgewertet. Das Seminar Umgang mit schwierigen Kunden vertieft Grenzen setzen, Provokationen abfangen und den Weg zurück zur Lösung.

Inhouse-Seminar Beschwerdemanagement

Reklamationen wertschätzend und lösungsorientiert beantworten, schriftlich und am Telefon: Im Seminar Beschwerdemanagement per Brief und E-Mail entstehen Formulierungsbausteine für die typischen Beschwerdeanlässe Ihres Unternehmens. Für Teams, die Kanäle und KI-Unterstützung verbinden, gibt es das Training Kundenservice per E-Mail und Telefon mit KI. Ein messbares Ziel dabei ist die Erstbeantwortungsquote: Wie viele Anliegen sind mit der ersten Antwort erledigt?

Weitere Inhouse-Themen: Präsentation, Formulieren, KI, Konflikte, Zeit

Das Präsentationstraining arbeitet mit Videoanalyse an echten Foliensätzen, ergänzt durch das Seminar Pyramidale Präsentationen mit Storyline. Die Schreibwerkstatt für komplexe Sachverhalte richtet sich an Fachabteilungen, die Berichte und Stellungnahmen verständlich formulieren. Dazu kommen Texten und Formulieren mit KI-Tools, das Konfliktmanagement-Seminar und Zeitmanagement mit Outlook.

Welche Vorteile hat ein Inhouse-Seminar gegenüber offenen Seminaren?

Ein Inhouse-Seminar ist das Format mit dem höchsten Transfer in den Arbeitsalltag. Es arbeitet an echten Texten und Gesprächen des Teams und schafft gemeinsame Standards. Fünf Gründe sprechen konkret dafür:

• Echte Beispiele statt Musterfälle. Die Teilnehmenden schicken vorab ihre E-Mails, Gesprächsanlässe oder Foliensätze ein, anonymisiert. Die Analyse dieser Fälle zeigt fast immer denselben Befund: „korrekt, aber unklar". Absicherungsdeutsch, Passiv und Paragraphen statt Begründung sind rechtlich unangreifbar und erzeugen genau deshalb Rückfragen und Eskalationen.
• Ergebnisse sofort am Seminarende. Alle Teilnehmenden erhalten ihre im Seminar erarbeiteten Texte, Formulierungen und Vorlagen noch am selben Tag per E-Mail, dokumentiert und direkt einsetzbar. Flipchart-Fotos verschwinden in der Schublade, eine fertige Vorlage nicht.
• Gemeinsame Standards. Das Team einigt sich im Seminar auf Anrede, Tonalität, Aufbau und Grußformel. Kunden erleben danach eine einheitliche Unternehmenssprache, unabhängig davon, wer antwortet.
• Unternehmenssprache und Prozesse. Fachbegriffe, Systeme, Freigabewege und rechtliche Vorgaben Ihrer Branche fließen in die Übungen ein. Niemand verliert Zeit mit Beispielen, die nicht passen.
• Weniger Zeitaufwand. Laut IW-Weiterbildungserhebung 2023 ist Zeitmangel das größte Hemmnis betrieblicher Weiterbildung. Beim Inhouse-Seminar entfallen Anreise und Hotel, der Termin passt in den Betriebsablauf, und Online-Formate lassen sich in halbe Tage teilen.
• Wirtschaftlichkeit. Ein Festpreis für die Gruppe statt Einzelgebühren pro Person: Schon bei kleinen Teams ist das Inhouse-Format günstiger als mehrere Buchungen offener Seminare, inklusive Konzeptanpassung und Nachbereitung.

Die Weiterbildungsbereitschaft der Unternehmen ist hoch. Laut IW-Weiterbildungserhebung 2023 des Instituts der deutschen Wirtschaft bieten 93 Prozent der Unternehmen Weiterbildung an. Sie investieren dafür im Schnitt 1.347 Euro pro Beschäftigtem und Jahr. Zugleich stellt die Erhebung fest, dass soziale Kompetenzen seltener trainiert werden als Fach- und IT-Wissen. Genau hier liegt die Lücke, die ein Kommunikationstraining für das gesamte Team schließt.

Wie läuft ein Inhouse-Seminar bei uwe freund ab?

Ein Inhouse-Seminar bei uwe freund seminare folgt vier Schritten: Bedarfsanalyse, Konzept, Durchführung und Transfer. Den Termin legen wir meist vier bis acht Wochen im Voraus fest. Von der Vorbereitung bis zum Trainingstag vergehen je nach Terminlage drei Wochen bis zwei Monate.

Individuelle Bedarfsanalyse als Ausgangspunkt

Am Anfang steht ein Klärungsgespräch von 30 bis 45 Minuten mit Ihnen als Auftraggeber, per Teams, Telefon oder E-Mail: Ziele, Kanäle, Tonalität, No-Gos, typische Falltypen und die rechtlichen Grenzen, die nicht verhandelbar sind. Parallel erhalten die Teilnehmenden einen Erwartungsfragebogen und senden bis eine Woche vor dem Termin echte E-Mails, Schreiben, Chats oder Gesprächssituationen ein, anonymisiert. Der Aufwand dafür liegt bei rund 15 Minuten pro Person.

Aus diesen Fällen entstehen vor dem Training die Leitplanken: Was bleibt, weil es rechtlich oder fachlich nötig ist? Was entfällt, weil es nur Länge erzeugt? Dazu kommen Qualitätskriterien für Struktur, Klarheit und nächste Schritte. Auf Wunsch erhalten Sie diese Diagnose vorab als Rückmeldung.

Konzept und Angebot

Auf Basis der Bedarfsanalyse entsteht ein Konzept mit Ablauf, Übungen und Zeitplan, abgestimmt auf Ihre Branche und Ihr Corporate Wording. Sie erhalten es zusammen mit einem Festpreisangebot. Änderungswünsche arbeiten wir direkt ein.

Praxisnahe Durchführung mit echten Fällen

Der Trainingstag besteht zur Hälfte aus Input mit konkreten Formulierungs- und Gesprächsbeispielen, zur Hälfte aus Übung an den eingesendeten Fällen. Die Teilnehmenden schreiben ihre E-Mails und Briefe um, formulieren Chat- und Ticket-Antworten, spielen Telefonate und Konfliktgespräche durch oder präsentieren vor der Kamera. Zu jedem Fall gibt es direkte Rückmeldung und eine gemeinsame Lösung, die das Team als Standard übernimmt. Der Ablauf ist in Präsenz bei Ihnen vor Ort und live online identisch.

Zum Seminar gehört das Arbeitsmaterial: ausführliches Seminarhandbuch, Übungshandbuch, Schnellreferenzkarten im DIN-A5-Format mit allen zentralen Regeln und Beispielen, Checklisten sowie Prompt-Beispiele für die tägliche Arbeit.

Nachbereitung und Transfer

Sofort am Ende des Seminars erhalten alle Teilnehmenden ihre erarbeiteten Texte, Vorlagen und Formulierungsbausteine per E-Mail. Danach schicken sie Uwe Freund jederzeit konkrete Fälle und bekommen Rückmeldung zu ihren Entwürfen, ohne Begrenzung der Anzahl. So übt niemand wochenlang falsch.

Für den Praxistransfer bewährt hat sich ein halber Transfertag zwei bis vier Wochen nach dem Training, per Microsoft Teams oder in Präsenz: Das Team bespricht echte Beispiele aus der Zwischenzeit und klärt offene Fragen, im Plenum oder als Coaching in Kleingruppen. Auf Wunsch überarbeitet Uwe Freund zusätzlich Ihre Standardschreiben, Textbausteine und Vorlagen nach dem neuen Standard und entwickelt firmenspezifische Prompts für KI-gestütztes Schreiben. Bislang sind so unter anderem 700 Vorlagen für eine Krankenkasse und 300 für eine Versicherung entstanden.

Für welche Branchen eignen sich Inhouse-Seminare besonders?

Inhouse-Seminare wirken überall dort, wo viele Menschen im Namen eines Unternehmens schreiben und sprechen. In über 30 Jahren Trainingspraxis haben sich einige Schwerpunkte herausgebildet:

• Kundenservice und Vertrieb: E-Mail, Telefon, Beschwerden und Angebote, oft mit dem Ziel einer hohen Erstbeantwortungsquote.
• Verwaltung und öffentliche Einrichtungen: verständliche Bescheide, Bürgerkommunikation und zeitgemäße Korrespondenz nach DIN 5008.
• Versicherungen, Krankenkassen und Finanzdienstleister: rechtssichere und zugleich verständliche Kundenschreiben, Leistungsentscheidungen, Reklamationen.
• Energieversorger und öffentlicher Verkehr: Abrechnungsrückfragen, Störungsmeldungen, Beschwerden mit hohem Volumen.
• IT und Software: Ticket- und Chat-Antworten, die technische Sachverhalte für Anwender verständlich machen.
• Fachabteilungen und Führungskräfte: Präsentationen vor Entscheidern, Berichte, komplexe Sachverhalte auf den Punkt.

Die Inhalte passen sich der Branche an, nicht umgekehrt. Ein Versicherer übt an Schadenschreiben, ein Stadtwerk an Abrechnungsrückfragen, ein Softwareanbieter an Ticketantworten.

Was kostet ein Inhouse-Seminar?

Ein Inhouse-Seminar wird als Festpreis für die Gruppe berechnet, unabhängig von der Teilnehmerzahl innerhalb der vereinbarten Gruppengröße. Der Preis hängt von vier Faktoren ab: Dauer des Seminars, Thema und Konzeptaufwand, Durchführungsort mit Reisekosten sowie Zusatzleistungen wie Transfertermin oder Videoanalyse. Online-Formate sind wegen der entfallenden Reisekosten etwas günstiger als Präsenztrainings, die Vorbereitung ist eine eigene Position.

Ein Angebot erhalten Sie innerhalb weniger Tage, unverbindlich und mit Konzeptvorschlag. Am schnellsten geht es mit diesen Angaben: Thema, ungefähre Teilnehmerzahl, Wunschzeitraum und die Entscheidung zwischen Präsenz und Online. Buchen Sie ein kostenfreies 30-minütiges Beratungsgespräch oder fordern Sie direkt ein Inhouse-Angebot an.

Häufig gestellte Fragen