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Vorab per E-Mail - Vorab per Fax: Vorab-Hinweis nicht im Anschriftenfeld

Vorab per E-Mail - Vorab per Fax: Vorab-Hinweis nicht im Anschriftenfeld
20. Dezember 2023 Uwe Freund

Vorab per E-Mail – Vorab per Fax: Vorab-Hinweis nicht im Anschriftenfeld

Im Anschriftenfeld stehen nach DIN 5008 ausschließlich Hinweise, die für die Postzustellung relevant sind. Den Vorab-Hinweis sollten Sie deshalb zwischen Anschrift und Betreff platzieren.

Vor allem in Kanzleien wird der Hinweis „Vorab per E-Mail“ durchgängig verwendet und sinnvoll: Er belegt, dass der Inhalt des Briefs dem Empfänger bereits vor der Postzustellung bekannt war und der Briefversand nur zur Rechtssicherheit stattgefunden hat. Gleichzeitig zeigt er dem Empfänger, dass es sich beim später eintreffenden Brief nicht um einen neuen Vorgang handelt.

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Die DIN 5008 macht hier tatsächlich keine konkreten Vorschläge. Für das Anschriftenfeld heißt es im Abschnitt 20.7.2:

Die Anschrift wird auf folgende Weise gegliedert: 

  • a) Rücksendeangabe;
  • b) Zusätze und Vermerke;
  • c) Empfängerbezeichnung;
  • d) Postfach mit Nummer (Abholangabe) oder Straße und Hausnummer (Zustellangabe);
  • e) Postleitzahl und Bestimmungsort.

Zusätzliche und Vermerke sind laut Anhang D immer Hinweise, die für die Briefzustellung relevant sind, also „Einschreiben“, „Nicht nachsenden“ oder „Persönlich/Vertraulich“. Es sind also für die Post, die Briefzusteller der Post oder die Zustellung im Unternehmen relevante Informationen:

  • Persönlich/Vertraulich
    Upnext GmbH
    Herrn Eduard Hase
    Eduard-Schmid-Str. 29
    81541 München

Der Hinweis „Vorab per Fax“ oder „Vorab per E-Mail“ ist für die Briefzustellung nicht relevant. Deshalb sollte der Hinweis nicht im Adressfeld stehen.

Die einzige Option ist deshalb, den E-Mail-Vermerk einige Zeilen unterhalb der Anschrift zu platzieren, so dass er nicht mehr im Adressfeld zu sehen ist und noch mindestens zwei Zeilen vom Betreff entfernt steht:

  • Upnext GmbH
    Herrn Eduard Hase
    Eduard-Schmid-Str. 29
    81541 München
    .
    .
    .
    vorab per E-Mail: name@domain.xx

Tipp: Verwenden Sie immer die Schreibweise „E-Mail“, nicht das eher unübliche und oft als falsch empfundene „Email“: Fremdwörter aus mehreren Teilen sind leichter zu lesen, wenn sie mit Bindestrich getrennt sind, wie „Know-how“ oder „Training-on-the-Job“.

Die einzelnen Wörter in der Kopplung mit Bindestrichen werden so geschrieben, wie es ihrer Wortart entspricht, also Hauptwörter mit großem Anfangsbuchstaben: „E-Mail“, aber „Know-how“ oder „Black-out“.

Welche Formulierungen heute als falsch, veraltet oder psychologisch ungeschickt gelten, sehen Sie hier.

Kommunikationstrainer Uwe Freund

Autor: Uwe Freund unterstützt Unternehmen als Kommunikationstrainer, Speaker, Coach und Berater für Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie Zeitmanagement, Telefondialog und Präsentation. Er berät Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation.

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Mit der neuen Rechtschreibung sind viele heute nicht mehr nachvollziehbare Ausnahmen entfallen. Das gilt vor allem für die Kommasetzung, bei der es heute nur noch sieben statt früher 42 Regeln zu beachten gibt. Und auch bei zusammengesetzten Verben wie „zurückschicken“ oder „Rad fahren“ können Sie mir nur einer Regel schon 98 % Trefferquote erzielen.

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