Moderne E-Mails, Briefe, Texte: Diese veralteten Büro-Formulierungen müssen Sie unbedingt vermeiden!

Verwenden Sie auch noch die alte Amts- und Bürosprache mit ihren schwerfälligen Floskeln in Ihren E-Mails, Briefen und anderen Texten? Dann trennen Sie sich jetzt!

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Formelle, komplizierte Sprache wirkt unsympathisch. Bürosprache und Amtsdeutsch schrecken Leser ab. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie diese schlimmsten alten Formulierungen nicht mehr nutzen:

ALT: „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben“, „wir nehmen Bezug auf Ihr Schreiben“, „wir haben Ihr Schreiben erhalten“
>> HEUTE: „vielen Dank für Ihr Schreiben.“

ALT: „Bezüglich Ihrer Anfrage …“, „Bezüglich Ihres Angebotes haben wir noch folgende Fragen.“
>> HEUTE: „Zu Ihrer Anfrage …“ oder „Bitte geben Sie mir noch folgende Informationen zu Ihrem Angebot:“

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ALT: „Leider habe ich Sie telefonisch nicht erreichen können. Deshalb informiere ich Sie auf diesem Wege.“
>> HEUTE: „Heute Mittag habe ich Sie telefonisch nicht erreicht. Deshalb informiere ich Sie per E-Mail.“

ALT: „zuständige Fachabteilung“
>> HEUTE: „Fachabteilung“ oder „verantwortliche Fachabteilung“

ALT: „Wir möchten uns für die Unannehmlichkeiten entschuldigen.“
>> HEUTE: „Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.“

ALT: „Wir bedanken uns für das entgegengebrachte Vertrauen.“
>> HEUTE: „Vielen Dank für Ihr Vertrauen.“

ALT: „Wir möchten Sie zu unserem Vortrag einladen.“
>> HEUTE: „Wir laden Sie zu unserem Vortrag ein.“

ALT: „Die Rücksendung erfolgt in Kürze.“
>> HEUTE: „Ihre Unterlagen erhalten Sie in den nächsten Tagen zurück.“

ALT: „Wir kommen mit einem gesonderten Schreiben auf Sie zu.“
>> HEUTE: „Wir senden Ihnen … in den nächsten Tagen.“
oder: „Wir melden uns in den nächsten Tagen bei Ihnen.“

ALT: „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für ein anderes Hotel entschieden haben“.
>> HEUTE: „Wir haben uns für ein anderes Hotel entschieden.“

ALT: „Beachten Sie“ oder „Zu beachten“
>> HEUTE: „Wichtig für Sie: …“

ALT: „Wir bitten um Zusendung von aussagekräftigen Lichtbildern des Schadens.“
>> HEUTE: „Bitte senden Sie uns aussagekräftige Fotos des Schadens.“

ALT: „in der Anlage“, „in den Anlagen“, „als Anlage“, „anbei“, „beiliegend erhalten Sie“, „beigefügt erhalten Sie“
>> HEUTE: „Mit diesem Schreiben erhalten Sie …“, „Mit dieser E-Mail erhalten Sie …“

ALT: „Bitte setzen Sie sich bezüglich einer Terminvereinbarung mit mir in Verbindung.“
>> HEUTE: „Bitte melden Sie sich bei mir, damit wir einen Termin vereinbaren können.“

ALT: „Für Rückfragen stehen wir Ihnen zur Verfügung.“
>> HEUTE: „Bei Fragen melden Sie sich bitte bei uns.“ – „Bei Fragen rufen Sie uns bitte direkt an.“

Den Selbsttest zum Thema „Zeitgemäße E-Mails und Briefe“ finden Sie unter https://www.uwefreund.com/tests/test-quiz-korrespondenz-emails-briefe/

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Autor: Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Dozent, Coach, Speaker und Berater mit über 30 Jahren Erfahrung für die Themen Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie für Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät und unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation sowie bei der professionellen Textoptimierung von Vorlagen, Text-Makros und Templates.

Erfahrung in Zahlen: 4.600+ Seminartage · 44.200+ Teilnehmende (Okt. 2025). Beispielmessung 8 Wochen nach Seminar/Maßnahme: −30 % Textlänge, +26 % Erstlösungsquote (FCR First Contact Resolution).

Als Kommunikationstrainer mit KI-Kompetenz vermittelt er die bewährten Inhalte des E-Mail-Trainings und die effiziente Nutzung von KI-Werkzeugen zur Texterstellung und -optimierung: Sicherung von der Qualität, Klarheit und Kundenorientierung trotz KI-Unterstützung – Entwicklung von Standards zur KI-basierten E-Mail-Kommunikation – Strategien zur nachhaltigen Effizienzsteigerung bei täglichen Korrespondenzprozessen. In Projekten führt das zu kürzeren, klareren E-Mails und weniger Rückfragen.

Uwe Freund ist Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (BJV) und im Arbeitsausschuss "Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen" beim DIN Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.). Dort bringt er seine langjährige Erfahrung in die Normung von Bürokommunikation und Dokumentenstandards ein.

Studienabschluss: M. A. (Magister/Master) in Politik, Germanistik und Psychologie | Weiterbildungen: Coach (EASC) auf Basis der Transaktionsanalyse, Konfliktmanagement, Gruppendynamik, Physiologie und Sport-Trainingsmethodik, Gestalt, TZI, MPC, INSIGHTS MDI (Akkreditierter Berater), Lumina Spark (Akkreditierter Berater) | Seminarsprachen: Deutsch, Englisch | Branchenschwerpunkte: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Energieversorger, öffentlicher Verkehr, öffentliche Verwaltung, Kanzleien, Automotive, IT, Software und Fashion/Beauty.

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