„Leider“ lässt Formulierungen streng und kritisch erscheinen.
Diese Formulierung wirkt auf den ersten Blick höflich. Tatsächlich ist sie unvorteilhaft: „Leider habe ich Sie nicht erreichen können.“
Vor allem das Wort „leider“ transportiert leicht einen Unterton, der als Vorwurf ankommen kann. Im günstigsten Fall klingt es nach: „Es hat eben nicht geklappt.“
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Diese Formulierung wirkt auf den ersten Blick höflich. Tatsächlich ist sie unvorteilhaft: „Leider habe ich Sie nicht erreichen können.“ Vor allem das Wort „leider“ transportiert leicht einen Unterton, der als Vorwurf ankommen kann. Im günstigsten Fall klingt es nach: „Es hat eben nicht geklappt.“
Im ungünstigeren Fall eher nach: „Sie waren schon wieder nicht erreichbar. Sind Sie eigentlich irgendwann mal am Arbeitsplatz?“. Präziser und souveräner ist daher, wenn Sie eine konkrete Zeitangabe statt „leider“ verwenden:
„Eben habe ich Sie nicht erreicht.“
Warum ist das besser? Weil die Formulierung konkreter und neutraler ist. Die Zeitangabe „eben“ bezieht sich auf einen einzelnen Moment — nicht auf ein grundsätzliches Muster. Das nimmt Schärfe aus dem Satz.
Hinzu kommt ein zweiter Punkt: „… nicht erreichen können“ ist unnötig abgeschwächt. „Können“ gehört zu den Modalverben, die Aussagen abschwächer oder aufweichen. Das ist nicht grundsätzlich falsch — aber es muss gezielt eingesetzt werden.
Sinnvoll ist es zum Beispiel in Nutzen-Formulierungen wie:
„Damit ich Ihnen ein Angebot zusammenstellen kann, schicken Sie mir bitte noch … .“
Weniger gelungen ist dagegen: „Sie können mich gerne anrufen.“ Das klingt schnell so, als würden Sie das Angebot wieder zurückziehen: „… aber es muss auch nicht sein, und das wäre mir eigentlich lieber“. Klarer sind deshalb:
„Rufen Sie mich gerne an.“
„Bei Fragen melden Sie sich gerne bei mir.“
Professionelle zeitgemäße Kommunikation zeigt sich nicht in den Floskeln des alten Bürodeutschs, sondern in Klarheit, Präzision und einem Ton, der klar und freundlich bleibt, ohne unterschwellige Kritik zu transportieren.
Mehr Tipps unter: www.uwefreund.com/wissen
Autor: Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen 
