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Zeitmanagement: Ablage organisieren und strukturieren nach dem PRO-Modell

Zeitmanagement: Ablage organisieren und strukturieren nach dem PRO-Modell
13. März 2018 Uwe Freund

Ablage organisieren und strukturieren nach dem PRO-Modell

Mit einer übersichtlichen Grundstruktur finden Sie Ihre Unterlagen leichter und schneller wieder.

Ob, wie und wie lange Sie Unterlagen in Papierform oder in digitaler Form aufbewahren, das hängt stark von Ihren Aufgaben ab. Immer lässt sich jedoch die Ablage in drei Hauptbereiche teilen:

  • P = Projekte
    sind der aktive Bereich Ihrer Tätigkeit, also „das, womit Sie Ihr Geld verdienen, wofür Sie bezahlt werden“, das so genannte operative Geschäft
  • R = Referenz
    enthält alle Unterlagen, die nur zum Nachschlagen gedacht, aber nicht mehr direkt und häufig benötigt werden
  • O = Organisation
    ist alles, was notwendig ist, „damit der Laden läuft“, zum Beispiel Büromaterialbestellungen, Urlaubspläne, Verträge

Wie groß der Anteil der einzelnen Bereiche in Ihren Ablagen ist, hängt wiederum stark von Ihrem Aufgabenbereich ab.

Mit diesem PRO-Modell können Sie schon einmal eine Grundeinteilung Ihrer Ablage vornehmen, die an jedem Arbeitsplatz eine leichte und schnelle Orientierung ermöglicht. Und natürlich sollte dieses System durchgängig bei allen Ablagemedien und auch auf dem PC verwendet werden.

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Der richtige Umgang mit Aufgaben, Projekten wie auch mit Störungen, Zeitfressern und Unterbrechungen ist ein zentraler Faktor für beruflichen Erfolg und persönliche Zufriedenheit.

  • Testen Sie, welche typischen Denk- und Organisationsfehler Sie machen, und ermitteln Sie Ihr Verbesserungspotenzial.
  • Erkennen Sie, welche Ihre Ziele sind und wie Sie bewusst und konkret Prioritäten setzen können. Lernen Sie, wie Ihre persönlichen Denkweisen die Art beeinflussen, Entscheidungen zu treffen – und wie Sie dies in positive Energie umwandeln können.
  • Sehen Sie, mit welcher einfachen Kombination von Organisationsmitteln Sie bereits optimal arbeiten und stressfreier leben können.
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