Wie melden Sie sich richtig am Telefon und in welcher Reihenfolge?

So ist es optimal: erst “Guten Tag”, dann der Firmenname – Ihren Namen immer mit Vorname.

Die ersten 2 bis 4 Silben Ihrer Meldung am Telefon nimmt der Anrufer noch nicht optimal auf. Deshalb sollte die erste Information eine möglichst unwichtige sein, also der Tagesgruß:

• Tagesgruß: “Guten Tag” oder “Einen schönen guten Tag” (so dass “guten Tag” auch wirklich gut verstanden werden kann)
• Firmenname: “XY GmbH” – allerdings immer ohne das Wort “Firma”, denn dies wirkt antiquiert
• Ihr Name: “Sie sprechen mit [Vorname] [Nachname]” – nur den Nachnamen zu nennen, wirkt distanziert. Wenn Sie als Mann eine sehr hohe Stimme haben, können Sie auch “Sie sprechen mit Herrn [Nachname]” verwenden. Wenn Sie als Frau eine sehr tiefe Stimme haben, können Sie auch “Sie sprechen mit Frau [Nachname]” verwenden. Das gilt auch, wenn Ihr Nachname auch als Vorname gängig ist, z. B. “Andreas Peter” – hier ist “Sie sprechen mit Herrn Peter” häufig günstiger.
• Aufforderung zur Aktion: “Was kann ich für Sie tun?”

Tipp: Die Aufforderung zur Aktion sollte nicht “Wie kann ich Ihnen helfen?” sein – das klingt, als könne Ihr Anrufer nur wegen eines Problems anrufen. Das ist nur bei reinen Service-Telefonnummern wie technischen Hotlines sinnvoll.