Zeitmanagement-Tipps: Umgang mit ständiger Erreichbarkeit

Zeitmanagement: aktiver Umgang mit der permanenten Erreichbarkeit

Aktives Zeitmanagement: gezielt verfügbar sein sowie optimal strukturieren und wertig kommunizieren.

Interview in tz München vom 27./28.10.2017. Das Interview führte Christiane Wörmann.

Die moderne Arbeitswelt erfordert immer mehr perfekte Organisation von den Berufstätigen. Viele Menschen haben ständig das Gefühl, zu viel zu tun und zu wenig Zeit zu haben. Kann man diesem Kreislauf überhaupt entfliehen?

Stimmt, wir sind schneller und produktiver als vor 20 Jahren, aber damit steigen auch unsere Erwartungen an uns selbst und an andere. Wir sind permanent erreichbar. Und es gibt immer noch etwas mehr zu tun, zu sehen und zu wissen.

Dabei ist das Gefühl der Überlastung oft auch hausgemacht: Wer zum Beispiel bei jeder E-Mail, jeder WhatsApp usw. eine akustische Meldung bekommt, setzt sich selbst unter den Druck, nun auch sofort zu antworten – egal, was man sonst gerade macht. Die elektronischen Nachrichten werden wichtiger genommen als der persönliche Gesprächspartner.

Dabei ist das Gefühl der Überlastung oft auch hausgemacht: Wer zum Beispiel bei jeder E-Mail, jeder WhatsApp usw. eine akustische Meldung bekommt, setzt sich selbst unter den Druck, nun auch sofort zu antworten – egal, was man sonst gerade macht. Die elektronischen Nachrichten werden wichtiger genommen als der persönliche Gesprächspartner.

Gibt es unterschiedliche Typen von Menschen, die ihre Zeit auch auf unterschiedliche Weise aufteilen sollten, um am Ende zufrieden zu sein mit ihrem Tun?

Ja, denn Menschen haben ein unterschiedliches Bedürfnis nach Struktur und Planung. Stark logisch-analytisch geprägte Personen sind am Ende zufrieden, wenn alles so gelaufen ist, wie sie es geplant hatten. Plötzliche Planänderungen führen zu negativem Stress.

Eher räumlich-bildlich geprägte Personen brauchen mehr Raum für Unvorhergesehenes, soziale Kontakte und Spontanes. Dafür muss dann Zeit in der Planung vorgesehen sein, zum Beispiel mehr Pufferzeiten. Das Unvorhergesehene in Maßen wird oft als besondere Motivation empfunden, also eher als positiver Stress.

Aufgaben und Arbeitszeiten sind in den meisten Jobs ja fix. Wo gibt es da überhaupt Handlungsspielraum, um den Stress von Mitarbeitern und das Gefühl des Ausgeliefertseins zu reduzieren?

Meine Erfahrung in ganz unterschiedliche Unternehmen und Branchen ist da anders: Die Arbeitszeiten werden immer flexibler, und gleichzeitig sind oft die Aufgaben gerade nicht genau definiert. Es werden Ziele definiert, aber nicht der Weg, auf dem sie genau zu erreichen sind.

Das macht natürlich die Abgrenzung schwer und führt gerade erst zum Gefühl des Ausgeliefertseins. Und es macht es anderen leicht, jemanden auszunutzen, der sich mit Struktur und Neinsagen schwer tut.

Ich empfehle hier, sich selbst eine konkrete Liste der Aufgaben zu erstellen – und auch bewusst festzulegen, wo die Grenzen sind. Das ist der erste Schritt zu aktivem Zeit- und Selbstmanagement.

Kann Zeitmanagement-Strategien jeder anwenden?

Absolut. Es gibt natürlich nicht ein einziges System, das für jeden passt. Aber es gibt eine große Zahlung von Techniken, Methoden und Werkzeugen, aus denen sich jeder das für sie oder ihn optimal passende System zusammenstellen kann.

Strukturiertes Zeitmanagement, wie Unternehmen es heute angehen, kommt den logisch-analytisch geprägten Denkern stärker entgegen.

6) Whats App, Mail & Co. sind zu wahren Zeitfressern geworden, sie unterbrechen zudem ständig eine Tätigkeit, die man vielleicht gerade konzentriert angegangen ist. Muss man heute denn wirklich immer erreichbar sein, sofort antworten und auf dem neuesten Stand sein?

Stimmt, dieser so genannte Sägeblatt-Effekt kostet viel Energie, Zeit und vor allem Konzentration. Und das führt zu weniger und schlechteren Arbeitsergebnissen.

Bewusste Selbstorganisation und auch mal gezielt Nein zu sagen hat also heute einen viel höheren Stellenwert als früher. Ich empfehle deshalb auch den Seminarteilnehmern, sich nicht mehr von Nachrichten jagen zu lassen, sondern zum Beispiel akustische Meldungen auszuschalten – und stattdessen gezielt in bestimmten zeitliche Abständen neue Nachrichten anzusehen. Und zwar dann, wenn sie sich auch wirklich darauf konzentrieren können.

Sie geben Seminare zum Thema Zeitmanagement. Berichten viele Ihrer Seminarteilnehmer davon, dass sie mit dem heutigen Tempo und der Frequenz von Mails nicht mehr Schritt halten können? Wie können Sie Ihnen helfen?

Ja, Umgang mit der E-Mail-Flut steht in jedem Seminar ganz oben auf der Wunschliste.

Als Erstes empfehle ich, eine Zeitverzögerung einzubauen, also nicht jede eingehende E-Mail sofort zu beantworten – außer sie ist wirklich wichtig und dringend. Aber das ist unwahrscheinlich, denn wer es wirklich wichtig hat, wird anrufen.

Schreiben Sie überlegte E-Mails und nicht einfach drauflos, das heißt: Überlegen Sie, wie Sie die Anzahl von E-Mails zu einem Thema reduzieren können. Wenn Sie eine E-Mail erhalten „haben Sie Zeit nächste Woche für ein Treffen“, dann schreiben Sie nicht nur „Ja, nächste Woche ist gut“, sondern machen gleich zwei Vorschläge: „Gern, wie wäre es am Montag um 15:00 Uhr oder am Mittwoch um 13:00 Uhr, hier bei mir im Büro“? Das spart Ihnen wahrscheinlich mindestens ein bis zwei weitere E-Mails.

Auch technisch lässt sich viel machen: Mailprogramme wie Outlook können Ihnen helfen, den Posteingang übersichtlich zu halten, indem Sie beispielsweise CC-Mails in einen eigenen Ordner zu verschieben. Die E-Mails dort kann man dann auf einmal zu einer Zeit lesen, die ohnehin nicht fürs konzentrierte Arbeiten geeignet ist, zum Beispiel am Nachmittag oder während einer Bus- oder U-Bahn-Fahrt.

Und wenn Sie E-Mails wie Newsletter bekommen, die Sie gar nicht wollen, informieren Sie den Absender darüber. Oder richten Sie eine Regel ein, die diese Nachrichten automatisch löscht.

Viele Menschen verbringen heute in ihrer wenigen Freizeit Stunden mit Ihren Handys, sind in den sozialen Medien unterwegs und haben am Ende des Tages das Gefühl, nicht wirklich Zeit gehabt zu haben für Gespräche mit Freunden, ihrem Partner, ihren Kindern. Was raten Sie diesen Menschen?

Zu überlegen, was sie wirklich wollen und was ihnen wichtig ist. Auch dazu gibt es zum Beispiel im Seminar einen Fragebogen zu Zielen und Lebensrollen. Hier wird schnell klar, was tatsächlich für die Zufriedenheit wichtig ist, und das gibt den Teilnehmern den Anstoß, die eigenen Aktivitäten auch wieder stärker darauf hin auszurichten.

Das kann dann heißen, die Zeit für elektronische Medien bewusst einzuschränken und einfach mehr soziale Kontakte und Aktivitäten zu planen.

Wenn allerdings schon ein Suchtverhalten vorliegt, dann braucht es auch psychologische Hilfe.

Auch bei der Freizeitplanung gerät mancher heute in Stress. Das Angebot ist groß, alles kann man aber nicht gleichzeitig machen. Welche Strategie ist da richtig, um sich darauf zu besinnen, was man wirklich will?

Das ist vor allem ein Thema der stark räumlich-bildlich geprägten. Sie gehen davon aus, dass alles sein muss, was möglich ist.

Auch hier ist es wichtig zu entscheiden, was mir wirklich wichtig ist. Und dann geht’s ans Ausmisten: Wenn ich nur eine einzige Sache heute machen könnte, was wäre das? Wenn ich wüsste, dass morgen die Welt untergeht – wie und mit wem würde ich diesen letzten Tag verbringen? Solche Fragen helfen oft, den Nebel zu lichten und bewusst zu entscheiden.

Glauben Sie, dass irgendwann wieder einmal eine Zeit der Langsamkeit anbrechen wird?

Vielleicht nicht Langsamkeit, aber etwas, das im Moment im Zeitmanagement immer stärker in den Fokus kommt: Achtsamkeit. Also: nicht viel und oberflächlich, sondern bewusst und wertig.

Viele Unternehmen rücken schon wieder ab vom Ideal der permanenten Erreichbarkeit, weil sie oft zu oberflächlicher und nicht zielgerichteter Kommunikation führt. Es werden Rückzugsräume eingerichtet, Mitarbeiter können Noice-Cancelling-Kopfhörer bestellen, und auch mobiles Arbeiten zum Beispiel von zuhause aus wird angeboten für hochkonzentrierte Arbeiten ohne Störungen und Unterbrechungen.

Und ich bin auch sicher, dass die technischen Hilfsmittel irgendwann ein Niveau erreichen, wo wir uns wieder stärker auf Themen als auf Technik konzentrieren können.

Schwierig ist heute doch auch, dass so vieles gleichzeitig passieren soll. Das Telefon klingelt, zehn Mails gehen ein, gleichzeitig will der Chef mich sprechen und in zwei Stunden ist Abgabetermin für ein Konzept. Ist kreative Ignoranz eine Lösung?

Ein interessanter Begriff. Kreativ müssen wir sicherlich oft vorgehen, aber Ignoranz? Hier halte ich bewusstes Priorisieren für sinnvoll.

In Ihrem Beispiel: Persönlicher Kontakt sollte vor telefonischem und dieser vor E-Mail gehen. Also: Den Chef fragen, ob sein Anliegen wirklich wichtiger ist als die Abgabe des Konzepts. Es ist schließlich eine seiner Aufgaben, bei Prioritätskonflikten zu entscheiden.

Dann: Hätten Sie sich für die Arbeit am Konzept mit einem Kollegen in ein Besprechungszimmer gesetzt, dann hätten Sie weder den Anruf noch die E-Mails mitbekommen. Also können diese auch jetzt warten. Erstmal kommt das Konzept, dann alles andere.

Je stärker Sie zum räumlich-bildlichen Denken neigen, umso schwerer wird Ihnen intuitiv eine solche Priorisierung fallen. Sie werden denken: Alles ist gleich wichtig und gleich dringend – und das ist mit Sicherheit nicht der Fall. Möglicherweise denken Sie auch: Wenn ich jemanden nicht gleich antworte, mag derjenige mich nicht mehr. Das ist überzogen.

Aber glücklicherweise lässt sich das Priorisieren ja auch lernen.