Vorab per E-Mail – Vorab per Fax: Vorab-Hinweis nicht im Anschriftenfeld

Im Anschriftenfeld stehen nach DIN 5008 ausschließlich Hinweise, die für die Postzustellung relevant sind. Den Vorab-Hinweis sollten Sie deshalb zwischen Anschrift und Betreff platzieren.

Vor allem in Kanzleien wird der Hinweis „Vorab per E-Mail“ durchgängig verwendet und sinnvoll: Er belegt, dass der Inhalt des Briefs dem Empfänger bereits vor der Postzustellung bekannt war und der Briefversand nur zur Rechtssicherheit stattgefunden hat. Gleichzeitig zeigt er dem Empfänger, dass es sich beim später eintreffenden Brief nicht um einen neuen Vorgang handelt.
Die DIN 5008 macht hier tatsächlich keine konkreten Vorschläge. Für das Anschriftenfeld heißt es im Abschnitt 20.7.2:

Die Anschrift wird auf folgende Weise gegliedert: 

• a) Rücksendeangabe;
• b) Zusätze und Vermerke;
• c) Empfängerbezeichnung;
• d) Postfach mit Nummer (Abholangabe) oder Straße und Hausnummer (Zustellangabe);
• e) Postleitzahl und Bestimmungsort.

Zusätzliche und Vermerke sind laut Anhang D immer Hinweise, die für die Briefzustellung relevant sind, also „Einschreiben“, „Nicht nachsenden“ oder „Persönlich/Vertraulich“. Es sind also für die Post, die Briefzusteller der Post oder die Zustellung im Unternehmen relevante Informationen:

• Persönlich/Vertraulich
  Upnext GmbH
  Herrn Eduard Hase
  Eduard-Schmid-Str. 29
  81541 München

Der Hinweis „Vorab per Fax“ oder „Vorab per E-Mail“ ist für die Briefzustellung nicht relevant. Deshalb sollte der Hinweis nicht im Adressfeld stehen.

Die einzige Option ist deshalb, den E-Mail-Vermerk einige Zeilen unterhalb der Anschrift zu platzieren, so dass er nicht mehr im Adressfeld zu sehen ist und noch mindestens zwei Zeilen vom Betreff entfernt steht:

• Upnext GmbH
  Herrn Eduard Hase
  Eduard-Schmid-Str. 29
  81541 München
  .
  .
  .
  vorab per E-Mail: name@domain.xx

Tipp: Verwenden Sie immer die Schreibweise „E-Mail“, nicht das eher unübliche und oft als falsch empfundene „Email“: Fremdwörter aus mehreren Teilen sind leichter zu lesen, wenn sie mit Bindestrich getrennt sind, wie „Know-how“ oder „Training-on-the-Job“.

Die einzelnen Wörter in der Kopplung mit Bindestrichen werden so geschrieben, wie es ihrer Wortart entspricht, also Hauptwörter mit großem Anfangsbuchstaben: „E-Mail“, aber „Know-how“ oder „Black-out“.

Welche Formulierungen heute als falsch, veraltet oder psychologisch ungeschickt gelten, sehen Sie hier.

Welche Regelungen gibt es noch für das Anschriftenfeld in Briefen?

Das Anschriftenfeld in Briefen wirkt auf den ersten Blick schlicht, denn die DIN 5008 definiert es sehr genau. Die wichtigste Regel: Im Anschriftenfeld steht ausschließlich, was für die Zustellung des Briefs erforderlich ist. Alles andere stört die maschinelle Lesbarkeit und gehört nicht dorthin.

Die DIN 5008 gibt ein Anschriftenfeld mit maximal neun Zeilen vor. Jede dieser Zeilen erfüllt eine klare Funktion. Ganz oben steht die Rücksendeangabe – also der Absender, falls der Brief nicht zugestellt werden kann. Diese Rücksendeangabe beginnt in der ersten Zeile, ragt aber optisch nicht in das eigentliche Anschriftenfeld hinein, weil sie in einer kleineren Schriftgröße erscheint.

Direkt darunter folgt die sogenannte Versandart oder ein Zustellvermerk. Das sind Hinweise wie „Einschreiben“, „Nicht nachsenden“, „Persönlich/Vertraulich“ oder „Eigenhändig“. Auch hier ist die Funktion klar: Diese Angaben sollen dem Zusteller zeigen, wie der Brief behandelt wird.

Die nächsten Zeilen gehören dem Empfänger. Dabei ist es erlaubt, Zusätze wie „An die Geschäftsleitung“ oder Abteilungsbezeichnungen wie „Personalabteilung“ anzugeben. Diese Zusätze gelten nicht als private Notizen, sondern unterstützen die interne Zustellung im Unternehmen – und sind damit relevant für die Anschrift.

Wichtig: Schreiben Sie heute auf keinen Fall mehr „z. Hd.“ oder „zu Händen“!

Die eigentliche Adresse besteht entweder aus einer Postfachnummer oder aus Straße und Hausnummer. Beides gleichzeitig ist nicht zulässig. Auch hier gilt: Verwenden Sie keine Zusätze wie Gebäudebezeichnungen, Stockwerke oder Hinweise auf Klingelschilder. Diese Informationen beeinträchtigen die maschinelle Lesbarkeit durch die Post.

Danach folgt die Zeile mit Postleitzahl und Ort – immer ohne Länderkennung. Wenn der Brief ins Ausland geht, steht das Zielland in Versalien (Großbuchstaben) in einer eigenen Zeile unter dem Bestimmungsort. Die Länderbezeichnung muss dem internationalen Standard ISO 3166 entsprechen, also zum Beispiel „FRANKREICH“ oder „SCHWEIZ“ in der Sprache des Absenderlandes.

Manche Absender möchten dem Empfänger zusätzlich eine Kundennummer, ein Aktenzeichen oder ein Datum mitgeben – und schreiben diese Angaben in das Anschriftenfeld. Das ist unzulässig. Solche Informationen stehen nach DIN 5008 oberhalb oder unterhalb der Anschrift, aber immer außerhalb des neunzeiligen Adressfelds.

Zwischen dem Namen und der Straße oder zwischen der Straße und dem Ort setzen Sie keine Leerzeile. Der Textfluss bleibt kompakt, damit der Fensterumschlag das gesamte Adressfeld sichtbar macht.