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Abwesenheitsnotiz – freundlich, klar und eindeutig – Abwesenheitsnotiz – Abwesenheitsmitteilung

Abwesenheitsnotiz – freundlich, klar und eindeutig – Abwesenheitsnotiz – Abwesenheitsmitteilung
4. Juli 2016 Uwe Freund

Wie formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz bei E-Mails?

Abwesenheitsnotizen informieren bei Urlaub, Krankheit, Teilnahme an Seminaren usw. darüber, wann Sie wieder zu erreichen sind – und wer in der Zwischenzeit eventuell helfen kann. Sie sollen beim Empfänger positiv wirken. Das ist aber nicht bei allen Varianten der Fall:

  • unfreundlich: „in dringenden Notfällen erreichen Sie“ – heißt: lassen Sie bloß meinen Vertreter in Ruhe.
  • negativ: „ich habe nur sporadisch Zugriff auf meine E-Mails und beantworte dann einzelne davon“ – heißt: ob Ihre E-Mail wohl bei denen ist, die so wichtig genommen werden, eine Antwort zu erhalten?
  • ungünstig: „ich bin fünf Wochen in Urlaub“ – die Dauer interessiert nicht, sondern nur der Termin, an dem Sie wieder erreichbar sind. Übrigens: nicht in allen Berufsfeldern und Ländern sind fünf Wochen Urlaub möglich …
  • falsch/steif: „Sehr geehrte Damen und Herren“ – diese Anrede ist bei allen Abwesenheitsnotizen unsinnig, denn sie geht ja zwangsläufig nur an einen einzelnen Empfänger.

Stattdessen empfehle ich Ihnen:

Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Sie erreichen mich ab dem tt.mm.jjjj wieder persönlich. Ihre E-Mail wird automatisch an Uwe Freund, Telefon 089 260117-88, info@uwefreundseminare.com, weitergeleitet. Er setzt sich direkt mit Ihnen in Verbindung.

Freundliche Grüße
Vorname Name

Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Benötigen Sie schon vorher eine Antwort? Dann wenden Sie sich bitte an Uwe Freund, Telefon 089 260117-88, info@uwefreundseminare.com,

Freundliche Grüße
Vorname Name

TIPP: Wenn Sie damit rechnen, nach dem Urlaub eine Flut von E-Mails bearbeiten zu müssen, sollte der in der Abwesenheitsnotiz genannte Termin nicht der erste Arbeitstag sein, sondern zum Beispiel der zweite. Dann können Sie den ersten Arbeitstag zum Abarbeiten der aufgelaufenen E-Mails nutzen.

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DIN 5008: Korrekt und modern schreiben: DIN 5008, Rechtschreibung, Kommasetzung: eBook zum Sofortdownload als PDF

Für Rückfragen stehen wir zur Verfügung – veraltet, formell, bürokratisch – Was schreiben Sie stattdessen?

Dr. und Prof./Professor heute noch üblich am Telefon und in E-Mail?

Hiermit sende ich Ihnen – ist falsch als Hinweis auf Anlagen bei Brief oder E-Mail

Abkürzungen mit oder ohne Leerzeichen? Abkürzung: z.B. oder z. B.? i.V. oder i. V.?

Geschlechtsneutral in E-Mails und Briefen – „MitarbeiterInnen“, „Mitarbeitende“ oder „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“?

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Richtige Anrede: Namen, Doppelname, Adelstitel, öffentliche Ämter

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ich oder wir in E-Mails und Briefen – schreibe ich in der Ich-Form oder Wir-Form?

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Offene Worte: Schreibt man noch „offene Worte“ in Brief oder E-Mail?

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Komma bei trotz und neben? Präpositionaler Ausdruck ohne Komma.

E-Mails und Briefe: Modern und professionell – diese veralteten Formulierungen müssen Sie vermeiden!

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Die neue DIN 5008:2020 Übersicht: Alles auf einen Blick – die kostenlosen Schnell-Referenzkarten

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Geburtstagszeitung mit Microsoft Word selbst erstellen – individuell schnell perfekt automatisch – persönliches Geschenk

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