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Regeln erstellen mit Microsoft Outlook

Regeln erstellen mit Microsoft Outlook
11. Mai 2021 Uwe Freund

Regeln erstellen in Outlook – E-Mails bei Eingang automatisch verschieben lassen fĂŒr bessere Zeitmanagement

Konzentrieren Sie sich auf das Wichtige: Entlasten Sie Ihren Posteingang ganz einfach mit Regeln in Outlook.

Legen Sie in der Ordnerliste einen Ordner an, der alle Ihre CC:-E-Mails aufnehmen soll. Diese können Sie dann zu einer energetisch ausreichend guten, aber nicht zur besten Zeit im Block bearbeiten. GĂŒnstig dafĂŒr ist zum Beispiel der frĂŒhe Nachmittag.Überlegen Sie, ob Sie E-Mails automatisch vorselektieren lassen können, zum Beispiel alle E-Mails, bei denen Sie nur mit „CC:“ adressiert sind. Bei diesen hat der Sender selbst bereits durch die Art der Adressierung angegeben, dass die Nachricht fĂŒr Sie geringere Wichtigkeit hat. WĂŒrde er das anders sehen, dann hĂ€tte er Sie ja mit „An:“ adressiert.

Wichtig fĂŒr Sie: Legen Sie fĂŒr sich selbst einen festen Zeitpunkt fest, zu dem Sie die CC:-Mails dann tĂ€glich bearbeiten, zum Beispiel nach der Mittagspause. Und legen Sie vielleicht sogar einen Regeltermin dafĂŒr in Outlook an, um sich daran zu gewöhnen.

Und so legen Sie eine neue Regel in Outlook an:

Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf die SchaltflĂ€che „Regeln“.

und wĂ€hlen „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

WĂ€hlen Sie die Option „Neue Regel“ und „Regeln auf von mir empfangene E-Mails anwenden“.

Klicken Sie auf die SchaltflĂ€che „Weiter“, um zum nĂ€chsten Dialogfenster zu gelangen, und aktivieren Sie dort das KĂ€stchen „die meinen Namen im Feld ‚Cc’ enthĂ€lt“ oder „die meinen Namen im Feld ‚An’ nicht enthĂ€lt“.

Klicken Sie wieder auf „Weiter“, um zum nĂ€chsten Dialog zu gelangen.

Bei „Was soll mit dieser Nachricht passieren?“ geben Sie an: „diese in den Ordner Zielordner verschieben“.

Klicken Sie dann auf Zielordner im unteren Fensterbereich, um den Ordner festzulegen.

Wenn Sie nochmals auf „Weiter“ klicken, können Sie Ausnahmen festlegen, z. B. dass CC-Mails mit hoher Wichtigkeit oder von bestimmten Personen wie Vorstand oder GeschĂ€ftsfĂŒhrung nicht verschoben werden.

Klicken Sie schließlich auf „Fertig stellen“, um die Festlegung der Regel abzuschließen.