Wie formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz bei E-Mails?

Abwesenheitsnotizen informieren bei Urlaub, Krankheit, Teilnahme an Seminaren usw. darüber, wann Sie wieder zu erreichen sind – und wer in der Zwischenzeit eventuell helfen kann. Sie sollen beim Empfänger positiv wirken.

Das ist aber nicht bei allen Varianten der Fall:

• unfreundlich: „in dringenden Notfällen erreichen Sie“ – heißt: lassen Sie bloß meinen Vertreter in Ruhe.
• negativ: „ich habe nur sporadisch Zugriff auf meine E-Mails und beantworte dann einzelne davon“ – heißt: ob Ihre E-Mail wohl bei denen ist, die so wichtig genommen werden, eine Antwort zu erhalten?
• ungünstig: „ich bin fünf Wochen in Urlaub“ – die Dauer interessiert nicht, sondern nur der Termin, an dem Sie wieder erreichbar sind. Übrigens: nicht in allen Berufsfeldern und Ländern sind fünf Wochen Urlaub möglich …
• falsch/steif: „Sehr geehrte Damen und Herren“ – diese Anrede ist bei allen Abwesenheitsnotizen unsinnig, denn sie geht ja zwangsläufig nur an einen einzelnen Empfänger.

Stattdessen empfehle ich Ihnen:

Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Sie erreichen mich ab dem tt.mm.jjjj wieder persönlich. Ihre E-Mail wird automatisch an Uwe Freund, Telefon 089 260117-88, [email protected], weitergeleitet. Er setzt sich direkt mit Ihnen in Verbindung.

Freundliche Grüße

Vorname Name

Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Sie erreichen mich ab dem tt.mm.jjjj wieder persönlich. Benötigen Sie schon vorher eine Antwort? Dann wenden Sie sich bitte an Uwe Freund, Telefon 089 260117-88, [email protected],

Freundliche Grüße

Vorname Name

TIPP: Wenn Sie damit rechnen, nach dem Urlaub eine Flut von E-Mails bearbeiten zu müssen, sollte der in der Abwesenheitsnotiz genannte Termin nicht der erste Arbeitstag sein, sondern zum Beispiel der zweite. Dann können Sie den ersten Arbeitstag zum Abarbeiten der aufgelaufenen E-Mails nutzen.