Wie gehe ich mit der E-Mail-Flut nach dem Urlaub um?
Eine Flut von E-Mails nach dem Urlaub in Ihrer Inbox und bereits zwei Termine am ersten Arbeitstag. Wie kommen Sie da schnell auf den aktuellen Stand?
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Tipp 1: Mindestens einen Tag für das Abarbeiten einplanen
Wenn Sie damit rechnen, nach dem Urlaub eine Flut von E-Mails bearbeiten zu müssen, sollte der in der Abwesenheitsnotiz genannte Termin nicht der erste Arbeitstag sein, sondern zum Beispiel der zweite. Dann können Sie den ersten Arbeitstag zum Abarbeiten der aufgelaufenen E-Mails nutzen.
Tipp 2: Beim ersten Durchgang nur vorsortieren, aber noch nicht abarbeiten
Starten Sie beim ersten Durcharbeiten von oben nach unten, also von der zuletzt eingegangene zur älteren E-Mail hin. So können Sie feststellen, ob sich vielleicht ältere E-Mails schon durch neuere überholt haben. Wenn Sie dies feststellen, schieben Sie die E-Mail gleich in den entsprechenden Ordner oder in einen Sammelordner wie „Archiv“ oder „Ablage“.
Wichtig für Sie: Bearbeiten Sie noch keine der E-Mails beim ersten Durchgang! Sortieren Sie sie vor:
- Legen Sie Ordner mit „Prio A“, „Prio B“ und „Prio C“ sowie nach wichtigen Themen oder Tätigkeiten an und verschieben Sie die E-Mail in diese Ordner – oder
- vergeben Sie Kategorien nach Wichtigkeit und Themen.
Arbeiten Sie dann die zusammengehörigen Themenblöcke schließlich von der ältesten zur neuesten E-Mail ab.
Autor: Uwe Freund unterstützt Unternehmen als Kommunikationstrainer, Speaker, Coach und Berater für Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation.
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