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Abwesenheitsnotiz – freundlich, klar und eindeutig – Abwesenheitsnotiz – Abwesenheitsmitteilung

Abwesenheitsnotiz – freundlich, klar und eindeutig – Abwesenheitsnotiz – Abwesenheitsmitteilung
4. Juli 2016 Uwe Freund

Wie formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz bei E-Mails?

Abwesenheitsnotizen informieren bei Urlaub, Krankheit, Teilnahme an Seminaren usw. darüber, wann Sie wieder zu erreichen sind – und wer in der Zwischenzeit eventuell helfen kann. Sie sollen beim Empfänger positiv wirken. Das ist aber nicht bei allen Varianten der Fall:

  • unfreundlich: „in dringenden Notfällen erreichen Sie“ – heißt: lassen Sie bloß meinen Vertreter in Ruhe.
  • negativ: „ich habe nur sporadisch Zugriff auf meine E-Mails und beantworte dann einzelne davon“ – heißt: ob Ihre E-Mail wohl bei denen ist, die so wichtig genommen werden, eine Antwort zu erhalten?
  • ungünstig: „ich bin fünf Wochen in Urlaub“ – die Dauer interessiert nicht, sondern nur der Termin, an dem Sie wieder erreichbar sind. Übrigens: nicht in allen Berufsfeldern und Ländern sind fünf Wochen Urlaub möglich …
  • falsch/steif: „Sehr geehrte Damen und Herren“ – diese Anrede ist bei allen Abwesenheitsnotizen unsinnig, denn sie geht ja zwangsläufig nur an einen einzelnen Empfänger.

Stattdessen empfehle ich Ihnen:

Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Sie erreichen mich ab dem tt.mm.jjjj wieder persönlich. Ihre E-Mail wird automatisch an Uwe Freund, Telefon 089 260117-88, info@uwefreundseminare.com, weitergeleitet. Er setzt sich direkt mit Ihnen in Verbindung.

Freundliche Grüße
Vorname Name

Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Benötigen Sie schon vorher eine Antwort? Dann wenden Sie sich bitte an Uwe Freund, Telefon 089 260117-88, info@uwefreundseminare.com,

Freundliche Grüße
Vorname Name

TIPP: Wenn Sie damit rechnen, nach dem Urlaub eine Flut von E-Mails bearbeiten zu müssen, sollte der in der Abwesenheitsnotiz genannte Termin nicht der erste Arbeitstag sein, sondern zum Beispiel der zweite. Dann können Sie den ersten Arbeitstag zum Abarbeiten der aufgelaufenen E-Mails nutzen.

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Das Schreibstil-Update beantwortet diese Fragen und gibt viele Praxistipps für professionelle, wirkungsvolle E-Mails und Briefe. Im Übungsteil des Korrespondenztrainings setzen Sie das neu Erlernte direkt um:

  • Was macht heute ein gutes Schreiben als E-Mail oder Brief aus?
  • Welche Regeln von früher gelten nicht mehr, und welche Formulierungen verwenden Sie stattdessen?
  • Welche DIN-Normen gelten, und wie sieht es mit Rechtschreibung und Kommasetzung aus?

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Die neue DIN 5008:2020 wurde im Vergleich zur Vorgängerversion aus dem Jahr 2011 von 70 auf 122 Seiten erweitert. Sie enthält viele kleine und größere Änderungen sowie mit neuen Bereichen wie zur Dateibenennung und für Präsentationen.

Mit der neuen Rechtschreibung sind viele heute nicht mehr nachvollziehbare Ausnahmen entfallen. Das gilt vor allem für die Kommasetzung, bei der es heute nur noch sieben statt früher 42 Regeln zu beachten gibt. Und auch bei zusammengesetzten Verben wie „zurückschicken“ oder „Rad fahren“ können Sie mir nur einer Regel schon 98 % Trefferquote erzielen.

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Komma bei trotz und neben? Präpositionaler Ausdruck ohne Komma.

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Für Rückfragen stehen wir zur Verfügung – veraltet, formell, bürokratisch – Was schreiben Sie stattdessen?

Schreiben vom – Gespräch am – vom oder am bei Datumsangaben?

Abschluss von Angeboten per Brief oder E-Mail

Abkürzungen mit oder ohne Leerzeichen? Abkürzung: z.B. oder z. B.? i.V. oder i. V.?

Englische E-Mails: Optimale Einleitung – optimaler Anfang bzw. Einstieg

DIN 5008: Korrekt und modern schreiben: DIN 5008, Rechtschreibung, Kommasetzung: eBook zum Sofortdownload als PDF

Datum richtig schreiben – Datumsangaben auf Deutsch und auf Englisch

Dr. und Prof./Professor heute noch üblich am Telefon und in E-Mail?

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