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Richtig melden am Telefon – erst ‘Guten Tag’ oder erst der Firmenname? Vorname oder nicht?

Richtig melden am Telefon – erst ‘Guten Tag’ oder erst der Firmenname? Vorname oder nicht?
1. April 2018 Uwe Freund

Wie melden Sie sich richtig am Telefon und in welcher Reihenfolge?

Erst ‘Guten Tag’ oder erst der Firmenname? Mit Vorname oder ohne?

Die ersten 2 bis 4 Silben Ihrer Meldung am Telefon nimmt der Anrufer noch nicht optimal auf. Deshalb sollte die erste Information eine möglichst unwichtige sein, also der Tagesgruß:

  • Tagesgruß: “Guten Tag” oder “Einen schönen guten Tag” (so dass “guten Tag” auch wirklich gut verstanden werden kann)
  • Firmenname: “XY GmbH” – allerdings immer ohne das Wort “Firma”, denn dies wirkt antiquiert
  • Ihr Name: “Sie sprechen mit [Vorname] [Nachname]” – nur den Nachnamen zu nennen, wirkt distanziert. Wenn Sie als Mann eine sehr hohe Stimme haben, können Sie auch “Sie sprechen mit Herrn [Nachname]” verwenden. Entsprechen wenn Sie als Frau eine sehr tiefe Stimme haben, können Sie auch “Sie sprechen mit Frau [Nachname]” verwenden. Das gilt auch, wenn Ihr Nachname auch als Vorname gängig ist, z. B. “Andreas Peter” – hier ist “Sie sprechen mit Herrn Peter” häufig günstiger.
  • Aufforderung zur Aktion: “Was kann ich für Sie tun?”

Tipp: Die Aufforderung zur Aktion sollte nicht “Wie kann ich Ihnen helfen?” sein – das klingt, als könne Ihr Anrufer nur wegen eines Problems anrufen. Das ist nur bei reinen Service-Telefonnummern wie technischen Hotlines sinnvoll.

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