Welche geschäftlichen Briefe unterschrieben werden müssen – und bei welchen keine Unterschrift notwendig ist

Die meisten geschäftlichen Briefe sind grundsätzlich auch ohne Unterschrift gültig. Der Vermerk „Dieses Schreiben ist maschinell erstellt und auch ohne Unterschrift gültig“ ist also überflüssig.

Kennen Sie noch den Vermerk „Dieses Schreiben ist maschinell erstellt …“? Eigentlich ein unsinniger Satz, denn auch auf der Schreibmaschine waren Briefe wie heute am Computer „maschinell erstellt“. Tatsächlich gilt bei den meisten Geschäftsbriefen, dass keine Unterschrift notwendig ist, um sie gültig oder verbindlich zu machen. Rechnungen und Auftragsbestätigungen tragen also nie eine Unterschrift.

In Deutschland gibt es einige Regeln dafür, welche geschäftlichen Briefe unterschrieben werden müssen und welche nicht:

Briefe, die unterschrieben werden müssen, sind:

• alle Verträge wie Arbeitsverträge, Mietverträge oder Kaufverträge
• Kündigungen von Verträgen
• Bürgschaftserklärungen
• Vollmachten
• Testamente
• offizielle Schreiben oder Dokumente an Behörden wie Anträge auf Baugenehmigung oder Steuererklärungen.

Schreiben, die normalerweise keine Unterschrift benötigen:

• geschäftliche Briefe im alltäglichen Geschäftsverkehr wie Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Angebote usw.
• Rechnungen
• Marketingmaterial, Werbesendungen

Es gibt jedoch Ausnahmen und Grauzonen: In manchen Unternehmen oder Branchen ist es üblich oder sogar vorgeschrieben, auch geschäftliche Korrespondenz mit einer Unterschrift zu versehen – selbst bei eher formlosen Schreiben. Manche Firmen handhaben das sehr strikt, andere wiederum legerer.

Bei wichtigen, verbindlichen und rechtlich relevanten Dokumenten und Verträgen sollte man immer eine Unterschrift anbringen, wenn man auf Nummer sicher gehen will. Denn die Unterschrift dient als Nachweis der Verbindlichkeit und Echtheit eines Schriftstücks. Generell gilt: Je verbindlicher, bedeutsamer und rechtlich relevanter ein Schriftstück ist, desto eher ist eine Unterschrift des Ausstellers erforderlich, um die Verbindlichkeit rechtlich zu untermauern. Andererseits müssen rein informelle und unverbindliche Briefe häufig nicht unterschrieben werden.

Es kann auch vorkommen, dass bestimmte Vertragsformen gesetzlich eine Unterschrift erfordern, während andere Vertragsformen formlos gültig sind. Oft ist auch entscheidend, ob ein Vertrag zwischen Privatpersonen oder zwischen Unternehmen geschlossen wird. Im Zweifel lohnt es sich, bei rechtlichen Fragen einen Experten zu fragen.

Was sagt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) dazu, für welche Schreiben Unterschriften notwendig sind?

Das BGB regelt nicht allgemein, welche Briefe oder Dokumente unterschrieben werden müssen. Es enthält jedoch Formvorschriften für bestimmte Rechtsgeschäfte und Willenserklärungen, bei denen eine Unterschrift erforderlich ist:

• § 126 BGB – Schriftform: „Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“
• § 126 a BGB – Textform: „Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“

Diese Schriftform ist im BGB zum Beispiel vorgeschrieben für:

• Grundstückskaufverträge: § 311b BGB
• Bürgschaftsverträge § 766 BGB
• Aufhebungsverträge über Wohnraummietverhältnisse  § 573 c BGB
• Testamente § 2231 BGB

Für viele andere Vertragsarten wie Kaufverträge über bewegliche Sachen oder Dienstleistungsverträge enthält das BGB keine Formvorschriften. Hier sind die Verträge formlos gültig, eine Unterschrift ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben und auch keine elektronische Signatur. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch oft zur Beweissicherung, auch formlose Verträge zu unterschreiben.

Was sagt das Handelsgesetzbuch (HGB) dazu, für welche Schreiben Unterschriften notwendig sind?

Das HGB enthält keine umfassenden und allgemeingültigen Regelungen dazu, welche Briefe im Handelsverkehr zwingend unterschrieben werden müssen. Es gibt nur einige Bestimmungen, die zumindest teilweise Formerfordernisse vorsehen, zum Beispiel

• § 363 HGB – Form von Handlungsvollmachten: „Anweisungen, die auf einen Kaufmann über die Leistung von Geld, Wertpapieren oder anderen vertretbaren Sachen ausgestellt sind, ohne dass darin die Leistung von einer Gegenleistung abhängig gemacht ist, können durch Indossament übertragen werden, wenn sie an Order lauten. Dasselbe gilt von Verpflichtungsscheinen, die von einem Kaufmann über Gegenstände der bezeichneten Art an Order ausgestellt sind, ohne dass darin die Leistung von einer Gegenleistung abhängig gemacht ist.“

Darüber hinaus sieht das HGB keine zwingenden Formerfordernisse für den normalen Geschäftsbriefverkehr vor. Die Unterschriftserfordernis richtet sich nach der Art und Bedeutung des jeweiligen Schriftstücks sowie den Gepflogenheiten im konkreten Geschäftsverkehr.

Bei besonders wichtigen, rechtlich bindenden Dokumenten wie Verträgen, Willenserklärungen, Bestätigungen ist im Handelsverkehr üblicherweise eine Unterschrift erforderlich, um die Verbindlichkeit zu dokumentieren. Bei laufendem Geschäftsverkehr wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferavisen sind Unterschriften heute oft durch Belege per Dateien ersetzt worden.