Outlook: E-Mails automatisch farblich markieren – Bedingte Formatierung

Automatisch E-Mails in Outlook farblich hervorheben durch bedingte Formatierung

Direkte farbliche Priorisierung schafft automatisch den perfekten Überblick.

Strukturieren Sie den E-Mail-Eingang in Outlook farblich, um automatisch Nachrichten von bestimmen Absendern oder mit anderen Kriterien zu erkennen. Die farbliche Kennzeichnung zeigt optimal die Priorität:

• Besonders dringende Nachrichten können zum Beispiel in Rot angezeigt werden.
• CC-Mails können in Grau angezeigt werden.

Ihr Vorteil beim automatischen Formatierungen statt Zuweisen einer Kategorie: Die gesamte Zeile wird in der E-Mail-Ansicht farblich hervorgehoben. Bei Zuweisen einer Kategorie sehen Sie nur eine relativ kleine Farbfläche.

Bedingte Formatierung in Outlook einrichten: E-Mails automatisch farbig anzeigen

Wenn Sie etwa die E-Mails, die Sie in CC: erhalten, von den anderen besser unterscheiden möchten, können Sie diese zum Beispiel in Hellgrau formatieren lassen:

Klicken Sie dazu auf der Registerkarte „Datei“ auf die Schaltfläche „Ansichtseinstellungen“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“:

Wählen Sie „Hinzufügen“, um einen neue Regel zu definieren. Geben Sie den Namen der Regel bei „Name“ an.

Klicken Sie auf „Bedingung“, um festzulegen, unter welchen Bedingungen die Formatierung erfolgen soll.

Bestätigen Sie mit „OK“.

Klicken Sie auf „Schriftart“, um die gewünschte Schriftart zu wählen.

Bestätigen Sie mit „OK“ – fertig:

Selbstverständlich können Sie mehrere Bedingungen für eine automatische Formatierung angeben. Es kann zum Beispiel sinnvoll sein, die farbliche Markierung nur so lange anzuzeigen, wie eine E-Mail nicht gelesen wurde.