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Vorab per E-Mail โ€“ Vorab per Fax: Vorab-Hinweis nicht im Anschriftenfeld

Im Anschriftenfeld stehen nach DIN 5008 ausschlieรŸlich Hinweise, die fรผr die Postzustellung relevant sind. Den Vorab-Hinweis sollten Sie deshalb zwischen Anschrift und Betreff platzieren.

Vor allem in Kanzleien wird der Hinweis โ€žVorab per E-Mailโ€œ durchgรคngig verwendet und sinnvoll: Er belegt, dass der Inhalt des Briefs dem Empfรคnger bereits vor der Postzustellung bekannt war und der Briefversand nur zur Rechtssicherheit stattgefunden hat. Gleichzeitig zeigt er dem Empfรคnger, dass es sich beim spรคter eintreffenden Brief nicht um einen neuen Vorgang handelt.
Die DIN 5008 macht hier tatsรคchlich keine konkreten Vorschlรคge. Fรผr das Anschriftenfeld heiรŸt es im Abschnitt 20.7.2:

Die Anschrift wird auf folgende Weise gegliedert:ย 

  • a) Rรผcksendeangabe;
  • b) Zusรคtze und Vermerke;
  • c) Empfรคngerbezeichnung;
  • d) Postfach mit Nummer (Abholangabe) oder StraรŸe und Hausnummer (Zustellangabe);
  • e) Postleitzahl und Bestimmungsort.

Zusรคtzliche und Vermerkeย sind laut Anhang D immer Hinweise, die fรผr die Briefzustellung relevant sind, also โ€žEinschreibenโ€œ, โ€žNicht nachsendenโ€œ oder โ€žPersรถnlich/Vertraulichโ€œ. Es sind also fรผr die Post, die Briefzusteller der Post oder die Zustellung im Unternehmen relevante Informationen:

  • Persรถnlich/Vertraulich
    Upnext GmbH
    Herrn Eduard Hase
    Eduard-Schmid-Str. 29
    81541 Mรผnchen

Der Hinweis โ€žVorab per Faxโ€œ oder โ€žVorab per E-Mailโ€œ ist fรผr die Briefzustellung nicht relevant. Deshalb sollte der Hinweis nicht im Adressfeld stehen.

Die einzige Option ist deshalb, den E-Mail-Vermerk einige Zeilen unterhalb der Anschrift zu platzieren, so dass er nicht mehr im Adressfeld zu sehen ist und noch mindestens zwei Zeilen vom Betreff entfernt steht:

  • Upnext GmbH
    Herrn Eduard Hase
    Eduard-Schmid-Str. 29
    81541 Mรผnchen
    .
    .
    .
    vorab per E-Mail: [email protected]

Tipp: Verwenden Sie immer die Schreibweise โ€žE-Mailโ€œ, nicht das eher unรผbliche und oft als falsch empfundene โ€žEmailโ€œ: Fremdwรถrter aus mehreren Teilen sind leichter zu lesen, wenn sie mit Bindestrich getrennt sind, wie โ€žKnow-howโ€œ oder โ€žTraining-on-the-Jobโ€œ.

Die einzelnen Wรถrter in der Kopplung mit Bindestrichen werden so geschrieben, wie es ihrer Wortart entspricht, also Hauptwรถrter mit groรŸem Anfangsbuchstaben: โ€žE-Mailโ€œ, aber โ€žKnow-howโ€œ oder โ€žBlack-outโ€œ.

Welche Formulierungen heute als falsch, veraltet oder psychologisch ungeschickt gelten, sehen Sie hier.

Welche Regelungen gibt es noch fรผr das Anschriftenfeld in Briefen?

Das Anschriftenfeld in Briefen wirkt auf den ersten Blick schlicht, denn die DIN 5008 definiert es sehr genau. Die wichtigste Regel: Im Anschriftenfeld steht ausschlieรŸlich, was fรผr die Zustellung des Briefs erforderlich ist. Alles andere stรถrt die maschinelle Lesbarkeit und gehรถrt nicht dorthin.

Die DIN 5008 gibt ein Anschriftenfeld mit maximal neun Zeilen vor. Jede dieser Zeilen erfรผllt eine klare Funktion. Ganz oben steht die Rรผcksendeangabe โ€“ also der Absender, falls der Brief nicht zugestellt werden kann. Diese Rรผcksendeangabe beginnt in der ersten Zeile, ragt aber optisch nicht in das eigentliche Anschriftenfeld hinein, weil sie in einer kleineren SchriftgrรถรŸe erscheint.

Direkt darunter folgt die sogenannte Versandart oder ein Zustellvermerk. Das sind Hinweise wie โ€žEinschreibenโ€œ, โ€žNicht nachsendenโ€œ, โ€žPersรถnlich/Vertraulichโ€œ oder โ€žEigenhรคndigโ€œ. Auch hier ist die Funktion klar: Diese Angaben sollen dem Zusteller zeigen, wie der Brief behandelt wird.

Die nรคchsten Zeilen gehรถren dem Empfรคnger. Dabei ist es erlaubt, Zusรคtze wie โ€žAn die Geschรคftsleitungโ€œ oder Abteilungsbezeichnungen wie โ€žPersonalabteilungโ€œ anzugeben. Diese Zusรคtze gelten nicht als private Notizen, sondern unterstรผtzen die interne Zustellung im Unternehmen โ€“ und sind damit relevant fรผr die Anschrift.

Wichtig: Schreiben Sie heute auf keinen Fall mehr โ€žz. Hd.โ€œ oder โ€žzu Hรคndenโ€œ!

Die eigentliche Adresse besteht entweder aus einer Postfachnummer oder aus StraรŸe und Hausnummer. Beides gleichzeitig ist nicht zulรคssig. Auch hier gilt: Verwenden Sie keine Zusรคtze wie Gebรคudebezeichnungen, Stockwerke oder Hinweise auf Klingelschilder. Diese Informationen beeintrรคchtigen die maschinelle Lesbarkeit durch die Post.

Danach folgt die Zeile mit Postleitzahl und Ort โ€“ immer ohne Lรคnderkennung. Wenn der Brief ins Ausland geht, steht das Zielland in Versalien (GroรŸbuchstaben) in einer eigenen Zeile unter dem Bestimmungsort. Die Lรคnderbezeichnung muss dem internationalen Standard ISO 3166 entsprechen, also zum Beispiel โ€žFRANKREICHโ€œ oder โ€žSCHWEIZโ€œ in der Sprache des Absenderlandes.

Manche Absender mรถchten dem Empfรคnger zusรคtzlich eine Kundennummer, ein Aktenzeichen oder ein Datum mitgeben โ€“ und schreiben diese Angaben in das Anschriftenfeld. Das ist unzulรคssig. Solche Informationen stehen nach DIN 5008 oberhalb oder unterhalb der Anschrift, aber immer auรŸerhalb des neunzeiligen Adressfelds.

Zwischen dem Namen und der StraรŸe oder zwischen der StraรŸe und dem Ort setzen Sie keine Leerzeile. Der Textfluss bleibt kompakt, damit der Fensterumschlag das gesamte Adressfeld sichtbar macht.

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Autor: Uwe Freundย unterstรผtzt Unternehmen als Kommunikationstrainer, Speaker, Coach und Berater fรผr Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Live-Chat sowie fรผrย Zeitmanagement, Telefondialog und Prรคsentation. Er berรคt Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Neugestaltung der schriftlichen und mรผndlichen Kommunikation.

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