Wie formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz bei E-Mails?

Abwesenheitsnotizen informieren bei Urlaub, Krankheit, Teilnahme an Seminaren usw. darüber, wann Sie wieder zu erreichen sind – und wer in der Zwischenzeit eventuell helfen kann. Sie sollen beim Empfänger positiv wirken.

Schnellzugriff: Korrespondenztraining . E-Mail-Seminar . Beschwerden klar & wertschätzend beantworten . Kompakt formulieren . Telefontraining . Präsentationstraining . Zeitmanagement

Das ist aber nicht bei allen Varianten der Fall:

unfreundlich: „in dringenden Notfällen erreichen Sie“ – heißt: lassen Sie bloß meinen Vertreter in Ruhe.
negativ: „ich habe nur sporadisch Zugriff auf meine E-Mails und beantworte dann einzelne davon“ – heißt: ob Ihre E-Mail wohl bei denen ist, die so wichtig genommen werden, eine Antwort zu erhalten?
ungünstig: „ich bin fünf Wochen in Urlaub“ – die Dauer interessiert nicht, sondern nur der Termin, an dem Sie wieder erreichbar sind. Übrigens: nicht in allen Berufsfeldern und Ländern sind fünf Wochen Urlaub möglich …
falsch/steif: „Sehr geehrte Damen und Herren“ – diese Anrede ist bei allen Abwesenheitsnotizen unsinnig, denn sie geht ja zwangsläufig nur an einen einzelnen Empfänger.

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Stattdessen empfehle ich Ihnen:

Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Sie erreichen mich ab dem tt.mm.jjjj wieder persönlich. Ihre E-Mail wird automatisch an Uwe Freund, Telefon 089 260117-88, info@uwefreund.com, weitergeleitet. Er setzt sich direkt mit Ihnen in Verbindung.

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Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht.

Sie erreichen mich ab dem tt.mm.jjjj wieder persönlich. Benötigen Sie schon vorher eine Antwort? Dann wenden Sie sich bitte an Uwe Freund, Telefon 089 260117-88, info@uwefreund.com,

Freundliche Grüße

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TIPP: Wenn Sie damit rechnen, nach dem Urlaub eine Flut von E-Mails bearbeiten zu müssen, sollte der in der Abwesenheitsnotiz genannte Termin nicht der erste Arbeitstag sein, sondern zum Beispiel der zweite. Dann können Sie den ersten Arbeitstag zum Abarbeiten der aufgelaufenen E-Mails nutzen.

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Autor: Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie für Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät und unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Vorlagen, Text-Makros und Templates.

Erfahrung in Zahlen: 4.600+ Seminartage · 44.200+ Teilnehmende (Okt. 2025). Beispielmessung 8 Wochen nach Seminar/Maßnahme: −30 % Textlänge, +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution).

Als Kommunikationstrainer mit KI-Kompetenz vermittelt er die bewährten Inhalte des E-Mail-Trainings und die effiziente Nutzung von KI-Werkzeugen zur Texterstellung und -optimierung: Sicherung von der Qualität, Klarheit und Kundenorientierung trotz KI-Unterstützung – Entwicklung von Standards zur KI-basierten E-Mail-Kommunikation – Strategien zur nachhaltigen Effizienzsteigerung bei täglichen Korrespondenzprozessen. In Projekten führt das zu kürzeren, klareren E-Mails und weniger Rückfragen.

Uwe Freund ist Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (BJV) und im Arbeitsausschuss "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen" beim DIN Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.). Dort bringt er seine langjährige Erfahrung in die Normung von Bürokommunikation und Dokumentenstandards ein.

Studienabschluss: M. A. (Magister/Master) in Politik, Germanistik und Psychologie | Weiterbildungen: Coach (EASC) auf Basis der Transaktionsanalyse, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Gestalt, TZI, MPC, INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater) | Seminarsprachen: Deutsch, Englisch | Branchenschwerpunkte: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Energieversorger, öffentlicher Verkehr, öffentliche Verwaltung, Kanzleien, Automotive, IT, Software und Fashion/Beauty.

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