Ablage organisieren und strukturieren nach dem PRO-Modell
Mit einer übersichtlichen Grundstruktur finden Sie Ihre Unterlagen leichter und schneller wieder.
Ob, wie und wie lange Sie Unterlagen in Papierform oder in digitaler Form aufbewahren, das hängt stark von Ihren Aufgaben ab. Immer lässt sich jedoch die Ablage in drei Hauptbereiche teilen:
- P = Projekte
sind der aktive Bereich Ihrer Tätigkeit, also „das, womit Sie Ihr Geld verdienen, wofür Sie bezahlt werden“, das so genannte operative Geschäft - R = Referenz
enthält alle Unterlagen, die nur zum Nachschlagen gedacht, aber nicht mehr direkt und häufig benötigt werden - O = Organisation
ist alles, was notwendig ist, „damit der Laden läuft“, zum Beispiel Büromaterialbestellungen, Urlaubspläne, Verträge
Wie groß der Anteil der einzelnen Bereiche in Ihren Ablagen ist, hängt wiederum stark von Ihrem Aufgabenbereich ab.
Mit diesem PRO-Modell können Sie schon einmal eine Grundeinteilung Ihrer Ablage vornehmen, die an jedem Arbeitsplatz eine leichte und schnelle Orientierung ermöglicht. Und natürlich sollte dieses System durchgängig bei allen Ablagemedien und auch auf dem PC verwendet werden.
Autor: Uwe Freund
