Vorab per E-Mail โ Vorab per Fax: Vorab-Hinweis nicht im Anschriftenfeld
Im Anschriftenfeld stehen nach DIN 5008 ausschlieรlich Hinweise, die fรผr die Postzustellung relevant sind. Den Vorab-Hinweis sollten Sie deshalb zwischen Anschrift und Betreff platzieren.
Vor allem in Kanzleien wird der Hinweis โVorab per E-Mailโ durchgรคngig verwendet und sinnvoll: Er belegt, dass der Inhalt des Briefs dem Empfรคnger bereits vor der Postzustellung bekannt war und der Briefversand nur zur Rechtssicherheit stattgefunden hat. Gleichzeitig zeigt er dem Empfรคnger, dass es sich beim spรคter eintreffenden Brief nicht um einen neuen Vorgang handelt.
Die DIN 5008 macht hier tatsรคchlich keine konkreten Vorschlรคge. Fรผr das Anschriftenfeld heiรt es im Abschnitt 20.7.2:
Die Anschrift wird auf folgende Weise gegliedert:ย
- a) Rรผcksendeangabe;
- b) Zusรคtze und Vermerke;
- c) Empfรคngerbezeichnung;
- d) Postfach mit Nummer (Abholangabe) oder Straรe und Hausnummer (Zustellangabe);
- e) Postleitzahl und Bestimmungsort.
Zusรคtzliche und Vermerkeย sind laut Anhang D immer Hinweise, die fรผr die Briefzustellung relevant sind, also โEinschreibenโ, โNicht nachsendenโ oder โPersรถnlich/Vertraulichโ. Es sind also fรผr die Post, die Briefzusteller der Post oder die Zustellung im Unternehmen relevante Informationen:
- Persรถnlich/Vertraulich
Upnext GmbH
Herrn Eduard Hase
Eduard-Schmid-Str. 29
81541 Mรผnchen
Der Hinweis โVorab per Faxโ oder โVorab per E-Mailโ ist fรผr die Briefzustellung nicht relevant. Deshalb sollte der Hinweis nicht im Adressfeld stehen.
Die einzige Option ist deshalb, den E-Mail-Vermerk einige Zeilen unterhalb der Anschrift zu platzieren, so dass er nicht mehr im Adressfeld zu sehen ist und noch mindestens zwei Zeilen vom Betreff entfernt steht:
- Upnext GmbH
Herrn Eduard Hase
Eduard-Schmid-Str. 29
81541 Mรผnchen
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vorab per E-Mail: [email protected]
Tipp: Verwenden Sie immer die Schreibweise โE-Mailโ, nicht das eher unรผbliche und oft als falsch empfundene โEmailโ: Fremdwรถrter aus mehreren Teilen sind leichter zu lesen, wenn sie mit Bindestrich getrennt sind, wie โKnow-howโ oder โTraining-on-the-Jobโ.
Die einzelnen Wรถrter in der Kopplung mit Bindestrichen werden so geschrieben, wie es ihrer Wortart entspricht, also Hauptwรถrter mit groรem Anfangsbuchstaben: โE-Mailโ, aber โKnow-howโ oder โBlack-outโ.
Welche Formulierungen heute als falsch, veraltet oder psychologisch ungeschickt gelten, sehen Sie hier.
Welche Regelungen gibt es noch fรผr das Anschriftenfeld in Briefen?
Das Anschriftenfeld in Briefen wirkt auf den ersten Blick schlicht, denn die DIN 5008 definiert es sehr genau. Die wichtigste Regel: Im Anschriftenfeld steht ausschlieรlich, was fรผr die Zustellung des Briefs erforderlich ist. Alles andere stรถrt die maschinelle Lesbarkeit und gehรถrt nicht dorthin.
Die DIN 5008 gibt ein Anschriftenfeld mit maximal neun Zeilen vor. Jede dieser Zeilen erfรผllt eine klare Funktion. Ganz oben steht die Rรผcksendeangabe โ also der Absender, falls der Brief nicht zugestellt werden kann. Diese Rรผcksendeangabe beginnt in der ersten Zeile, ragt aber optisch nicht in das eigentliche Anschriftenfeld hinein, weil sie in einer kleineren Schriftgrรถรe erscheint.
Direkt darunter folgt die sogenannte Versandart oder ein Zustellvermerk. Das sind Hinweise wie โEinschreibenโ, โNicht nachsendenโ, โPersรถnlich/Vertraulichโ oder โEigenhรคndigโ. Auch hier ist die Funktion klar: Diese Angaben sollen dem Zusteller zeigen, wie der Brief behandelt wird.
Die nรคchsten Zeilen gehรถren dem Empfรคnger. Dabei ist es erlaubt, Zusรคtze wie โAn die Geschรคftsleitungโ oder Abteilungsbezeichnungen wie โPersonalabteilungโ anzugeben. Diese Zusรคtze gelten nicht als private Notizen, sondern unterstรผtzen die interne Zustellung im Unternehmen โ und sind damit relevant fรผr die Anschrift.
Wichtig: Schreiben Sie heute auf keinen Fall mehr โz. Hd.โ oder โzu Hรคndenโ!
Die eigentliche Adresse besteht entweder aus einer Postfachnummer oder aus Straรe und Hausnummer. Beides gleichzeitig ist nicht zulรคssig. Auch hier gilt: Verwenden Sie keine Zusรคtze wie Gebรคudebezeichnungen, Stockwerke oder Hinweise auf Klingelschilder. Diese Informationen beeintrรคchtigen die maschinelle Lesbarkeit durch die Post.
Danach folgt die Zeile mit Postleitzahl und Ort โ immer ohne Lรคnderkennung. Wenn der Brief ins Ausland geht, steht das Zielland in Versalien (Groรbuchstaben) in einer eigenen Zeile unter dem Bestimmungsort. Die Lรคnderbezeichnung muss dem internationalen Standard ISO 3166 entsprechen, also zum Beispiel โFRANKREICHโ oder โSCHWEIZโ in der Sprache des Absenderlandes.
Manche Absender mรถchten dem Empfรคnger zusรคtzlich eine Kundennummer, ein Aktenzeichen oder ein Datum mitgeben โ und schreiben diese Angaben in das Anschriftenfeld. Das ist unzulรคssig. Solche Informationen stehen nach DIN 5008 oberhalb oder unterhalb der Anschrift, aber immer auรerhalb des neunzeiligen Adressfelds.
Zwischen dem Namen und der Straรe oder zwischen der Straรe und dem Ort setzen Sie keine Leerzeile. Der Textfluss bleibt kompakt, damit der Fensterumschlag das gesamte Adressfeld sichtbar macht.